Video: Lightroom tutorial: detailfoto opschonen en de focus leggen 2024
Beslissen wanneer en hoe je je QuickBooks 2012-bedrijfsdossier wilt opruimen of archiveren, is meestal een zaak van gezond verstand. Je eerste overweging zou moeten zijn of je het bedrijfsdossier überhaupt moet condenderen.
Als QuickBooks nog steeds met een redelijke snelheid werkt, als u niet gek wordt vanwege veel ongebruikte items op lijsten, of als het gegevensbestand niet gigantisch groot is geworden (groter dan 100 MB of zo groot), je hoeft niet te condenseren. Je hebt geen voordeel, in veel gevallen, door opruimen. En door niet op te ruimen hebt u nog steeds complete gedetailleerde financiële gegevens binnen handbereik.
Het uitvoeren van een opschoning verlaagt niet noodzakelijk de grootte van het QuickBooks-gegevensbestand. Daarom, als u echt moet een kleiner gegevensbestand hebben, moet u eerst een opschoningsbewerking uitvoeren en vervolgens een draagbaar QuickBooks-gegevensbestand opslaan en herstellen.
Het andere deel over het opschonen en archiveren van de bedrijfsbestanden van QuickBooks is nog een ander gezond verstand: u moet een archiveringskopie van het QuickBooks-gegevensbestand maken. Het is zelfs aan te raden om aan het einde van het jaar nadat u of uw CPA het laatste jaar van de definitieve aanpassingen heeft gemaakt, een archiverende kopie van het QuickBooks-gegevensbestand te maken.
Het is een geweldig idee om een archiveringskopie te maken van het QuickBooks-gegevensbestand dat wordt gebruikt om uw belastingaangifte en financiële overzichten voor te bereiden, omdat u later altijd een nummer op een aangifte of een financieel overzicht kunt uitleggen door te kijken bij de archiveringsexemplaar van het gegevensbestand.
Mensen kunnen opzettelijk of onopzettelijk oude transacties wijzigen. Dit betekent dat iemand helaas in een vorig jaar transacties in een QuickBooks-gegevensbestand kan wijzigen. Wanneer die verandering zich voordoet, is het mogelijk dat iemand die later naar het QuickBooks-gegevensbestand kijkt, misschien niet in staat is om een nummer op een belastingaangifte of een financieel overzicht uit te leggen.
Als iemand bijvoorbeeld later teruggaat en een transactie in een vorig jaar wijzigt, en die transactie wordt gebruikt om de totale inkomsten voor het jaar te berekenen, kunt u de QuickBooks-gegevens niet meer gebruiken om cijfers uit te leggen op uw belastingaangifte en uw financiële overzichten voor de totale inkomsten. Dat is logisch, toch?
Gelukkig kunt u door een archiveringskopie van het QuickBooks-gegevensbestand - het QuickBooks-gegevensbestand dat nummers aan uw belastingaangifte en de financiële overzichten heeft verstrekt - altijd zien welke QuickBooks-transacties een bepaald belastingaangiftegetal of een jaarrekeningnummer ondersteunen.
Als u op dit punt nog steeds in de war bent - en het is een beetje lastig - vraagt u uw belastingadviseur of uw CPA over het probleem.Hij kan u uitleggen wat het risico is van een wijziging in de QuickBooks-gegevens die zijn gebruikt om een aangifte of een financiële verklaring op te stellen nadat die aangifte is opgesteld of nadat die financiële overzichten zijn gepubliceerd en verspreid.
