Hoe lang moet u oude rapporten, kopieën van facturen en andere stukjes boekhoudkundige informatie bewaren? Helaas is er geen eenduidig antwoord op deze vragen. Hier zijn echter enkele dingen om over na te denken:
-
Overweeg of de andere partij bij een transactie ooit de informatie wil hebben. Als u bijvoorbeeld chronisch ruzie maakt met een leverancier over de vraag of u een rekening hebt betaald, is het logisch om die leveranciersrekeningen en alle records van uw betaling vast te houden zolang het argument doorgaat.
Dit betekent dat alle papierwerk dat facturen van leveranciers en betalingen registreert, niet per se hoeft te worden bewaard als u geen probleem ondervindt.
-
Overweeg de vereisten voor belastingberekening. Volgens de wet (veel mensen realiseren dit niet), is een bedrijf vereist om boekhoudkundige gegevens bij te houden om de winst, verliezen, inkomsten en aftrekken van de belastingdienst aan de Internal Revenue Service te melden. Dit betekent dat alles dat u nodig hebt om uw winst te berekenen of elementen van uw berekeningen te onderbouwen, moet worden gehandhaafd.
Er bestaat echter een statuut van beperkingen dat doorgaans drie jaar loopt vanaf de datum waarop u de aangifte voor het laatst hebt ingediend. Dit betekent dat u in de meeste gevallen geen papierwerk hoeft te bewaren dat ouder is dan drie jaar na de aangifte waarop het betrekking heeft. Met andere woorden, als u gegevens van het jaar 2009 hebt en u de belastingaangifte voor het jaar 2009 op 15 maart 2010 hebt ingediend, vóór 16 maart 2013, moet u (in de meeste gevallen) al dat oude papierwerk niet bewaren.
Het statuut van beperkingen dicteert dat je de oude dingen moet kunnen verwijderen. Een waarschuwing is op zijn plaats, want er bestaan een paar uitzonderingen op deze driejarige verjaringstermijn:
-
Als je echt slordig bent geweest en door je slordigheid een bruto inkomen van meer dan 25 procent hebt weggelaten terugkerende shows, het statuut van beperkingen is gelijk aan zes jaar.
-
Als geen aangifte wordt ingediend of een frauduleuze aangifte wordt ingediend, bestaat er geen verjaringstermijn.
-
Staten zonder inkomstenbelastingen (zoals de staat Washington) gebruiken andere regels en kunnen een langere verjaringstermijn hanteren. De staat Washington, bijvoorbeeld, zegt dat het statuut van beperkingen vier jaar loopt, niet drie.
-
-
Overweeg de oude records die u mogelijk in de toekomst nodig heeft om een artikel voor uw belastingaangifte te berekenen. Deze records moeten worden bewaard. Als u bijvoorbeeld 30 jaar geleden een fabriek hebt gekocht, bewaart u die aankooprecords tot 3 (of 6) jaar nadat u de fabriek hebt verkocht.
-
Bedenk dat er in sommige sectoren andere bewaarregels of voorschriften voor het bewaren van documenten bestaan. Als u bijvoorbeeld een arts bent, bewaart u uw oude patiëntendossiers - en dit kan ook patiëntboekhoudingsinformatie bevatten - langer dan slechts drie jaar. Deze andere bewaarregels voor documenten verschillen per branche. Ontdek wat de regels zijn voor uw branche.
-
Houd rekening met het risico dat u te lang vertrouwelijke informatie bewaart. Tot slot, hoewel u alle voorgaande punten overweegt en concludeert dat u uw financiële gegevens voor altijd moet bewaren, moet u er rekening mee houden dat deze aanpak ook risico's oplevert. Hoe meer financiële documentatie u archiveert, hoe gemakkelijker het in sommige gevallen is dat deze informatie verloren raakt of wordt gestolen.
U wilt bijvoorbeeld niet zoveel jaren gegevens bewaren dat u een magazijn in een slecht deel van de stad moet huren om de spullen op te bergen.
Samenvattend, hoe begrijp je deze vage suggesties? Verzin een ruwe schatting van hoe lang je denkt dat je moet vasthouden aan dingen.
Als je niets misdadigs of frauduleus of slordig doet, gooi alles dat ouder is dan vijf jaar. Sorteer documenten die u per jaar kunt weggooien in kaders. Label de vakken met het jaarnummer. Label ook de vakken met een notitie als "Weggooien in 2016", zodat je weet wanneer je dat soort dingen kunt weggooien.
U wilt misschien nog een keer nadenken over het eenvoudig weggooien van financiële gegevens. Wikkel niet uw persoonlijke gegevens of, uiteraard, geen klantrecords weg: vernietig eerst de documenten. Overigens bieden sommige grootwarenhuizen voor kantoorbenodigdheden shreddediensten in winkels tegen redelijke prijzen.
