Factureerbare tijd invoeren in QuickBooks Online - dummies

Uw werknemers kunnen direct voor u werken aan activiteiten die nodig zijn om uw bedrijf te runnen (zoals het voorbereiden van de klant facturen of het invoeren van boekhoudkundige informatie in QuickBooks Online) en ze kunnen ook werk uitvoeren dat rechtstreeks verband houdt met uw klanten. In het laatste geval wilt u mogelijk de tijd bijhouden die medewerkers besteden aan klantgerelateerde projecten en vervolgens uw klanten factureren voor de tijd van uw medewerkers.

Om de tijd te volgen, gebruikt u het venster Tijdactiviteit of het venster Wekelijkse urenstaat; ongeacht het venster dat u gebruikt, volgt QBO de ingevoerde tijd en, wanneer u een factuur voorbereidt voor een klant waarvoor tijd is geregistreerd, vraagt QBO u om de tijd aan de factuur toe te voegen.

U leert tijd in te vullen met behulp van zowel het venster Tijdactiviteit als het venster Wekelijkse urenstaat en u zult zien hoe QBO u vraagt om de factureerbare tijd op de factuur van een klant in te voeren. Houd er rekening mee dat een tijdsinvoer die u naar een klant kunt terugboeken, slim factureerbare tijd is.

Eenmalige activiteit invoeren

Open het venster Tijdsactiviteit met behulp van het menu Create plus (+) bovenaan de QBO. Volg deze stappen:

Klik op de knop Teken met plusteken (+) om het menu Maken te openen.
Klik in de kolom Medewerkers op Eénmalige activiteit.
QBO geeft het venster Tijdactiviteit weer.
Selecteer in de lijst Naam de werknemer of leverancier die het werk heeft uitgevoerd.
Voer de datum in waarop het werk is uitgevoerd.
Selecteer in de lijst Klanten de klant voor wie het werk is uitgevoerd.
Selecteer in de lijst Service de service die is uitgevoerd.
Plaats een vinkje in het Factureerbare vak, dat verandert in het vak Factureren op, en geef een uurtarief.
Als het uitgevoerde werk aan belasting is onderworpen, plaatst u een vinkje in het vak Belastbaar.
Voer in het vak Tijd de hoeveelheid tijd in die aan deze activiteit wordt besteed.
U kunt begin- en eindtijden invoeren, inclusief elke pauzetijd, door het vakje Begin start en eindtijd in te vinken; QBO berekent de tijdsbesteding en geeft deze weer onder het vak Beschrijving.
Voer een beschrijving in van het werk dat standaard op een factuur wordt weergegeven.
U kunt de beschrijving wijzigen nadat u het tijdsbestek voor de factuur hebt toegevoegd.
Klik op Opslaan om het item op te slaan of op Opslaan en Nieuw om een andere tijdactiviteit in te voeren.
Als u op de pijl naast Opslaan en Nieuw klikt, kunt u Opslaan en sluiten kiezen.

Het venster Tijdsactiviteit.

Een tijdregistratie gebruiken om tijd vast te leggen

Als u liever tijd invoert in een rasterindeling waarin de dagen en datums voor een week worden weergegeven, is het weekblad voor u bedoeld.Voer de volgende stappen uit om de tijd in te voeren:

Klik op de knop Maken - het plusteken (+) - om het menu Maken te openen.
Klik in de kolom Medewerkers op Weekblad.
Selecteer de naam van de persoon van wie u de opname maakt.
Selecteer de week waarvoor u de tijd wilt opnemen.
Selecteer in het gedeelte Details een klantnaam, een service-item en geef, indien van toepassing, een beschrijving.
Om de tijd terug naar een klant te factureren, selecteert u het selectievakje Factureerbaar en geeft u een tarief op waarmee u de tijd in rekening kunt brengen.
Vul de tijd in die op de juiste dag is gewerkt.
Klik op Opslaan, Opslaan en Nieuw of klik op de pijl naast Opslaan en Nieuw en selecteer Opslaan en sluiten.

Het weekblad.

Een factureerbare uitgave toevoegen aan een factuur

U kunt op een aantal manieren factureerbare tijditems aan een factuur toevoegen. Als u bijvoorbeeld de pagina van een klant bekijkt, geeft QBO een lijst met openstaande transacties weer. In de kolom Actie van een factureerbare tijdinvoer geeft QBO de knop Startfactuur weer waarop u kunt klikken om een factuur naar de klant te starten en de factureerbare kosten op de factuur op te nemen. Als u de pagina van een klant wilt bekijken, klikt u op Klant in de navigatiebalk en vervolgens op de naam van een klant.

Maar u hoeft niet op zoek te gaan naar factureerbare tijditems. QBO vraagt u om deze toe te voegen aan elke factuur die u maakt voor een klant voor wie factureerbare tijdinvoeren bestaan. Start een factuur (klik in het menu Maken - het plusteken - klik op Factuur) en selecteer een klant. Als de klant factureerbare tijditems heeft, verschijnen deze in het deelvenster aan de rechterkant van het scherm.

Klik op de knop Toevoegen in elke factureerbare tijd die u aan de factuur wilt toevoegen. Of klik op de knop Alles toevoegen boven in het venster aan de rechterkant om alle vermeldingen toe te voegen. QBO voert de informatie over elk factureerbare tijdsinvoer in op een regel op de factuur en vult de service, beschrijving, hoeveelheid, koers en totaalbedrag in. U kunt elke informatie op de regel naar behoefte bewerken. Vul de rest van de factuur in zoals elke andere factuur, voeg andere regels toe die mogelijk niet van toepassing zijn op tijdsinvoer.

Vergeet niet dat u een subtotaal kunt toevoegen voor tijdinvoer, als u dat wilt.