Video: Microsoft Outlook E-nieuwsbrief in huisstijl versturen met Microsoft Word en Excel adressen 2024
Word 2013 heeft een handige functie met de naam mail merge. Een samenvoegbewerking combineert een gegevenslijst, meestal met namen en adressen (dat wil zeggen verzendinformatie), met een standaardbrief, een label of een enveloppesjabloon om aangepaste kopieën van de brief voor elke persoon te maken.
Grote bedrijven gebruiken mail merge om aangepaste s te mailen, maar het is niet alleen voor bedrijven. Thuisgebruikers kunnen profiteren van het samenvoegen van postetiketten voor kerstkaarten, uitnodigingen voor feestjes, clubnieuwsbrieven en meer.
Het uitvoeren van een samenvoegbewerking is een proces in drie stappen:
-
De gegevensbron maken (of identificeren).
-
Maak het hoofddocument en voeg de samenvoegcodes daarin in.
-
Voer de samenvoegbewerking uit tussen de gegevensbron en het hoofddocument.
De gegevensbron moet een gescheiden bestand zijn. Met andere woorden, er moet een consistente manier zijn waarop het onderscheid maakt tussen de ene kolom of gegevensrij en de volgende. Hier zijn enkele mogelijke soorten gegevensbronnen:
-
Excel- of Word-tabel: Als de gegevensbron een Excel-werkblad is, staat elk type informatie in een afzonderlijke kolom. Hetzelfde geldt als de gegevensbron een Word-tabel is.
-
Platte tekst: Als de gegevensbron een gewoon tekstbestand is, wordt elke kolom gescheiden (gescheiden) door een specifiek teken, zoals een tabblad of een komma. Wanneer een gescheiden tekstbestand komma's gebruikt, is dit een door komma's gescheiden waarde of een CSV-bestand.
-
Outlook: Als de gegevensbron een lijst met Outlook-contactpersonen is, bevindt elk type informatie zich in een afzonderlijk veld.
-
Woordenlijst: Als u nog geen gegevensbron hebt, kiest u Mailings → Geadresseerde selecteren → Nieuwe lijst typen om er een te maken met de functie Nieuwe lijst typen in Word.
Een gegevensbestand mag niets anders bevatten dan de gegevens (en misschien een enkele rij veldlabels, met Naam, Adres, Plaats, Staat en ZIP). Gebruik geen lege rijen of titels boven aan de pagina omdat dit het hulpprogramma Afdruk samenvoegen verwart. Controleer uw gegevensbestand om externe rijen te verwijderen voordat u het bestand gebruikt als uw mail-samenvoegbron.
Nadat u het gegevensbestand hebt voorbereid, stelt u het hoofddocument in. U kunt het hoofddocument helemaal zelf maken of u kunt beginnen met een bestaand document en het omzetten als een hoofddocument voor samenvoegen. Het hoofddocument bestaat uit normale tekst plus codes die aangeven waar de samenvoegvelden moeten worden ingevoegd.
Vervolgens, als de laatste stap in het samenvoegproces, breng je de twee delen bij elkaar. U kunt dit doen door de resultaten rechtstreeks naar de printer te sturen of door een nieuw document te maken dat de samenvoeging bevat, die u vervolgens naar behoefte kunt bewerken en vervolgens kunt afdrukken.
