Video: Software Testing Tutorials for Beginners 2024
Wanneer je begrijpt wat archiveren in QuickBooks inhoudt, is het proces vrij eenvoudig. Om het QuickBooks-bedrijfsbestand te condenseren, volgt u deze stappen:
- Kies de opdracht Bestand → Hulpprogramma's → Condensatiegegevens.
QuickBooks geeft het eerste dialoogvenster Condensatiegegevens weer.
- Selecteer het keuzerondje Transacties voor een specifieke datum.
Deze optie vertelt QuickBooks dat u twee dingen wilt doen: maak een archiveringsexemplaar van het QuickBooks-gegevensbestand en werk het werkbestand omlaag zodat het niet zo groot is. QuickBooks verkleint de werkversie van het bedrijfsgegevensbestand door oude, gesloten transacties te verwijderen als u in stap 3 kiest om transacties te verwijderen.
- Geef de datum Transacties vóór verwijderen op.
Voer de datum in het datumvak in om de datum op te geven waarvoor gesloten transacties moeten worden verwijderd. Als u het bestand wilt condenseren door transacties te verwijderen op of vóór 31 december 2016, voert u bijvoorbeeld 1/1/2017 in het datumvak in. U hoeft zich echter niet dwangmatig te voelen over het verwijderen van een hoop gesloten transacties. U verwijdert gesloten transacties alleen als uw QuickBooks-bedrijfsbestand te groot wordt. U kunt eenvoudig werken met een QuickBooks-bedrijfsbestand van 25 MB, 50 MB of zelfs 100 MB (megabytes).
Hoewel u doorgaans een QuickBooks-bestand condenseert door oude, gesloten transacties te verwijderen, maakt de Condense-opdracht ook bestanden zonder transacties en bestanden met alleen een gespecificeerd gegevensbereik van transacties. Als u een bestand wilt maken met lijsten en voorkeuren maar geen transacties, selecteert u het keuzerondje Alle transacties.
Overigens kunt u de optie Alle transacties gebruiken om een bijna leeg bestand te maken dat u opnieuw kunt gebruiken (bijvoorbeeld voor training). Als u een QuickBooks-bestand wilt maken met een bepaald aantal transacties, selecteert u het keuzerondje Transacties buiten een datumbereik en voert u vervolgens de datums in die het bereik boeken in de vakken Voor en Na.
- Klik op Volgende wanneer u klaar bent met opgeven welke transacties QuickBooks moet verwijderen.
QuickBooks geeft het tweede dialoogvenster Condensatiegegevens weer.
- Geef op hoe transacties moeten worden samengevat.
Als u historische transacties wilt samenvatten, gebruikt QuickBooks een tweede dialoogvenster Condensatiegegevens om te vragen hoe historische gegevens moeten worden samengevat: met één overzichtsvermelding, met maandelijkse samenvatting van journaalboekingen of helemaal geen samenvatting. Selecteer het keuzerondje dat overeenkomt met de gewenste samenvattingsmethode.(Meestal gebruikt u de tweede optie - QuickBooks maandelijkse overzichtsjournaalboekingen maken - zodat u nog steeds zinvolle vergelijkende maandelijkse rapporten kunt genereren.)
- Klik op Volgende wanneer u klaar bent met opgeven hoe QuickBooks transacties moet samenvatten.
QuickBooks geeft het derde dialoogvenster Condensatiegegevens weer.
- Geef op hoe voorraadtransacties moeten worden gecondenseerd en klik op Volgende.
Als uw QuickBooks-bestand voorraadtransacties bevat, raadt QuickBooks u aan oude voorraadtransacties te verwijderen. Wanneer QuickBooks het derde dialoogvenster Condensatiegegevens weergeeft, kunt u QuickBooks dit laten doen door het selectievakje Transactiesoverzicht samenvatten (aanbevolen) te selecteren. (Als u geen oude transacties wilt verwijderen, selecteert u het keuzerondje Transactiegegevens voorraad houden.)
Wanneer u op Volgende klikt, gaat u door naar het vierde dialoogvenster Condensatiegegevens, waarin u wordt gevraagd welke transacties als gesloten moeten worden beschouwd.
- Geef op welke transacties moeten worden verwijderd en klik op Volgende.
QuickBooks vraagt om een beetje meer informatie over wat precies een gesloten of oude transactie is die moet worden verwijderd. U schakelt selectievakjes in om aan te geven of transacties vóór de verwijderingsdatum moeten worden verwijderd, zelfs als ze niet zijn gewist, gemarkeerd als Te worden afgedrukt, gemarkeerd als Te verzenden, enzovoort.
Wanneer u op Volgende klikt, gaat u verder met het vijfde dialoogvenster Condensatiegegevens.
- Geef op welke lijst moet worden opgeschoond en klik op Volgende.
Gebruik het vijfde dialoogvenster Condensatiegegevens om QuickBooks te laten weten dat het naast het verwijderen van oude gesloten transacties ook enkele van de lijsten moet opschonen. U kunt selectievakjes inschakelen waarin QuickBooks wordt vermeld om ongebruikte accounts, ongebruikte klanten, ongebruikte verkopers, enzovoort te verwijderen. Door uw lijst op te schonen door ongebruikte lijstitems te verwijderen, verkleint u niet alleen de grootte van het bedrijfsbestand, maar wordt het ook eenvoudiger voor mensen om met de lijst te werken.
Wanneer u op Volgende klikt, geeft QuickBooks het zesde dialoogvenster Condensatiegegevens weer. Het dialoogvenster geeft aan dat het archiveringsproces begint met QuickBooks om een kopie van het gegevensbestand te maken en dat de condensatiebewerking enkele minuten of zelfs meerdere uren in beslag kan nemen.
- Klik op Begin Condense.
QuickBooks begint het proces van condensatie van het gegevensbestand.
- Maak een back-up van het gegevensbestand wanneer daarom wordt gevraagd.
Aan het begin van het condenseproces vraagt QuickBooks u een back-up te maken van het bedrijfsbestand van QuickBooks. Het maken van een back-up van het bedrijfsbestand van QuickBooks als onderdeel van een condenseerbewerking werkt hetzelfde als het maken van een back-up van het bedrijfsbestand van QuickBooks op een ander moment.
Nadat u een back-up hebt gemaakt van het bedrijfsbestand van QuickBooks, slaat QuickBooks een archiefkopie van het bedrijfsbestand op en ruimt dan de werkende versie van het bedrijfsbestand op aan de hand van uw instructies. Nogmaals, zoals opgemerkt in de eerdere stappen, kan het opruimproces slechts enkele minuten duren, of het kan enkele uren duren als uw bestand erg groot is.
