Aanvullende aanpassingsopties voor QuickBooks 2014 Facturen - dummies

De hulpmiddelen voor het aanpassen van formulieren van QuickBooks verwarren gemakkelijk nieuwe QuickBooks-gebruikers. Maar meestal is de manier om met elke aanpassing te beginnen te knoeien met wat QuickBooks de extra aanpassingsopties noemt.

1Klik op het tabblad Opmaak van het venster Factuur maken en klik vervolgens op de knop Gegevensindeling aanpassen.

QuickBooks geeft het dialoogvenster Aanvullende aanpassing weer. Dit dialoogvenster geeft u controle over zowel de informatie die op uw facturen verschijnt als de manier waarop facturen worden afgedrukt. U kunt het dialoogvenster Aanvullende aanpassing niet gebruiken als u met een van de standaardfactuursjablonen werkt - alleen als u met een kopie werkt.

Daarom kunnen QuickBooks u vragen om een ​​kopie van een factuursjabloon te maken wanneer u op de knop Aanvullende aanpassingen klikt.

2Specificeer koptekstinformatie.

Op het tabblad Kop van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing kunt u opgeven welke informatie boven in het venster Facturen maken en in het bovenste gedeelte van een werkelijk afgedrukt factuurformulier wordt weergegeven. Deze informatie, de header genoemd, bevat het factuurnummer, de factuurdatum en de factuur- en verzendinformatie.

U kunt ook kiezen hoe informatie wordt gelabeld door de inhoud van de tekstvakken in te vullen of te bewerken. Met de selectievakjes Standaardnaam kunt u bijvoorbeeld opgeven of de formuliertitel in de schermversie van de factuur moet worden weergegeven (dit zou zich binnen het venster Facturen maken) en in de gedrukte versie van de factuur bevinden.

In het tekstvak Standaardtitel kunt u opgeven wat de titel van het formulier moet zijn. Op vergelijkbare wijze kunt u met de selectievakjes Datum aangeven of de datum op het scherm moet verschijnen en of de factuur moet worden afgedrukt en welk label moet worden gebruikt om de factuurdatum te beschrijven. De figuur gebruikt de slimme beschrijvende tekst Invoice als de titel van het factuurformulier.

Wanneer u deze aanpassingen aanbrengt, werkt QuickBooks het vak Voorbeeld bij, dat wordt weergegeven in de rechterhelft van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing, zodat u kunt zien hoe uw wijzigingen eruitzien.

3Specificeer kolommeninformatie.

Het kolomgedeelte van een factuur beschrijft in detail de artikelen waarvoor een factuur wordt gefactureerd. Productfactuurkolommen beschrijven bijvoorbeeld de specifieke producten, inclusief prijs en hoeveelheid; ze beschrijven ook de items die gefactureerd worden. De kolommen van een servicefactuur beschrijven de specifieke services die worden gefactureerd.

Zoals u wellicht vermoedt door goed naar de figuur te kijken, ziet het tabblad Kolommen van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing eruit als het tabblad Kop. U gebruikt de selectievakjes Schermen en Afdrukken om aan te geven of een bepaald stuk kolomniveau-informatie moet worden weergegeven als een kolom in het venster Facturen maken of in de werkelijk gemaakte factuur.

Evenzo gebruikt u de tekstvakken Titel om de beschrijvende labels op te geven die QuickBooks gebruikt in het venster Facturen maken en op het afgedrukte factuurformulier.

De enige ongebruikelijke optie op het tabblad Kolommen is de tekstbox Bestelling. In de vakjes Bestel kunt u de volgorde aangeven (van links naar rechts) waarin de kolommen moeten verschijnen. Als het itemnummer of de code bijvoorbeeld in de eerste kolom aan de linkerkant moet worden weergegeven, voert u de waarde 1 in het vak Volgorde van artikelregel in.

4Specificeer prog-kolommeninformatie.

De 'prog columns' een gedeelte van een factuur geeft informatie die relevant is voor situaties waarin u facturen voor facturering gebruikt. U kunt op het tabblad Prog Cols van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing klikken om dergelijke informatie toe te voegen en te verwijderen als het bestelde bedrag, het eerder gefactureerde bedrag en de eventueel opnieuw bestelde bedragen.

Via de tabbladen Header, Columns en Prog Cols kunt u uw factuurformulieren wijzigen, maar wees niet te nerveus wanneer u de eerste keer perfecte wijzigingen aanbrengt. U kunt eenvoudig zien hoe uw wijzigingen eruitzien door het vakje Voorbeeld te gebruiken (als uw gezichtsvermogen beter is dan de mijne) of door op OK te klikken en vervolgens zorgvuldig de nieuwe versie van het venster Facturen maken te bekijken.

Als u zich realiseert dat u een fout heeft gemaakt - misschien heeft u het verkeerde stukje beschrijvende tekst gebruikt of de kolommen verkeerd hebt besteld - kunt u uw factuur opnieuw aanpassen en daarmee uw eerdere fouten herstellen.

5Specificeer voetnootinformatie.

Op het tabblad Voettekst van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing kunt u opgeven welke informatie wordt weergegeven in het venster Facturen maken onder het kolommengebied en in de daadwerkelijk afgedrukte factuur onder het kolommengebied.

De voettekstinformatie omvat een klantboodschap, het factuurtotaal, betalingen en kredietinformatie, een balansveld en (optioneel) een langer tekstvak. U werkt op het tabblad Voettekst op dezelfde manier als u met andere tabbladen werkt.

Schakel het selectievakje Scherm en het selectievakje Afdrukken in als u een kleine hoeveelheid informatie wilt weergeven. Om het stukje tekst dat QuickBooks gebruikt te wijzigen, bewerkt u de inhoud van het titeltekstvak.

6Specify print information.

Via het tabblad Print van het dialoogvenster Aanvullende aanpassingen kunt u een beetje controle uitoefenen over hoe QuickBooks facturen afdrukt die de sjabloon gebruiken die u hebt aangepast.

Met de keuzerondjes boven aan het tabblad kunt u opgeven dat QuickBooks bij het afdrukken van deze specifieke factureringssjabloon de standaardinstellingen voor oude factuurprinten of andere speciale afdrukinstellingen moet gebruiken. Met de afdrukinstellingen kunt u QuickBooks ook laten weten hoe het de pagina's van een factuur met meerdere pagina's moet nummeren.

U kunt alle aangepaste factuurinstellingen terugzetten naar hun standaardvoorwaarde door op de knop Standaard te klikken. Wanneer u dit echter doet, verwijdert u alle wijzigingen of aanpassingen die u hebt aangebracht.