8 Lastige situaties (en wat te doen) - dummies

Er zijn een aantal vaak beladen realiteit van het boekhoudleven die je kunt vermijden als je MYOB gebruikt: Meerdere bedrijven gerold in een enkele (vaak worstelende) onderneming, de chaos achtergelaten door vorige boekhouders, schulden door het belastingkantoor, budgetten die nooit uitkomen, en nog veel meer.

Wanneer u wordt geconfronteerd met dit soort lastige situaties, kunt u vertrouwen op een combinatie van technisch MYOB-advies, kennis van boekhouding en een innerlijke stralende ridder tot redding.

Omgaan met 2 of meer bedrijven, alles samengevoegd tot één

Vraag je je ooit af hoe jouw bedrijf zijn geld verdient? Misschien doe je heel veel verschillende soorten werk, en hoewel je vermoedt dat niet al dit werk winstgevend is, weet je niet zeker wat winstgevend is en wat niet. Gelukkig kunnen uw dagen van afvragen nu voorbij zijn, want met taak- en categorierapportage kunt u ontdekken wat u goed doet en wat u verkeerd doet.

MYOB biedt twee manieren om inkomsten en uitgaven te analyseren:

De eerste manier is om functie-elementen te gebruiken om de winstgevendheid van elke taak die uw bedrijf onderneemt te volgen, of deze banen nu contracten zijn, stadia van een project of werk voor specifieke klanten.

De tweede manier om de winstgevendheid te analyseren, is om uw bedrijf te verdelen in profit centers met behulp van categoriefuncties. Categorieën werken vaak goed als u een bedrijf heeft met verschillende locaties of als u verschillende bankrekeningen voor verschillende divisies hebt.

	Taken	Categorieën
Tr ansactions	U kunt één transactie toewijzen aan meer dan één taak	U kunt één transactie niet toewijzen aan meer dan één categorie
Balance-sheets	U kunt geen balans afdrukken voor elke taak	U kunt een balans afdrukken voor elke categorie
Begrotingen	U kunt budgetten creëren voor individuele taken	U kunt geen budgetten maken voor categorieën
Activa	U kunt de verplaatsing van activa voor elke taak niet volgen	U kunt de verplaatsing van activa voor elke taak volgen
Waarschuwingen	U kunt instellen uw voorkeuren zodat u een waarschuwing krijgt als u vergeet een jobcode toe te voegen aan een regel van een transactie	U kunt uw voorkeuren niet instellen zodat u een waarschuwing krijgt als u vergeet een categoriecode toe te voegen aan een transactie < Besturing
U kunt uw voorkeuren niet instellen zodat een transactie alleen wordt geregistreerd als elke regel een taakcode heeft	U kunt uw voorkeuren instellen zodat een transactie alleen wordt geregistreerd als deze een categoriecode heeft < Kopregels	U kunt koptekst- en detailopdrachten
U hebt geen koptekst- en detailcategorieën	Koppelen aan klanten	U kunt taken aan specifieke klanten koppelen
U kunt geen categorieën koppelen aan klanten	Koppeling naar uitgaven	U kunt onkosten aan vacatures koppelen zodat ze kunnen worden gemarkeerd voor vergoeding als klanten
U kunt categorieën niet koppelen aan uitgaven voor onbilling	Gevoel verward?U kunt banen gebruiken om de winstgevendheid van individuele kostenplaatsen, projecten of ondernemingen te analyseren, maar categorieën gebruiken om de winstgevendheid van duidelijk afzonderlijke bedrijven of locaties te volgen.	Een zijden portemonnee maken van het oor van een zeug

Misschien bent u zelfs in de volgende fase aangekomen en hebt u besloten al die accounts te verwijderen die u niet meer nodig heeft. Dit is het punt waar u problemen kunt krijgen: Wanneer u een account wilt verwijderen, weigert MYOB te spelen, omdat het account historische informatie bevat.

In deze situatie is de manier om van een ongewenste account af te komen, deze te combineren met een account dat u wel wilt hebben. Als u twee accounts wilt combineren, gaat u naar uw accountlijst, selecteert u het account dat u wilt behouden (MYOB roept dit uw primaire account op) en klikt u op Accounts combineren. Selecteer in het venster Accounts combineren dat u wilt samenvoegen (uw secundaire account) en klik nogmaals op Accounts combineren. Klik op OK om verder te gaan. Helemaal klaar!

Volginkomsten en -kosten van huurwoningen

Heeft u zowel een huurwoningbelegging als een bedrijf? Als je alles in één MYOB-bestand wilt volgen, dan kan dat.

Navigeer naar uw accountlijst en bekijk de top. Zie je het tabblad 'Andere inkomsten' en het tabblad 'Andere uitgaven'? U kunt deze classificaties gebruiken om de huurinkomsten en huurvastgoedkosten bij te houden. Op deze manier kunt u de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf nog steeds gescheiden houden van uw investering in onroerend goed.

Omgaan met aandelen en dividenden

Wilt u weten hoe u de aankoop van aandelen en inkomsten uit dividenden kunt registreren in MYOB? Het antwoord is kort en krachtig. Doe het gewoon niet. Om dit te doen, is het alsof je een boom met een pennemes probeert te hakken.

In plaats daarvan, dividenden van banken naar uw persoonlijke account, en koop ook nieuwe aandelen van uw persoonlijke account. Gebruik een eenvoudig handgeschreven boek of een spreadsheet om deze transacties bij te houden en aan het eind van elk jaar een samenvatting te geven aan uw accountant.

schulden maken met de ATO

Dit is de lastige situatie waarin u merkt dat u uw zakelijke activiteitenverklaring niet op tijd kunt betalen en dat u uiteindelijk geld verschuldigd bent aan het Australische belastingkantoor.

In deze situatie stuurt de ATO u elke maand een verklaring waaruit blijkt hoeveel u verschuldigd bent. Om ervoor te zorgen dat uw rekeningen zinvol zijn, moet u deze aansprakelijkheid opnemen in uw rekeningen. Hier is hoe:

Ga naar uw accountlijst en maak een nieuwe aansprakelijkheidsrekening aan met de naam 'Geld ten gevolge van ATO'.

Selecteer als betaaltype Creditcard.

Ga naar Geld uitgeven en leg uw activiteitsverklaring vast alsof u deze volledig betaalt.

Het algemene idee is dat u uw betaling verdeelt over uw GST Collected-account, uw GST-betaalde account en, als u werknemers heeft, uw PAYG-bronvermogensrekening.

Voordat u op Record klikt, selecteert u Geld op basis van ATO als uw bankrekening in de linkerbovenhoek.
Door een transactie op deze manier vast te leggen, worden uw GST- en PAYG-accounts teruggezet naar de juiste bedragen en wordt de ATO-aansprakelijkheid correct weergegeven.

Telkens wanneer u een betaling uitvoert tegen deze schuld, registreert u deze betaling in Spende Money en wijst u deze betaling toe aan uw geld op basis van het ATO-account.
Sluit dit account op dezelfde manier aan als waarmee u een andere bankrekening zou verzoenen.

U moet dit account afstemmen telkens wanneer de belastingdienst u een verklaring stuurt.
Budgetten op schema
Begrotingen zijn evenzeer een persoonlijkheidstest als een oefening in rekenkunde en planning. Hier zijn enkele tips om uw budgetten zo dicht mogelijk bij het doel te helpen bereiken:

Beschouw de persoon (of u het bent of iemand anders) die de cijfers verzint. Zijn ze een optimist of een pessimist? Pas, afhankelijk van het antwoord op deze vraag, je cijfers dienovereenkomstig aan.

Verkoopmedewerkers zijn optimisten (anders zouden ze niet in hun werk overleven). Neem hun verkoopprojecties met een snufje zout.

Als u veel mensen heeft die in uw bedrijf werken, vraag hen dan om hun inbreng in de budgetcijfers. Hoe meer iedereen erbij betrokken is, hoe realistischer en haalbaarder het budget.

Zodra de eerste maand voorbij is, vergelijkt u de budgetten met de werkelijke waarden met behulp van het rapport Profit & Loss Budget Analysis van MYOB. Doe dit elke maand om de ware kunst van het kijken naar kristallen kogels onder de knie te krijgen.
Sta altijd open voor onvoorziene uitgaven, vooral als u een budget voor een nieuw bedrijf maakt. Dingen kosten altijd meer dan je denkt.
Denk goed na over de timing van onregelmatige betalingen, zoals elektriciteitsrekeningen op kwartaalbasis, maanden met vijf loonweken en jaarlijkse verzekeringspremies.
Werken met algemene journaals
Algemene journaals zijn meestal het domein van accountants, maar als je serieus bent in dit MYOB-spel, vroeg of laat iemand of iemand je om een algemeen dagboek op te nemen. Misschien past u de afschrijvingen aan, registreert u een aanpassing aan het einde van het jaar of wijst u de kosten van de ene naar de andere account opnieuw toe.
Hier volgen enkele algemene tips voor het omgaan met deze bijzonder lastige situatie:

Ga naar het opdrachtcentrum Accounts en klik op Recordboeking registreren.

Pauzeer even en denk goed na over de datum.

Algemene journaals zijn meestal aanpassingen van de een of andere vorm, en vaker wel dan niet moet een andere datum worden gegeven dan de aangeboden systeemdatum. Geef het journaal de datum die overeenkomt met de periode waarvoor de aanpassing wordt uitgevoerd. Als u een afschrijvingsboeking voor november uitvoert, dateert u het journaal als november.

Neem een gedetailleerde notitie op.
Leg uit wat je doet en waarom.

Debiteer één account of accounts en crediteer één account of meerdere accounts.
Voor elke regel kunt u een bedrag invoeren in de kolom Debet of de kolom Krediet - niet in beide. U kunt echter zoveel regels toevoegen als u wilt.

Denk aan de belastingcodes voor elke regel.
De meeste algemene journaals hebben geen invloed op GST, dus de gebruikelijke belastingcode is N-T.Vraag het echter aan uw accountant als u het niet zeker weet.

Controleer of het totale debet overeenkomt met het totale tegoed.
Ze doen? Vervolgens moet het saldo van het saldo aan de onderkant als nul worden weergegeven

Klik op Record om uw journaal te voltooien.
De akte is gedaan.

Buitenlandse transacties beheren
MYOB AccountRight bevat momenteel geen functies voor vreemde valuta. Wat zijn de oplossingen voor dit dilemma?

Als u goederen naar het buitenland exporteert maar uw verkopen in Australische dollars zijn, zelfs als u overzeese goederen exporteert, hebt u geen functies voor vreemde valuta nodig.

Evenzo, als u goederen uit het buitenland koopt met Australische dollars, heeft u geen vreemde valuta nodig. Als u bijvoorbeeld iets koopt met uw Australische creditcard, zelfs als de opgegeven prijs in Amerikaanse dollars was, is het bedrag al op uw bankafschrift omgezet in Australische dollars.

Als u MYOB nog niet hebt aangeschaft, kunt u nog steeds kiezen voor de oude versie van MYOB Premier Classic, die wel een vreemde valuta had. Het belangrijkste nadeel is echter dat deze versie geen bankfeeds of cloud-functies bevat.