Aan te passen kies een QuickBooks 2013 Invoicesjabloon om aan te passen - dummies

Om een ​​in te stellen facturenjabloon te kiezen, geeft u het venster Facturen maken in QuickBooks 2013 weer door de opdracht Klanten → Facturen maken te kiezen. Selecteer vervolgens de sjabloon die het meest overeenkomt met wat u wilt dat uw uiteindelijke factuur eruit ziet in de vervolgkeuzelijst Sjabloon.

De vormaanpassingstools van QuickBooks verwarren gemakkelijk nieuwe QuickBooks-gebruikers. Maar meestal is de manier om met elke aanpassing te beginnen te knoeien met wat QuickBooks de extra aanpassingsopties noemt. Klik op het tabblad Opmaak van het venster Factuur maken en klik vervolgens op de knop Gegevensindeling aanpassen om dit gehannes uit te voeren. QuickBooks geeft het dialoogvenster Aanvullende aanpassing weer.

Dit dialoogvenster geeft u controle over zowel de informatie die op uw facturen verschijnt als over hoe facturen worden afgedrukt. U kunt het dialoogvenster Aanvullende aanpassing niet gebruiken als u met een van de standaardfactuursjablonen werkt - alleen als u met een kopie werkt. Daarom kunnen QuickBooks u vragen om een ​​kopie van een factuursjabloon te maken wanneer u op de knop Aanvullende aanpassingen klikt.

Geef de informatie op de factuurkop op in QuickBooks 2013

Op het tabblad Kop van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing in de vorige afbeelding kunt u opgeven welke informatie boven in het venster Facturen maken wordt weergegeven. het bovenste gedeelte van een daadwerkelijk afgedrukt factuurformulier. Deze informatie wordt de kop genoemd en biedt het factuurnummer, de factuurdatum en de factuur- en verzendinformatie.

U kunt ook kiezen hoe informatie wordt gelabeld door de inhoud van de tekstvakken in te vullen of te bewerken. Met de selectievakjes Standaardnaam kunt u bijvoorbeeld opgeven of de formuliertitel moet worden weergegeven in de schermversie van de factuur (dit zou zich binnen het venster Facturen maken) en op de afgedrukte versie van de factuur bevinden.

In het tekstvak Standaardtitel kunt u opgeven wat de titel van het formulier moet zijn. Op vergelijkbare wijze kunt u met de selectievakjes Datum aangeven of de datum op het scherm moet verschijnen en versies van de factuur moet afdrukken en welk label moet worden gebruikt om de factuurdatum te beschrijven. (De figuur gebruikt de slimme beschrijvende tekst Factuur als de titel van het factuurformulier.)

Terwijl u deze aanpassingen aanbrengt, werkt QuickBooks het vakje Voorbeeld bij, dat in de rechter helft van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing wordt weergegeven, dus je kunt zien hoe je veranderingen eruit zien.

Als u geen bepaalde informatie op een factuur nodig hebt, laat u de selectie van de selectievakjes Scherm en Afdrukken voor dat gegevenstype ongedaan.Dit vertelt QuickBooks dat het dat stuk kopinformatie niet moet opnemen in het venster of de gedrukte versie van het factuurformulier.

Geef factuurinformatie op in QuickBooks 2013

Het kolomgedeelte van een factuur beschrijft in detail de artikelen waarvoor een factuur wordt gefactureerd. Productfactuurkolommen beschrijven bijvoorbeeld de specifieke producten, inclusief prijs en hoeveelheid; ze beschrijven ook de items die gefactureerd worden. De kolommen van een servicefactuur beschrijven de specifieke services die worden gefactureerd. Zoals je misschien wel kunt raden als je goed naar de figuur kijkt, ziet het tabblad Kolommen van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing eruit als het tabblad Koptekst.

U gebruikt de selectievakjes Schermen en Afdrukken om aan te geven of een bepaald stuk kolomniveau-informatie moet worden weergegeven als een kolom in het venster Facturen maken of op de werkelijk gemaakte factuur. Op dezelfde manier gebruikt u de titeltekstvelden om de beschrijvende labels te bieden die QuickBooks gebruikt in het venster Facturen maken en op het afgedrukte factuurformulier.

De enige ongebruikelijke optie die wordt weergegeven op het tabblad Kolommen is de tekstbox Bestelling. In de vakjes Bestel kunt u de volgorde aangeven (van links naar rechts) waarin de kolommen moeten verschijnen. Als het itemnummer of de code bijvoorbeeld in de eerste kolom aan de linkerkant moet worden weergegeven, voert u de waarde 1 in het vak Volgorde van artikelregel in.

Specificatie van factuur prog-kolommen opgeven in QuickBooks 2013

Het gedeelte 'prog-kolommen' van een factuur bevat informatie die relevant is voor situaties waarin u voortgangsfacturen gebruikt. U kunt op het tabblad Prog Cols van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing klikken om dergelijke informatie toe te voegen en te verwijderen als het bestelde bedrag, het eerder gefactureerde bedrag en de eventueel opnieuw bestelde bedragen.

Via de tabbladen Header, Columns en Prog Cols kunt u uw factuurformulieren wijzigen, maar wees niet te nerveus wanneer u de eerste keer perfecte wijzigingen aanbrengt. U kunt eenvoudig zien hoe uw wijzigingen eruitzien door het vakje Voorbeeld te gebruiken (als uw gezichtsvermogen beter is dan de mijne) of door op OK te klikken en vervolgens zorgvuldig de nieuwe versie van het venster Facturen maken te bekijken.

Als u zich realiseert dat u een fout heeft gemaakt - misschien heeft u het verkeerde stukje beschrijvende tekst gebruikt of de kolommen verkeerd hebt besteld - kunt u uw factuur opnieuw aanpassen en daarmee uw eerdere fouten herstellen.

Geef voetnootinformatie op in QuickBooks 2013

Met het tabblad Voettekst van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing kunt u opgeven welke informatie wordt weergegeven op het venster Facturen maken onder het kolommengebied en op de werkelijke afgedrukte factuur onder het kolommengebied. De voettekstinformatie omvat een klantboodschap, het factuurtotaal, betalingen en kredietinformatie, een balansveld en (optioneel) een langer tekstvak.

U werkt op het tabblad Voettekst op dezelfde manier als met andere tabbladen. Als u een beetje informatie wilt laten verschijnen, schakelt u het selectievakje Scherm en het selectievakje Afdrukken in. Om het stukje tekst dat QuickBooks gebruikt te wijzigen, bewerkt u de inhoud van het titeltekstvak.

Geef informatie over factuurafdrukken op in QuickBooks 2013

Via het tabblad Print van het dialoogvenster Aanvullende aanpassingen kunt u wat controle uitoefenen over hoe QuickBooks facturen afdrukt die de sjabloon gebruiken die u hebt aangepast. Met de keuzerondjes boven aan het tabblad kunt u bijvoorbeeld opgeven dat QuickBooks bij het afdrukken van deze specifieke factureringssjabloon de standaardinstellingen voor oude factuurprinten of andere speciale afdrukinstellingen moet gebruiken.

Met de afdrukinstellingen kunt u QuickBooks ook laten weten hoe het de pagina's van een factuur met meerdere pagina's moet nummeren.

U kunt alle aangepaste factuurinstellingen terugzetten naar hun standaardvoorwaarde door op de knop Standaard te klikken. Wanneer u dit echter doet, verwijdert u alle wijzigingen of aanpassingen die u hebt aangebracht.