Video: Grote opruiming & dé kattenbakoplossing // VERBOUWVLOGS #1 2024
Beslissen wanneer en hoe je je QuickBooks bedrijfsdossier wilt opschonen of archiveren is meestal een zaak van gezond verstand. Je eerste overweging zou moeten zijn of je het bedrijfsdossier überhaupt moet condenderen.
Als QuickBooks nog steeds met een redelijke snelheid werkt, als u niet gek wordt vanwege veel ongebruikte items in lijsten, of als het gegevensbestand niet monsterlijk groot is gegroeid (groter dan 100 MB of zo), kunt u niet nodig om te condenseren. In veel gevallen bereikt u geen voordeel door op te ruimen. En door niet op te ruimen hebt u nog steeds complete, gedetailleerde financiële gegevens binnen handbereik.
Het uitvoeren van een opschoning verlaagt niet noodzakelijk de grootte van het QuickBooks-gegevensbestand. Als u dus echt een kleiner gegevensbestand nodig hebt, moet u eerst een opschoning uitvoeren en vervolgens een draagbaar QuickBooks-gegevensbestand opslaan en herstellen.
Hier volgt nog een idee over het opruimen en archiveren van de bedrijfsbestanden van QuickBooks: u moet een archiveringskopie maken van het QuickBooks-gegevensbestand. Maak aan het einde van het jaar een archiverende kopie van het QuickBooks-gegevensbestand, nadat u of uw CPA de laatste aanpassingen aan het jaar hebt aangebracht.
Het is een goed idee om een archiveringskopie te maken van het QuickBooks-gegevensbestand dat wordt gebruikt om uw belastingaangifte en financiële overzichten voor te bereiden, omdat u altijd een bepaald nummer op een aangifte of een financieel memorandum kunt uitleggen door kijken naar de archiveringsexemplaar van het gegevensbestand.
Een van de problemen bij het gebruik van QuickBooks is dat mensen opzettelijk of onopzettelijk oude transacties kunnen wijzigen. Dit betekent dat iemand helaas in een vorig jaar transacties in een QuickBooks-gegevensbestand kan wijzigen. Wanneer die verandering zich voordoet, kan iemand die later naar het QuickBooks-gegevensbestand kijkt mogelijk niet in staat zijn om een nummer op een belastingaangifte of een financieel overzicht uit te leggen.
Als iemand bijvoorbeeld teruggaat en een transactie in een vorig jaar wijzigt en die transactie wordt gebruikt om de totale inkomsten voor het jaar te berekenen, kunt u de QuickBooks-gegevens niet meer gebruiken om cijfers over uw belastingaangifte en uw financiële overzichten voor de totale inkomsten.
Gelukkig kunt u door een archiveringskopie van het QuickBooks-gegevensbestand - het QuickBooks-gegevensbestand dat nummers aan uw belastingaangifte en de financiële overzichten heeft verstrekt - altijd zien welke QuickBooks-transacties een bepaald belastingaangiftegetal of een jaarrekeningnummer ondersteunen.
Als u op dit punt nog steeds in de war bent - en het is een beetje lastig - vraagt u uw belastingadviseur of uw CPA over het probleem.Hij kan u uitleggen wat het risico is dat QuickBooks-gegevens worden gewijzigd die zijn gebruikt om een aangifte of financiële verklaring op te stellen nadat die aangifte is opgesteld of nadat deze financiële overzichten zijn gepubliceerd en verspreid.
