Video: Wat zijn kruisposten? Boekhoudkundige termen 2024
Hier volgt een korte samenvatting van vijf krachtige technieken om de problemen te minimaliseren die optreden wanneer u mensen hebt met verschillende niveaus van vaardigheid en betrouwbaarheid werken met uw QuickBooks-gegevens:
-
Vergelijk regelmatig de fysieke voorraadtellingen met inventarisatierekeningen. Eén ding dat u kunt doen, zowel om uw voorraadverliezen te minimaliseren als om nauwkeurige boekhoudkundige gegevens bij te houden, is het regelmatig vergelijken van fysieke tellingen van uw voorraad met wat uw boekhoudgegevens laten zien. Het vaak tellen van de meest waardevolle en gemakkelijkst te stelen items levert twee dingen op:
-
Voorraadkrimp is snel herkenbaar.
-
De bedrijfseigenaar kan voorraadkrimp minimaliseren door het type voorraad te identificeren dat het vaakst wordt gestolen of zelfs wanneer de inventaris meestal wordt gestolen.
-
-
Bankrekeningen verzoenen. Een ander ding dat ondernemers moeten doen, is naar mijn mening, verzoenen hun eigen bankrekeningen. Dikwijls vindt diefstal door medewerkers plaats door medewerkers die erachter komen hoe ze cheques op de bankrekening van het bedrijf moeten schrijven die de eigenaar niet ziet. Een zekere manier om een fictieve en frauduleuze transactie te vinden, is door de eigenaar het bankafschrift te laten afstemmen. Bovendien worden verdachte transacties meestal duidelijk wanneer de bedrijfseigenaar goed naar controles kijkt.
-
Segregate accounting van fysieke bewaring waar mogelijk. In een klein bedrijf is het niet altijd gemakkelijk om de boekhouding van een activiteit te scheiden van de fysieke bewaring of fysieke verantwoordelijkheid voor die activiteit. Het is bijvoorbeeld moeilijk om de voorraadadministratie te scheiden van fysieke bewaring of toegang tot die inventaris. Een winkelbediende kan bijvoorbeeld gemakkelijk sigaretten stelen en ook voorraadregistraties aanpassen door de verkoop van sigaretten aan het kasregister. Desalniettemin, waar u fysieke bewaring kunt scheiden van de boekhouding, vindt ingebouwde foutcontrole plaats. De persoon die de boekhouding uitvoert, controleert indirect de bewaring van het activum door de fysieke bewaarnemers.
-
Train medewerkers in het gebruik van QuickBooks. U moet werknemers trainen om QuickBooks te gebruiken als u zaken van elke omvang hebt, en wel om twee basisredenen: iemand die QuickBooks weet te gebruiken, maakt minder snel onbedoelde fouten en slordige boekhoudkundige gegevens camoufleren diefstal van medewerkers.
-
Sluit uw QuickBooks-bestand. Hier is een laatste techniek die het overwegen waard is. Hoewel u niet verplicht bent om het fiscale jaar in QuickBooks te sluiten, wilt u dit wellicht nog steeds doen om de integriteit van uw gegevens te behouden.Ga als volgt te werk: Kies de opdracht Bewerken → Voorkeuren, selecteer Accountadministratie, selecteer het tabblad Bedrijfsvoorkeuren en klik vervolgens op de knop Datum / wachtwoord sluiten. Wanneer QuickBooks u daarom vraagt, geeft u een sluitingsdatum en wachtwoord op. Nadat u deze informatie hebt verstrekt, verbiedt of beperkt QuickBooks gebruikers om transacties te wijzigen of in te voeren die dateren van vóór de sluitingsdatum.
