Video: Teamspirit Humor in Bedrijf 2024
Beslissen wanneer en hoe je je QuickBooks 2011-bedrijfsdossier wilt opschonen of archiveren, is meestal een zaak van gezond verstand. Je eerste overweging zou moeten zijn of je het bedrijfsdossier überhaupt moet condenderen. Als QuickBooks nog steeds met een redelijke snelheid draait, als je niet gek wordt vanwege veel ongebruikte items op lijsten, of als het gegevensbestand niet monsterlijk groot is geworden (groter dan 100 MB of zo), dan is het misschien niet nodig om condenseren. Je hebt geen voordeel, in veel gevallen, door opruimen. En door niet op te ruimen hebt u nog steeds complete gedetailleerde financiële gegevens binnen handbereik.
Het uitvoeren van een opschoning verlaagt niet noodzakelijk de grootte van het QuickBooks-gegevensbestand. Als u echt moet een kleiner gegevensbestand hebben, moet u eerst een opschoningsbewerking uitvoeren en vervolgens een draagbaar QuickBooks-gegevensbestand opslaan en herstellen.
Het andere deel over het opschonen en archiveren van de bedrijfsbestanden van QuickBooks is nog een ander gezond verstand: u moet een archiveringskopie van het QuickBooks-gegevensbestand maken. We raden u aan om aan het einde van het jaar een archiveringskopie te maken nadat u of uw CPA het definitieve jaar nog heeft aangepast. Het is een geweldig idee om een archiveringskopie te maken van het QuickBooks-gegevensbestand dat wordt gebruikt om uw belastingaangifte en financiële overzichten voor te bereiden, omdat u altijd een bepaald nummer op een aangifte of een financieel overzicht kunt uitleggen door naar de archiverende kopie van het gegevensbestand te kijken.
Soms veranderen mensen opzettelijk of per ongeluk oude transacties. Dit betekent dat iemand helaas in een vorig jaar transacties in een QuickBooks-gegevensbestand kan wijzigen. Wanneer die verandering zich voordoet, kan iemand die later naar het QuickBooks-gegevensbestand kijkt misschien niet in staat zijn om een nummer op een belastingaangifte of een financieel overzicht uit te leggen. Als iemand bijvoorbeeld later teruggaat en een transactie in een vorig jaar wijzigt, en die transactie wordt gebruikt om de totale inkomsten voor het jaar te berekenen, kunt u de QuickBooks-gegevens niet langer gebruiken om cijfers over uw belastingaangifte en uw financiële overzichten voor de totale omzet.
Gelukkig kunt u door een archiveringskopie van het QuickBooks-gegevensbestand - het QuickBooks-gegevensbestand dat nummers aan uw belastingaangifte en de financiële overzichten heeft verstrekt - altijd zien welke QuickBooks-transacties een bepaald belastingaangifte ondersteunen nummer of afschriftnummer.
Als u op dit punt nog steeds in de war bent - en het is een beetje lastig - vraagt u uw belastingadviseur of uw CPA over het probleem.Hij kan u uitleggen wat het risico is van een wijziging in de QuickBooks-gegevens die zijn gebruikt om een aangifte of een financiële verklaring op te stellen nadat die aangifte is opgesteld of nadat die financiële overzichten zijn gepubliceerd en verspreid.
