Inhoudsopgave:
- 1Kies de opdracht Bestand maken> Kopiëren.
- 2U wilt een back-upkopie opslaan, dus klik op de keuzeknop Back-upkopie; klik vervolgens op Volgende om verder te gaan.
- 3 Geef aan of u uw QuickBooks-back-upbestand op de computer van uw bedrijf of op het externe datacenter van QuickBooks wilt opslaan.
- 4Klik op de knop Opties om een back-uplocatie te kiezen.
- 5Specificeer naar welke map of schijflocatie het bestand van het bedrijf moet worden geback-upt.
- 6 (Optioneel) Selecteer uw back-upopties.
- 7Klik op OK wanneer u klaar bent met het opgeven van de back-uplocatie en opties en klik vervolgens op Volgende.
- 8Specificeer wanneer u een back-up wilt maken.
- 9Klik op Voltooien om het dialoogvenster Save Copy or Backup te sluiten.
Video: Supportvideo: Aansluitingsverschillen en storingen zelf oplossen in AccountView 2024
Een uiterst belangrijke taak die u of een collega moet voltooien, is een back-up van het QuickBooks-gegevensbestand. Weinig items die op de harde schijf van uw computer zijn opgeslagen, verdienen net zoveel zorgvuldigheid als het QuickBooks-gegevensbestand. Letterlijk, het QuickBooks-gegevensbestand beschrijft de financiële zaken van uw bedrijf. U wilt absoluut het gegevensbestand niet verliezen.
Als u bijvoorbeeld het gegevensbestand kwijtraakt, betekent dit dat u niet weet hoeveel u hebt, u niet weet of u geld verdient of verliest en dat u het niet gemakkelijk of nauwkeurig kunt doen bereid uw jaarlijkse belastingaangiften voor.
Gelukkig is het back-uppen van het QuickBooks-gegevensbestand vrij eenvoudig. U hoeft slechts negen stappen uit te voeren:
1Kies de opdracht Bestand maken> Kopiëren.
QuickBooks geeft het dialoogvenster Save Copy or Backup weer, dat drie opties biedt: de optie om een back-up van uw QuickBooks-bestand op te slaan, de optie om een draagbaar bedrijfsbestand te maken en de optie om een accountantskopie te maken.
2U wilt een back-upkopie opslaan, dus klik op de keuzeknop Back-upkopie; klik vervolgens op Volgende om verder te gaan.
U kunt een volledig back-upbestand of een draagbaar bedrijfsbestand maken wanneer u het QuickBooks-bestand kopieert. Een draagbaar bedrijfsbestand is kleiner dan een back-upbestand, dus het is handiger om te verplaatsen. U kunt bijvoorbeeld gemakkelijker een draagbaar bedrijfsdossier e-mailen.
De wrijving met draagbare bedrijfsdossiers is dit: QuickBooks moet hard werken om het draagbare bedrijfsdossier naar een klein formaat te scrunchen. QuickBooks moet ook meer werk doen om het bestand later te descratchen wanneer u ermee wilt werken.
Nadat u op Volgende hebt geklikt, wordt het dialoogvenster Save Copy of Backup weergegeven. U kunt direct naar het dialoogvenster Save Copy or Backup gaan door de opdracht Bestand → Back-up maken te kiezen.
3 Geef aan of u uw QuickBooks-back-upbestand op de computer van uw bedrijf of op het externe datacenter van QuickBooks wilt opslaan.
Klik op Lokale back-up om aan te geven dat u de back-up van uw bestand op de harde schijf van uw computer of op een verwisselbaar opslagapparaat, zoals een flashstation, wilt opslaan.
4Klik op de knop Opties om een back-uplocatie te kiezen.
QuickBooks geeft het dialoogvenster Back-upopties weer.
5Specificeer naar welke map of schijflocatie het bestand van het bedrijf moet worden geback-upt.
U hoeft alleen maar een pad in het vak in te voeren dat aangeeft waar u uw back-upkopieën wilt opslaan.
Klik op de knop Bladeren als u niet weet hoe u een padnaam invoert.Wanneer QuickBooks het dialoogvenster Bladeren naar map weergeeft, gebruikt u de mappenlijst om de schijf of map te selecteren die u wilt gebruiken voor back-ups van QuickBooks.
6 (Optioneel) Selecteer uw back-upopties.
U kunt ook het dialoogvenster Back-upopties gebruiken om op te geven wanneer QuickBooks u eraan moet herinneren een back-up te maken en hoe QuickBooks een back-up moet maken:
Tijdstempels toevoegen: De datum en tijd van de back-upbewerking toevoegen aan de back-upbestanden naam, schakel het selectievakje Datum en tijd van de back-up toevoegen aan de bestandsnaam in.
Back-upkopieën beperken: om QuickBooks te vertellen dat oude reservekopieën moeten worden verwijderd, schakelt u het selectievakje Het aantal back-upkopieën in deze map beperken tot X in en geeft u vervolgens het aantal back-upkopieën op dat u wilt behouden door het aangrenzende tekstvak te gebruiken.
Back-upherinneringen instellen: schakel het selectievakje Mij herinneren om een back-up te maken wanneer ik mijn bedrijf sluit elke X tijden en het aangrenzende tekstvak in om aan te geven dat u eraan wilt worden herinnerd dat u een back-up van het QuickBooks-bestand wilt maken wanneer u QuickBooks sluit. Uw intervalopties omvatten elke keer, elke andere tijd, elke derde keer enzovoort.
Gegevensverificatie inschakelen: gebruik de verificatie-knoppen om QuickBooks te laten weten dat het moet controleren op gegevensintegriteit wanneer het een back-up van uw gegevens maakt. Selecteer het keuzerondje Complete verificatie voor de beste en meest uitgebreide verificatie van QuickBooks.
Of, als u iemand bent die geen tijd heeft voor de extra paar seconden van dubbele controle die gegevensverificatie vereist, selecteert u het keuzerondje Snellere verificatie. Beter nog, gooi voorzichtigheid volledig in de wind - voorzichtigheid is toch voor baby's - en selecteer het keuzerondje Geen verificatie.
7Klik op OK wanneer u klaar bent met het opgeven van de back-uplocatie en opties en klik vervolgens op Volgende.
QuickBooks geeft een dialoogvenster weer (niet weergegeven) waarin wordt gevraagd wanneer u een back-up wilt maken.
8Specificeer wanneer u een back-up wilt maken.
Normaal gesproken wilt u een back-up maken wanneer u de opdracht Opslaan kopiëren of Backup kiest. In dit geval, wanneer QuickBooks het Save Copy or Backup dialoogvenster toont dat vraagt om de 'when' vraag, klik op de Nu opslaan-knop.
U kunt QuickBooks echter ook vertellen om regelmatig back-ups van het QuickBooks-gegevensbestand te plannen volgens een slim schema door - wanneer QuickBooks vraagt wanneer? vraag - klik op de Nu opslaan-en Plan toekomstige back-upknoppen of door te klikken op de knop Alleen toekomstige back-ups plannen.
Als u QuickBooks laat weten dat u back-ups wilt plannen, geeft QuickBooks een aantal dialoogvensters weer die u gebruikt om het nieuwe back-upschema te maken door het schema een naam te geven en door de dagen en tijden in te stellen waarop back-ups moeten worden gepland.
9Klik op Voltooien om het dialoogvenster Save Copy or Backup te sluiten.
Nadat u hebt opgegeven hoe de back-upbewerking zou moeten werken, klikt u op Voltooien. QuickBooks maakt een back-up van (of maakt een kopie van) het huidige QuickBooks-bedrijfsbestand en bewaart die nieuwe bestandskopie op de back-uplocatie.