Video: 5 goede straatpianisten 2024
Hier volgt een samenvatting van vijf krachtige technieken om de problemen te minimaliseren die optreden wanneer u mensen hebt met verschillende vaardigheidsniveaus en niveaus van betrouwbaarheid werken met uw QuickBooks-gegevens:
-
Vergelijk regelmatig fysieke voorraadtellingen met voorraadboekhoudingsrecords. Een van de dingen die u kunt doen, zowel om uw voorraadverliezen te minimaliseren als om nauwkeurige boekhoudkundige gegevens bij te houden, is om regelmatig de fysieke tellingen van uw voorraad te vergelijken met wat uw boekhoudgegevens laten zien.
Deze aanpak om vaak de meest waardevolle en gemakkelijkst te stelen artikelen te tellen, brengt twee dingen tot stand:
-
Voorraadkrimp wordt snel herkend.
-
De bedrijfseigenaar kan voorraadkrimp minimaliseren door het type voorraad te identificeren dat het vaakst wordt gestolen of zelfs wanneer de voorraad meestal wordt gestolen.
-
-
Bankrekeningen verzoenen. Een andere methode die bedrijfseigenaren zouden moeten gebruiken, is om hun eigen bankrekeningen te verzoenen. Dikwijls vindt diefstal door medewerkers plaats door medewerkers die erachter komen hoe ze cheques op de bankrekening van het bedrijf moeten schrijven die de eigenaar niet ziet.
Een zekere manier om een fictieve en frauduleuze transactie te vinden is om de eigenaar het bankafschrift te laten verzoenen. Bovendien worden verdachte transacties meestal duidelijk wanneer de bedrijfseigenaar goed naar controles kijkt.
-
Registreer waar mogelijk gescheiden van fysieke bewaring. In een klein bedrijf is het moeilijk om de boekhouding voor een bepaalde activiteit altijd te scheiden van de fysieke bewaarneming of fysieke verantwoordelijkheid voor die activiteit.
Het is bijvoorbeeld moeilijk om de voorraadadministratie te scheiden van fysieke bewaring of toegang tot die inventaris. Een winkelbediende kan bijvoorbeeld gemakkelijk sigaretten stelen en ook voorraadregistraties aanpassen door middel van de verkoop van kassa's voor sigaretten. Desalniettemin vindt er overal waar u fysieke bewaring kunt scheiden van de boekhouding een ingebouwde foutcontrole plaats. De persoon die de boekhouding uitvoert, controleert indirect de bewaring van het activum door de fysieke bewaarnemers.
-
Train medewerkers in het gebruik van QuickBooks. U moet werknemers trainen om QuickBooks te gebruiken als u zaken van elk formaat hebt, en dit om twee basisredenen:
-
Ten eerste is het minder waarschijnlijk dat iemand die QuickBooks kan gebruiken, onbedoelde fouten maakt.
-
Ten tweede, rommelige boekhouding camoufleert diefstal van medewerkers.
-
-
Sluit uw QuickBooks-bestand. Hoewel u niet verplicht bent om het fiscale jaar in QuickBooks te sluiten, wilt u dit misschien toch doen om de integriteit van uw gegevens te behouden.Zo ziet u het volgende:
-
Kies de opdracht Bewerken → Voorkeuren
-
Selecteer Accountadministratie → Bedrijfsvoorkeuren tabblad
-
Klik op de knop Datum / wachtwoord sluiten datum.
Wanneer QuickBooks u daarom vraagt, geef dan een sluitingsdatum en wachtwoord op.
Nadat u deze informatie hebt verstrekt, verbiedt of beperkt QuickBooks gebruikers om transacties te wijzigen of in te voeren die dateren van vóór de sluitingsdatum.
-
