Kantoor 2011 voor Mac: reageren op kalenderverzoeken in Outlook - dummies

Wanneer u een uitnodiging ontvangt in Outlook 2011 voor Mac, opent u deze op dezelfde manier als dat u een ander e-mailbericht opent. Dubbelklik op een uitnodiging om deze in een eigen venster te openen. Goede manieren wijzen erop dat je snel op uitnodigingen reageert.

U kunt met één klik op de knop reageren om uitnodigingen te accepteren, voorlopig te accepteren of af te wijzen. Wanneer u een uitnodiging accepteert of voorlopig accepteert, wordt deze toegevoegd aan uw agenda. Afwijzen voegt de afspraak niet toe aan uw agenda.

Je hebt deze uitnodigingsopties voor accepteren, voorlopig accepteren of weigeren:

• Reageren met opmerkingen: Opent een nieuw venster waarin je een bericht kunt toevoegen samen met je beslissing.

• Reageren zonder opmerkingen: Laat de uitnodigende partij uw keuze kennen zonder verder oponthoud.

• Geen reactie verzenden: Als u accepteert of voorlopig accepteert, voegt deze optie de gebeurtenis toe aan uw agenda, maar laat de uitnodigende partij niet weten dat u zijn uitnodiging heeft geaccepteerd.

  

Outlook kan agenda-aanvragen verwerken van elke op standaarden gebaseerde kalenderapplicatie, inclusief Microsoft Entourage, Microsoft Exchange, open-source Sunbird, Oracle en Google Agenda.

Wanneer de organisator van het evenement een acceptatie- of afwijzingsbericht ontvangt, plaatst Outlook een melding in de Scheduling Assistant van het antwoord van de genodigde. De Scheduling Assistant geeft een lijst weer van de deelnemers en hun antwoorden.

De Scheduling Assistant heeft wat extra controle, dus als u de organisator van het evenement bent, kunt u dit besturingselement gebruiken voor het geval iemand van gedachten verandert en u vertelt zonder een bericht Agenda overnemen of weigeren te gebruiken. Mensen accepteren vaak een uitnodiging via de telefoon of zelfs in de kantoorgang! U moet die acceptatie invoeren in Outlook. Klik gewoon op de responsindicator van een deelnemer (zelfs als deze nog niet heeft gereageerd) en wijzig het antwoord handmatig. De responsindicatoren zijn eigenlijk knoppen, ook al lijken ze misschien niet op knoppen.