Hoe maak je een index in Word 2013 - dummies

Het maken van een index zou nogal ontmoedigend zijn zonder hulpmiddelen om u te helpen. Met de indexeringshulpmiddelen van Word 2013 moet u de belangrijke woorden markeren die u in uw index wilt opnemen, maar Word kan de items voor u alfabetiseren en de paginanummers bijhouden waarop deze woorden voorkomen.

Met andere woorden, het maken van een index is een proces in twee stappen:

1. Markeer de indexvermeldingen in het document.

2. Compileer de index.

Wanneer u items markeert, kan elk item uit drie typen bestaan:

• A hoofditem verschijnt in alfabetische volgorde in de index. Dit zijn de belangrijke woorden die uw lezers kunnen opzoeken.

• A subentry verschijnt ondergeschikt aan een hoofditem. Subtitels zijn geschikt wanneer een term alleen zinvol is in de context van een hoofdterm. Als het hoofditem bijvoorbeeld Burgeroorlog is, hebt u mogelijk een subgegeven van Economische impact .

• Een kruisverwijzing is een verwijzing naar een hoofdinvoer. Een kruisverwijzing is handig wanneer de ene term de afkorting is van de andere. Het hoofditem is bijvoorbeeld Verenigde Staten en de verwijzing kan VS zijn.

• Kruisverwijzingen zijn ook handig wanneer een bepaald woord dat waarschijnlijk door een gebruiker zal worden opgezocht, niet hetzelfde is als het woord dat in het boek voor dat onderwerp wordt gebruikt. Stel dat u bijvoorbeeld schrijft over de Find-functie in Word; u kunt Zoeken gebruiken als een verwijzing naar Zoeken, voor het geval de lezer de officiële naam van de functie niet kende.

Indexitems markeren

Als u items voor een index wilt markeren, gebruikt u het gereedschap Markering invoeren op het tabblad Verwijzingen. Wanneer u een indexitem markeert, plaatst Word een verborgen code in het document dat onmiddellijk volgt op het woord of de woordgroep.

Het markeren van de indexvermeldingen kan een tijdrovende klus zijn. Hoewel het gereedschap Markering invoeren een optie Alles markeren heeft, die alle exemplaren van een woord in één keer markeert, heeft de optie Alles markeren de neiging om te markeren. Dit betekent dat uw index incidenteel gebruik van een woord omvat in plaats van alleen de belangrijke gebruiken, en dus uw index minder nuttig maakt voor uw lezers.

Als u een index wilt genereren die alleen betrekking heeft op belangrijk gebruik van uw geïndexeerde termen, markeert u elk indexitem afzonderlijk. Vermijd de optie Alles markeren behalve in speciale gevallen waarbij het markeren van elke afzonderlijke instantie van een term gewenst is.

Indexen van professionele kwaliteit worden gemarkeerd door professionele indexeerders en een groot document, zoals een boek, kan vele dagen duren om te markeren.

1. Selecteer in de eerste alinea van uw document een hoofdinvoertekst, in dit voorbeeld Wereldoorlog I , en kies vervolgens Verwijzingen → Invoer markeren.

   Het dialoogvenster Mark Index Entry wordt geopend.

   

2. Klik op de knop Alles markeren.

   Er is een index-toegangscode ingevoegd in het document. Word geeft verborgen tekens weer als ze nog niet worden weergegeven, zodat de indexcode zichtbaar is. Alle andere gevallen van de Eerste Wereldoorlog zijn ook gemarkeerd. Het dialoogvenster blijft geopend.

   

   U kunt instanties afzonderlijk markeren of ze allemaal tegelijk markeren, afhankelijk van of u wilt dat elk exemplaar wordt geïndexeerd. Tussen ingangen kunt u het dialoogvenster sluiten of open laten. Als u het sluit en vervolgens wat tekst selecteert, verschijnt de geselecteerde tekst automatisch in het hoofdinvoertekstvak.

3. Klik op de knop Sluiten om het dialoogvenster te sluiten en gebruik vervolgens hetzelfde proces als in stap 1 en 2 om alle exemplaren van andere hoofdvermeldingen, zoals Royal Australian Air Force , te markeren voor dit voorbeeld.

   Mark All moet spaarzaam worden gebruikt vanwege de eerder besproken problemen, maar Mark All is geschikt in gevallen waarin de lezer mogelijk geïnteresseerd is om elke vermelding van een term te vinden.

   Laat het dialoogvenster open als u klaar bent.

4. Selecteer in de eerste alinea een hoofdinvoertekst, bijvoorbeeld RAAF. Wijzig vervolgens de tekst in het vak Hoofdinvoer in het dialoogvenster Mark Index Entry in RAAF.

5. Selecteer de optie Kruisverwijzing en klik vervolgens op Zie en typ Royal Australian Air Force, voor dit voorbeeld.

   

6. Klik op de knop Markeren. Sluit vervolgens het dialoogvenster.

7. Sla het document op en sluit het.

Een index genereren

Nadat het document volledig is gemarkeerd voor indexering, kunt u de index genereren. In vergelijking met markeren is het genereren van de index snel en eenvoudig, slechts enkele stappen vereist.

1. Open uw Bio-geïndexeerd document.

2. Verplaats het invoegpunt naar het einde van het document, druk op Ctrl + Enter om een ​​nieuwe pagina te starten en kies Verwijzingen → Index invoegen.

   Het Index-dialoogvenster wordt geopend.

3. Kies in de vervolgkeuzelijst Formaten de optie Klassiek en klik vervolgens op OK.

   

   De index verschijnt in het document.

   

4. Als er niet-afdrukbare tekens worden weergegeven, kiest u Start → Tonen / Verbergen om alle indexcodes en andere niet-afdrukbare tekens te verbergen.

5. Opslaan en het document sluiten.