Video: InstallatiePortal: Offerte maken 2024
Een bestelling heeft een eenvoudig doel: het vertelt een verkoper dat u een artikel wilt kopen. In feite is een bestelling een koopcontract.
Veel kleine bedrijven gebruiken geen bestellingen. Maar wanneer ze tot een bepaalde omvang groeien, besluiten veel bedrijven ze te gebruiken, omdat inkooporders permanente records worden van items die u hebt besteld. Bovendien formaliseert het gebruik van inkooporders vaak het aankoopproces in een bedrijf. U kunt bijvoorbeeld besluiten dat niemand in uw bedrijf iets kan kopen dat meer dan $ 100 kost, tenzij ze een bestelling krijgen. Als u alleen inkooporders kunt uitgeven, heeft u de inkoopactiviteiten effectief gecontroleerd via deze procedure.
Volg deze stappen om QuickBooks te gebruiken om bestellingen te maken:
1. Vertel QuickBooks dat u een bestelling wilt creëren door Leveranciers te kiezen -> Aankooporders creëren.
QuickBooks geeft het venster Aankooporders creëren weer.
Houd er rekening mee dat QuickBooks niet weet dat u inkooporders wilt maken als het leveranciersmenu geen opdracht tot bestellen creëert.
2. Gebruik de vervolgkeuzelijst Verkopersmenu om de leverancier te identificeren van wie u het artikel wilt kopen.
De vervolgkeuzelijst met leveranciers geeft een overzicht van alle leveranciers in uw leverancierslijst.
3. (Optioneel) Classificeer de aankoop met behulp van de vervolgkeuzelijst Klasse.
4. (Optioneel) Geef een ander verzendadres op in de vervolgkeuzelijst Verzenden naar.
In de vervolgkeuzelijst Verzenden naar wordt een lijst met al uw klanten, leveranciers en werknemers weergegeven. U selecteert het te verzenden schip door een van deze andere namen te selecteren. Nadat u een item uit de lijst Verzenden naar hebt geselecteerd, vult QuickBooks het vak Aan adres in met de juiste informatie.
Het venster Bestellingen creëren levert een aantal standaard en hopelijk vertrouwde knoppen en vakken: Vorige, Volgende, Afdrukken, Zoeken, Spelling, Geschiedenis en Sjabloon.
5. Bevestig de datum van de bestelling.
In eerste instantie plaatst QuickBooks de huidige systeemdatum in het vak Datum. U moet echter bevestigen dat de datum die QuickBooks invoert als de datum van de bestelling correct is. Dit is de contractdatum. Vaak bepaalt de datum contractuele voorwaarden, zoals het aantal dagen dat het artikel binnen moet worden verzonden.
6. Bevestig het bestelnummer.
Het inkoopordernummer of P. O.-nummer, geeft op unieke wijze het document voor de inkooporder aan. QuickBooks rangschikt opeenvolgende bestellingen voor u en plaatst het volgende nummer in de P.O. Nr. Box. De schatting die QuickBooks maakt over het juiste bestelnummer is meestal correct, maar als dit niet klopt, voert u het vervangingsnummer in.
7. Bevestig de leverancier en verzend naar informatie.
Het leveranciersblok en het verzendblok identificeren de leverancier van wie u het artikel koopt en het verzendadres waarnaar u wilt dat de leverancier de verzending verzendt. Deze informatie moet correct zijn als uw leverancierslijst up-to-date is en u de vervolgkeuzelijst Verzenden naar correct hebt gebruikt om, indien nodig, een alternatief verzendadres te identificeren. Bevestig echter dat de informatie in deze twee adresblokken correct is. Als de informatie niet klopt, repareer deze dan natuurlijk. U kunt adresblokinformatie bewerken door de onjuiste informatie te selecteren en vervolgens opnieuw te typen wat moet worden weergegeven.
8. Beschrijf elk item dat u wilt bestellen.
U gebruikt de kolommen van het venster Inkooporders maken om elk artikel dat u als onderdeel van de aankoop wilt bestellen, gedetailleerd te beschrijven. Elk item gaat op zijn eigen rij. Als u een artikel wilt beschrijven dat u bij de leverancier wilt kopen, geeft u de volgende informatie op:
• Artikel: Met de kolom Artikel kunt u het unieke artikelnummer opnemen voor het artikel dat u wilt kopen. Vergeet niet dat items moeten worden ingevoerd of beschreven in de Itemlijst. Het belangrijkste dat u moet weten over de Itemlijst is dat alles dat u op de factuur wilt weergeven - of, wat dat betreft, op een bestelling - in het artikelbestand moet worden beschreven.
• Beschrijving: De kolom Beschrijving toont de beschrijving voor het item dat u selecteert. U kunt ook het veld Beschrijving bewerken, zodat dit logisch is voor klanten of verkopers.
• Aantal: In de kolom Aantal kunt u de hoeveelheid van het gewenste item identificeren. U voert uiteraard het aantal gewenste items in dit veld in.
• Tarief: In de kolom Tarief kunt u de prijs per eenheid of koers per eenheid voor het artikel invoeren. Merk op dat QuickBooks verschillende labels voor deze kolom gebruikt, afhankelijk van het type bedrijf dat u hebt ingesteld.
• Klant: In de kolom Klant kunt u de klant identificeren voor wie het artikel wordt gekocht.
• Bedrag: De kolom Bedrag geeft het totale verbruik van het artikel weer. QuickBooks berekent het bedrag voor u door de hoeveelheid te vermenigvuldigen met de koers (of prijs). U kunt ook het kolombedrag bewerken. In dit geval past QuickBooks de koers (of prijs) aan, zodat de hoeveelheidstijden altijd gelijk is aan de hoeveelheid.
U moet een beschrijving invoeren van elk artikel dat op de bestelling moet worden vermeld. Dit betekent bijvoorbeeld dat als u zes items van een leverancier wilt bestellen, uw bestelling zes regels moet bevatten.
9. Druk de bestelling af.
U wilt de bestelling afdrukken. Het doel van het vastleggen van een bestelling in QuickBooks is om een formele registratie van een aankoop te maken. U wilt deze bestelbon bijna altijd aan de verkoper doorgeven.De bestelling geeft de verkoper precies aan wat u wilt kopen en de prijs die u bereid bent te betalen. Om de bestelling af te drukken, klikt u op de knop Afdrukken. U kunt inkooporders later ook in een batch afdrukken; om dit te doen, slaat u alle inkooporders op die u wilt maken en kiest u de opdracht Bestand -> Formulieren afdrukken -> Bestellingen.
10. Bewaar de bestelling.
Om uw bestelling op te slaan, klikt u op de knop Opslaan en sluiten of de knop Opslaan & Nieuw. Als u op de knop Opslaan & Nieuw klikt, slaat QuickBooks die bestelling op en geeft een lege versie van het venster Inkooporders opnieuw weer, zodat u een andere bestelling kunt opnemen.
