Hoe maak je een lijst met ontvangers in Word 2013 - dummies

Tenzij u al lijsten van ontvangers hebt gemaakt en opgeslagen in Word 2013, moet u er een helemaal opnieuw van maken. Dit proces omvat het instellen van de lijst, het verwijderen van onnodige velden die Word hinderlijk voorselecteert voor u, het toevoegen van de velden die u echt nodig hebt en tenslotte het invullen van de lijst. Het is behoorlijk betrokken, dus volg nauwlettend.

Volg deze stappen om een ​​nieuwe lijst met ontvangers te maken:

1. Maak en bewaar het hoofddocument.

   Het maken van de lijst met ontvangers werkt hetzelfde ongeacht het type samengevoegd document dat u hebt gemaakt.

2. Kies op het tabblad Mailings in de groep Start Mail Merge de optie Ontvangers selecteren → Een nieuwe lijst typen.

   Als deze optie niet beschikbaar is, hebt u het hoofddocument niet correct gemaakt. Anders ziet u het dialoogvenster Nieuwe adreslijst.

   

   Word gaat ervan uit dat je een tiental velden nodig hebt voor je mail merge, wat stom is omdat het meer is dan je nodig hebt. Dus de volgende reeks stappen verwijdert de overtollige velden en vervangt ze door de velden die uw document vereist.

3. Klik op de knop Kolommen aanpassen.

   Het dialoogvenster Adreslijst aanpassen wordt weergegeven, met de velden die u van Word verwacht. Zo'n dwaasheid kan niet worden getolereerd.

4. Selecteer een veld dat u niet nodig heeft.

   Klik erop met de muis.

5. Klik op de knop Verwijderen.

6. Klik op Ja in het bevestigingsdialoogvenster.

   De sneltoets voor de knop Ja is de toets Y. Oh, en de sneltoets voor de knop Verwijderen (raadpleeg stap 5) is D. Door D te typen en vervolgens Y wordt het geselecteerde veld verwijderd.

7. Herhaal stap 4 en 6 voor elk veld dat u niet nodig hebt.

   Na het verwijderen van de overtollige velden, is de volgende stap om de velden toe te voegen die u nodig hebt - indien aanwezig.

   Of het nu in de hoofdtekst van het bericht wordt weergegeven of niet, u hebt het veld Email_Address nodig wanneer u een e-mailbericht samenvoegt. Word gebruikt dit veld zodat het weet waar het bericht naartoe moet worden gestuurd. Verwijder het veld niet!

   In plaats van alle velden te verwijderen, kunt u sommige velden een andere naam geven die overeenkomt met wat u nodig hebt: Selecteer een veld en klik op de knop Naam wijzigen.

8. Klik op de knop Toevoegen om een ​​veld toe te voegen dat nodig is in uw document.

   Het dialoogvenster Voeg veld toe komt in beeld.

9. Typ de veldnaam en klik op de knop OK.

   • Geef het veld een naam om de soort informatie erin weer te geven; bijvoorbeeld Shark Bite Location.

   • Geen twee velden kunnen dezelfde naam hebben.

   • Veldnamen kunnen spaties bevatten maar kunnen niet beginnen met een spatie.

   • Veldnamen kunnen vrij lang zijn, hoewel korter de beste is.

   • De volgende karakters zijn verboden in een veldnaam:.! '[].

10. Herhaal stap 8 en 9 voor elk nieuw veld dat u nodig hebt in het hoofddocument.

    Bekijk de lijst als u klaar bent. Het moet overeenkomen met de lijst met ALL CAPS-velden in het document (als u ervoor kiest om ze te maken). Maakt u zich geen zorgen als dit niet het geval is. U kunt later velden toevoegen, maar het kost meer tijd.

11. Klik op OK.

    U ziet nu aangepaste velden verschijnen als kolomkoppen in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst.

In de laatste reeks stappen vult u de lijst met ontvangers in. U moet records invoeren, één voor elk document dat u wilt maken:

1. Typ de gegevens van de eerste record.

   Typ de informatie die geschikt is voor elk veld dat wordt weergegeven in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst: naam, titel, kwaadaardige bijnaam, planeet van oorsprong, enzovoort.

2. Druk op Tab om naar het volgende veld te gaan.

   Na het invullen van het laatste veld, wilt u waarschijnlijk nog een record toevoegen:

3. Om een ​​nieuw record toe te voegen, drukt u op de Tab-toets na het invoeren van het laatste veld.

   Wanneer u op de tabtoets drukt in het laatste veld van een record, wordt automatisch een nieuw record gemaakt en toegevoegd op de volgende regel. Blijf gegevens invullen!

4. Beoordeel uw werk wanneer u klaar bent.

   U kunt elk veld in een record bewerken door het met de muis te selecteren.

   Als u per ongeluk een lege record toevoegt aan het einde van de lijst, klikt u om deze te selecteren en klikt u vervolgens op de knop Invoer verwijderen. Dit doet u omdat lege records nog steeds worden verwerkt in een samenvoegbewerking, wat kan resulteren in verspild papier.

5. Klik op OK.

   Het dialoogvenster Adreslijst opslaan verschijnt, zodat u de lijst met ontvangers kunt opslaan.

   De ontvangerslijsten wonen in de map met de naam Mijn gegevensbronnen, te vinden in de map Documenten of Mijn documenten. Word kiest automatisch (of maakt) deze map.

6. Typ een naam voor de adreslijst.

   Beschrijvende namen zijn het beste. Je zou immers dezelfde lijst met ontvangers opnieuw kunnen gebruiken.

7. Klik op de knop Opslaan.

   U keert terug naar het document.

De volgende stap in uw malafide e-mail samenvoegen is door de velden van de lijst met ontvangers in het hoofddocument te roeren.