Maak een accountantskopie van het QuickBooks-gegevensbestand - dummies

QuickBooks 2012 maakt het voor accountants gemakkelijker om met clientgegevensbestanden te werken. Uw klant maakt het kopiebestand van de accountant van het QuickBooks-gegevensbestand met behulp van zijn versie van QuickBooks en het echte gegevensbestand en maakt dan een bestand dat de client naar u verzendt (zoals via e-mail of e-mail) of dat Intuit, de maker van QuickBooks, stuurt naar jou.

Dit is wat uw klant moet doen als de client ervoor zorgt dat het bestand naar u wordt verzonden:

1. Kies Bestand> Accountant kopiëren → Clientactiviteiten → Bestand opslaan.

   QuickBooks geeft eerst een bericht weer waarin de klant wordt gevraagd of hij een

   • accountant van het bestand

   • A portable of backup kopie wil van het bestand

   U kunt ook de kopie van een accountant maken door Bestand → Kopiëren maken te kiezen en vervolgens de knop Kopie van accountant te kiezen.

   Een draagbaar bestand is een echte, live kopie van het QuickBooks-gegevensbestand dat enigszins is verkleind, zodat het gemakkelijker is om te verplaatsen (bijvoorbeeld door het bestand per e-mail te verzenden) als een bijlage). Een backup -bestand is een back-up, een tweede kopie van het QuickBooks-bestand dat u maakt (meestal), zodat u een exemplaar van het QuickBooks-gegevensbestand hebt voor het geval er iets slechts gebeurt met het originele QuickBooks-gegevensbestand.

   

2. Selecteer Accountantskopie en klik vervolgens op Volgende om door te gaan.

3. Geef een scheidingsdatum op.

   Wanneer een klant op de knop Volgende klikt om verder te gaan met het maken van de kopie van een accountant, vraagt ​​QuickBooks hem om de scheidingsdatum. Transacties die vóór deze datum vallen, kunnen alleen in de kopie van de accountant worden bewerkt. Transacties die achter deze gegevens vallen, kunnen worden bewerkt in de kopie en van de accountant van de accountant.

4. Klik op Volgende om verder te gaan.

   Er verschijnt nog een bericht waarin de klant wordt verteld dat QuickBooks alle vensters moet sluiten om de kopie van een accountant te maken. QuickBooks kan de client ook vertellen om een ​​schijf in te voegen.

5. Klik op OK en plaats de schijf (indien nodig).

   QuickBooks geeft het dialoogvenster Copy van Save Accountant weer.

   

6. Geef de kopie van de accountant een naam.

   Gebruik het vak Bestandsnaam van het dialoogvenster Copy van de accountant opslaan om een ​​naam te geven aan de kopie van het accountbestand van de QuickBooks. Indien nodig kan de client ook de vervolgkeuzelijst Opslaan in gebruiken om aan te geven waar de kopie van het QuickBooks-gegevensbestand moet worden opgeslagen.

   De client moet onthouden waar de kopie van het account van de accountant wordt opgeslagen. Dit bestand wordt aan de accountant gegeven - via e-mail, snail-mail of op een schijf opgeslagen - zodat de accountant het kan gebruiken.

7. Maak het bestand.

   Nadat de client de kopie van het gegevensbestand van de accountant heeft genoemd en aangeeft waar de kopie van de accountant moet worden opgeslagen, klikt de klant op Opslaan. QuickBooks slaat vervolgens een accountantskopie van het QuickBooks-gegevensbestand op.

   Dit gegevensbestand wordt vervolgens door de client aan de accountant doorgegeven. Met andere woorden, de client moet het bestand snail-mailen of e-mailen.

   Uw e-mailprovider kan de grootte van bijlagen beperken (inclusief QuickBooks-bestanden) die u per e-mail kunt verzenden. Als het formaat iets u schaadt, kunt u het QuickBooks-bestand uploaden naar de Intuit-website door Bestand → Accountant kopiëren → Clientactiviteiten → Verzenden naar boekhouder te selecteren. Intuit stuurt vervolgens uw accountant een bericht met een klikbare link die ze kan gebruiken om het bestand te pakken.

   Accountantkopieën maken gebruik van drie bestandstypen. Het accountantoverdrachtbestand (met de.qbx-bestandsextensie) is wat een client maakt en aan de accountant geeft. De eigenlijke Accountant's Copy (met de. Qba bestandsextensie) is waar de accountant mee werkt nadat hij of zij het Accountant Transfer-bestand heeft geopend. En tot slot is er het Accountant Exportbestand (met de. Qby bestandsextensie).