Office-documenten omzetten in PDF-bestanden - dummies

PDFMaker 5. 0 voor Windows maakt het belachelijk gemakkelijk om elk Word-, Excel- of PowerPoint-document dat u maakt of bewerkt met de Office 2000- of Office XP-versie (2002) van deze programma's in de nieuwste en beste versies van PDF-documenten - het enige dat u hoeft te doen, is klikken op de knop Converteren naar Adobe PDF op de PDFMaker 5. 0-werkbalk (wordt automatisch toegevoegd wanneer u Acrobat 5. 0 voor Windows op uw computer installeert). Maar voordat je die knop aanraakt, moet je deze geboden naleven om perfecte PDF-conversies te maken.

Controleren op consistent gebruik van kopstijlen

Klik op de knop Documentoverzicht op de werkbalk Standaard om de koppen en hun hiërarchische relatie weer te geven in het paneel Documentoverzicht in Word. Omdat PDFMaker alle Word-documentkoppen automatisch kan omzetten in bladwijzers in het resulterende PDF-document, moet u ervoor zorgen dat alle koppen in uw document de juiste Koersstijl gebruiken. Gebruikers van Word 2002 kunnen het taakvenster Stijlen en opmaak weergeven (kies Beeld -> Taakvenster en klik vervolgens op Stijlen en opmaak in het pop-upmenu Taakvenster) om de Koersstijlen te controleren en zonodig opnieuw toe te passen.

Controleer de paginering van Excel-werkbladen

Kies Weergave -> Pagina-einde-voorbeeld in de Excel-menu's. Omdat PDFMaker de huidige paginering van het Excel-werkblad gebruikt bij het samenstellen van de pagina's in het resulterende PDF-document, wilt u de pagina-einden verifiëren voordat u de conversie uitvoert. Verhelp slechte pagina-einden die afzonderlijke kolommen en rijen met gegevens bevatten die samen op een pagina moeten verschijnen door de markeringen voor het overtrekken van pagina's in de modus Voorbreekpagina pagina-einde te slepen.

Controleren welk type PDF-document u aan het maken bent

U doet dit door de naam te controleren die wordt weergegeven in de vervolgkeuzelijst Conversie-instellingen op het tabblad Instellingen van Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 dialoogvenster (Acrobat -> Conversie-instellingen wijzigen). Let bij het selecteren van deze voorinstellingen op het grote gebruik van het uiteindelijke PDF-document: Selecteer eBoek voor onlineweergave, Druk voor professioneel afdrukken, Afdrukken voor interne afdrukken en Scherm voor snel downloaden en bekijken op het web. Houd er ook rekening mee dat u een van deze voorinstellingen kunt aanpassen door deze te selecteren in de vervolgkeuzelijst Conversie-instellingen en vervolgens op de knop Conversie-instellingen bewerken te klikken.

Bevestig dat alle koppen en stijlen van Word-documenten worden geconverteerd naar bladwijzers

Controleer welke instellingen zijn geselecteerd op het tabblad Bladwijzers van Acrobat 5. 0 Dialoogvenster PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Conversie-instellingen wijzigen) in Word.Klik op het selectievakje Word-kopteksten converteren naar bladwijzers om alle koppen met alineastijlen die in het document worden gebruikt om te zetten in bladwijzers in het resulterende PDF-bestand. Klik op het selectievakje Word-stijlen naar bladwijzers converteren om alle andere alineastijlen die in het document worden gebruikt ook naar bladwijzers te converteren. Als u bepaalde niveaus van koppen of bepaalde stijlen van bladwijzerconversie wilt weglaten, klikt u op hun individuele selectievakjes in de onderstaande keuzelijst.

Controleren welke Word-functies zijn gemarkeerd voor conversie in het PDF-document

Controleer welke instellingen voor Word-functies zijn geselecteerd op het tabblad Office van Acrobat 5. 0 Dialoogvenster PDFMaker 5. 0 in Acrobat -> Conversie-instellingen wijzigen in Woord. Als u documentopmerkingen naar verborgen notities in het PDF-document wilt converteren, schakelt u het selectievakje Opmerkingen -> Notities in. Als u tekstvakken wilt toevoegen aan de aangrenzende tekst met de functie PDF-artikelen, schakelt u het selectievakje Tekstvakken -> Artikelthreads in. Als u de paginanummers wilt behouden die in het Word-document worden gebruikt, schakelt u het selectievakje Paginanummers in. Als u alle kruisverwijzingen en alle inhoudsopgaven die in het Word-document zijn gegenereerd, wilt omzetten in koppelingen in het PDF-document, schakelt u het selectievakje Kruisverwijzingen en TOC-links in. Als u alle voet- en eindnoten die aan het Word-document zijn toegevoegd, wilt converteren naar koppelingen in het resulterende PDF-bestand, schakelt u het selectievakje Voetnoot en eindnootkoppelingen in.

Zorg ervoor dat u een gecodeerd PDF-bestand maakt

Controleer of de inscriptietags in PDF-bestand (toegankelijkheid, opnieuw plaatsen) inschakelt in het Office-tabblad van Acrobat 5. 0 Dialoogvenster PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Conversie-instellingen wijzigen) bevat een vinkje.

Bevestig hoe het geconverteerde PDF-document moet worden geopend in Acrobat

Controleer de opties Document Open op het tabblad Weergaveopties van Acrobat 5. 0 Dialoogvenster PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Conversie-instellingen wijzigen). Als u het PDF-document wilt openen zonder het palet Bladwijzers in het navigatievenster weer te geven, klikt u op het keuzerondje Alleen weergeven. Als u bij het openen een andere pagina dan de eerste pagina wilt weergeven, voert u het paginanummer in het veld Paginanummer in. Als u de pagina wilt openen met een ingestelde vergroting, klikt u op het percentage (200, 400, 800 of 1600) of de vooringestelde weergave (Aanpassen in venster, Passend of Zichtbaar aanpassen) in het pop-upmenu Open vergroting.