Basisinformatie over het maken van een back-up van het QuickBooks 2013-gegevensbestand - dummies

Een uiterst belangrijke taak die u of een collega moet voltooien, is een back-up maken van de QuickBooks 2013-gegevens het dossier. Letterlijk, het QuickBooks-gegevensbestand beschrijft de financiële zaken van uw bedrijf. U wilt absoluut het gegevensbestand niet verliezen.

Als u bijvoorbeeld het gegevensbestand kwijtraakt, betekent dit dat u niet weet hoeveel u hebt, u niet weet of u geld verdient of verliest en dat u het niet gemakkelijk of nauwkeurig kunt doen bereid uw jaarlijkse belastingaangiften voor.

Gelukkig is het back-uppen van het QuickBooks-gegevensbestand vrij eenvoudig. U hoeft slechts drie stappen te voltooien:

Kies de opdracht Bestand → Kopiëren maken.

QuickBooks geeft het dialoogvenster Save Copy or Backup weer, dat drie opties biedt: de optie om een back-up van uw QuickBooks-bestand op te slaan, de optie om een draagbaar bedrijfsbestand te maken en de optie om een accountantskopie te maken.
U wilt een back-upkopie opslaan, dus klik op de keuzeknop Back-upkopie; klik vervolgens op Volgende om verder te gaan.

U kunt een volledig back-upbestand of een draagbaar bedrijfsbestand maken wanneer u het QuickBooks-bestand kopieert. Een draagbaar bedrijfsbestand is kleiner dan een back-upbestand, dus het is handiger om te verplaatsen.

U kunt bijvoorbeeld gemakkelijker een bestand van een mobiel bedrijf e-mailen. Het wrijven met draagbare bedrijfsdossiers is dit: QuickBooks moet hard werken om het draagbare bedrijfsdossier naar een klein formaat te scrunchen. QuickBooks moet ook meer werk doen om het bestand later uit te schakelen wanneer u ermee wilt werken.

Nadat u op Volgende hebt geklikt, wordt het dialoogvenster Save Copy or Backup weergegeven, dat wordt weergegeven in de onderstaande afbeelding.

U kunt gewoon rechtstreeks naar het dialoogvenster Opslaan kopiëren of back-up gaan door hieronder de opdracht Bestand → Back-up maken te kiezen.
Geef aan of u uw QuickBooks-back-upbestand wilt opslaan in uw lokale bedrijf of in het offsite datacenter van QuickBooks.

Klik op Lokale back-up om aan te geven dat u de back-up van uw bestand op de harde schijf van uw computer of op een verwisselbaar opslagapparaat zoals een flashstation wilt opslaan.
Klik op de knop Opties om een back-uplocatie te kiezen.

QuickBooks geeft het dialoogvenster Back-upopties weer, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.
Geef op naar welke map of schijflocatie het bestand van het bedrijf moet worden geback-upt.

U hoeft alleen maar een padnaam rechtstreeks in te voeren in het vak dat aangeeft waar u uw back-upkopieën wilt opslaan.
(Optioneel) Selecteer uw back-upopties.

U kunt ook het dialoogvenster Back-upopties gebruiken om aan te geven wanneer QuickBooks u eraan moet herinneren een back-up te maken en hoe QuickBooks een back-up moet maken:
1. Tijdstempels: de datum en tijd van de back-upbewerking toevoegen aan de naam van het back-upbestand, selecteer de keuzevak Datum en tijd van de back-up toevoegen aan de bestandsnaam.
2. Back-upkopieën beperken: om QuickBooks te vertellen, moet het oude back-upkopieën kwijtraken, selecteert u het selectievakje Het aantal back-upkopieën in deze map beperken en specificeert u hoeveel back-upkopieën u wilt behouden door het aangrenzende tekstvak te gebruiken.
3. Back-upherinneringen: schakel het selectievakje Herinner me een back-up maken wanneer ik mijn bedrijfsbestand sluit in en het aangrenzende tekstvak om aan te geven dat u eraan wilt worden herinnerd dat u elke keer, elke derde keer en elke derde keer een back-up van het QuickBooks-bestand moet maken, enzovoort, dat je QuickBooks sluit.
4. Gegevensverificatie: gebruik de verificatieknoppen om QuickBooks te laten weten dat het moet controleren op gegevensintegriteit wanneer het een back-up van uw gegevens maakt. Selecteer het keuzerondje Complete verificatie voor de beste en meest uitgebreide verificatie van QuickBooks.
Klik op OK wanneer u klaar bent met het opgeven van de back-uplocatie en opties en klik vervolgens op Volgende.

QuickBooks geeft een dialoogvenster weer waarin wordt gevraagd wanneer u een back-up wilt maken.
Bepaal wanneer u een back-up wilt maken.

Normaal gesproken wilt u een back-up maken wanneer u de opdracht Opslaan kopiëren of Backup kiest. U kunt QuickBooks echter ook vertellen om regelmatig back-ups van het QuickBooks-gegevensbestand te plannen volgens een of ander slim schema.

Als u QuickBooks laat weten dat u back-ups wilt plannen, geeft QuickBooks een aantal dialoogvensters weer die u gebruikt om het nieuwe back-upschema te maken door het schema een naam te geven en door de dagen en tijden in te stellen waarop back-ups moeten worden gepland.
Klik op Voltooien om het dialoogvenster Save Copy or Backup te sluiten.

Nadat u hebt opgegeven hoe de back-upbewerking zou moeten werken, klikt u op Voltooien. QuickBooks maakt een back-up van (of maakt een kopie van) het huidige QuickBooks-bedrijfsbestand en bewaart die nieuwe bestandskopie op de back-uplocatie.