Fysieke tellingen en voorraadwaarden aanpassen in QuickBooks 2014 - dummy's

Voorraad krimp, bederf en (helaas) diefstal combineren alle om de voorraad die u fysiek heeft te verminderen. Als u deze voorraadverminderingen in QuickBooks wilt registreren, telt u periodiek uw voorraad en voert u vervolgens uw QuickBooks-records bij met de resultaten van uw fysieke aantal.

U weet waarschijnlijk wat het beste werkt in uw bedrijf. Voor het opnemen van uw fysieke telgegevens in QuickBooks gebruikt u echter een speciaal hulpmiddel. In het bijzonder gebruikt u de opdracht Hoeveelheid / waarde bij hand aanpassen.

Deze opdracht is op twee plaatsen voor u beschikbaar. Als u de itemlijst weergeeft, klikt u op de knop Activiteiten (die onder aan het venster Itemlijst verschijnt) en kiest u de opdracht Hoeveelheid / waarde bij hand aanpassen. U kunt ook de leveranciers kiezen → Voorraadactiviteiten → Hoeveelheid / waarde bij hand aanpassen. Als u een van beide opdrachten kiest, wordt het venster Hoeveelheid / waarde aanpassen in Hand weergegeven.

Ga als volgt te werk om het venster Hoeveelheid / waarde aanpassen op hand te gebruiken:

1. Gebruik de vervolgkeuzelijst Aanpassingstype om aan te geven wat u aanpast.

   U kunt de hoeveelheid of de waarde van zowel de hoeveelheid als de waarde van de items die u in voorraad hebt aanpassen. Selecteer gewoon het juiste item in de vervolgkeuzelijst Aanpassingstype: hoeveelheid, totale waarde of hoeveelheid en totale waarde.

2. Gebruik het vak Aanpassingsdatum om de datum van uw fysieke telling te noteren.

   Met andere woorden, u wilt uw hoeveelheden aanpassen vanaf de dag dat u het hebt genomen of het aantal fysieke inventarislijsten hebt voltooid.

3. Gebruik de vervolgkeuzelijst Aanpassingsrekening om de onkostenrekening te identificeren die u wilt gebruiken om uw kosten voor inventariskrimp bij te houden.

4. (Optioneel) Geef een referentienummer (als u cijfers gebruikt) om de transactie op unieke en zinvolle wijze te identificeren of te vergelijken.

5. (Optioneel) Identificeer de klant: functie en klasse.

   Gebruik de vervolgkeuzelijst Opdrachtgever: Job om de klant en de opdracht in verband met deze krimp van de voorraad te identificeren als dit gepast is (in veel gevallen niet). Gebruik op vergelijkbare wijze, in voorkomend geval, het vak Klasse om de klasse te identificeren die u wilt gebruiken voor het bijhouden van deze voorraadkrimp.

6. Lever de juiste voorraadhoeveelheden.

   De kolommen Artikel, Beschrijving en Aantal op Hand van het venster Hoeveelheid / Waarde aanpassen op hand identificeren de voorraaditems die u vasthoudt en de huidige hoeveelheid telt.Gebruik de kolom Nieuwe hoeveelheid om de juiste fysieke aantallen van het artikel op te geven. Nadat u de nieuwe hoeveelheid hebt ingevoerd, berekent QuickBooks het verschil in hoeveelheid en geeft deze waarde weer in de kolom Aantal verschil.

   U kunt ook een waarde invoeren in de kolom Nieuwe hoeveelheid of de kolom Aantal verschillen. QuickBooks berekent de andere hoeveelheid met behulp van de huidige hoeveelheid informatie die u verstrekt. Als u bijvoorbeeld de nieuwe hoeveelheid invoert, berekent QuickBooks het verschil in hoeveelheid door de nieuwe hoeveelheid van de huidige hoeveelheid af te trekken. Als u het grootteverschil invoert, berekent QuickBooks de nieuwe hoeveelheid door de huidige hoeveelheid voor het verschil in hoeveelheid aan te passen.

7. Pas de waarde aan.

   Als u in stap 1 de totaalwaarde of hoeveelheid en de totale waarde uit de vervolgkeuzelijst Aanpassingstype hebt geselecteerd, geeft QuickBooks een uitgebreide versie weer van het venster Hoeveelheid / waarde aanpassen in hand.

   

   In dit venster kunt u zowel het juiste fysieke aantal tellen als de bijgewerkte waarde voor het voorraaditem invoeren. U voert de fysieke telling in, uiteraard, in de kolom Nieuwe hoeveelheid. U voert de nieuwe bijgewerkte waarde in de kolom Nieuwe waarde in. U gebruikt deze versie van het venster Hoeveelheid aanpassen / Waarde op hand waarschijnlijk alleen als u een waarderingsmethode met een lagere kostprijs of marktvoorraad gebruikt.

   Met behulp van zowel standaarden voor financiële verslaggeving als regels voor belastingberekening kunt u bijvoorbeeld uw voorraad verlagen tot de oorspronkelijke kostprijs of de reële marktwaarde. Als u dit doet, geeft u de nieuwe voorraadwaarde op in de kolom Nieuwe waarde.

   In essentie betekent het gebruik van de methode voor het evalueren van de laagste kosten of van de marktinventarisatie alleen dat u doet wat het zegt. U bewaart uw voorraad tegen de oorspronkelijke kostprijs of, als de waarde lager is dan de oorspronkelijke kostprijs, tegen de nieuwe waarde. Het is duidelijk dat het een beetje lastig is om de waarde van je inventaris te beoordelen. Maar als u vragen heeft, kunt u uw CPA om hulp vragen.

   Eén ding om in gedachten te houden, is echter dat u uw boekhoudmethoden niet zomaar kunt veranderen zonder toestemming van de Internal Revenue Service. En het wijzigen van uw voorraadwaarderingsmethode van kosten naar bijvoorbeeld kostentarief of markt is een wijziging in de boekhoudmethode.

8. Geef een memobeschrijving op.

   Gebruik hiervoor het vak Memo voor dit doel als u de hoeveelheid of waarde-aanpassing verder wilt beschrijven. U wilt bijvoorbeeld verwijzen naar de werkbladen voor fysiek tellen, de personen die het fysieke aantal uitvoeren of de documentatie die de waarderingsaanpassing verklaart.

9. Sla de aanpassing op.

   Nadat u het venster Hoeveelheid aanpassen / Waarde op hand hebt gebruikt om de groottewijzigingen of waardewijzigingen in uw inventaris te beschrijven, klikt u op de knop Opslaan en sluiten of op de knop Opslaan en nieuw om de aanpassingstransactie op te slaan.

   Zoals u waarschijnlijk weet op dit moment in uw leven, slaat Save & Close de transactie op en sluit het venster. Opslaan & Nieuw slaat de transactie op, maar laat het venster open voor het geval u nog meer wijzigingen wilt aanbrengen.