Mensen vragen soms hoe lang ze oude QuickBooks-rapporten, kopieën van facturen en andere stukjes boekhoudkundige informatie moeten bewaren. Helaas is er niet echt een one-size-fits-all antwoord op dit. Hier zijn echter enkele dingen om over na te denken:
-
Overweeg of de andere partij bij een transactie ooit de informatie wil hebben. Als u bijvoorbeeld chronisch ruzie maakt met een leverancier over de vraag of u een rekening hebt betaald, is het logisch om die leveranciersrekeningen en alle records van uw betaling vast te houden zolang het argument doorgaat.
Dit betekent dat alle papierwerk dat facturen van leveranciers en betalingen registreert, niet per se hoeft te worden bewaard als u geen probleem ondervindt.
-
Overweeg de vereisten voor belastingberekening. Volgens de wet (veel mensen realiseren dit niet), is een bedrijf vereist om boekhoudkundige gegevens bij te houden om de winst, verliezen, inkomsten en aftrekken van de belastingdienst aan de Internal Revenue Service te melden. Dit betekent dat alles dat u nodig hebt om uw winst te berekenen of elementen van uw berekeningen te onderbouwen, moet worden gehandhaafd.
Er bestaat echter een statuut van beperkingen dat doorgaans drie jaar loopt vanaf de datum waarop u de aangifte voor het laatst hebt ingediend. Dit betekent dat u in de meeste gevallen geen papierwerk hoeft te bewaren dat ouder is dan drie jaar na de aangifte waarop het betrekking heeft.
Met andere woorden, als u gegevens van het jaar 2007 hebt en u de belastingaangifte voor het jaar 2007 op 15 maart 2008 hebt ingediend, vóór 16 maart 2011, moet u niet (in de meeste gevallen) al dat oud houden papierwerk. Het statuut van beperkingen dicteert dat je de oude dingen moet kunnen verwijderen.
Een woord van waarschuwing is op zijn plaats, want er bestaan een handvol uitzonderingen op deze driejarige verjaringstermijn:
-
Als je echt slordig bent geweest en door je slordigheid het bruto inkomen buiten beschouwing gelaten van 25 procent van wat je rendement oplevert, is het statuut van beperkingen gelijk aan zes jaar.
-
Als geen aangifte wordt ingediend of een frauduleuze aangifte wordt ingediend, bestaat er geen verjaringstermijn.
-
Staten zonder inkomstenbelastingen (zoals Washington) gebruiken een andere reeks regels en kunnen een langere verjaringstermijn hanteren. Washington, bijvoorbeeld, zegt dat het statuut van beperkingen vier jaar loopt, niet drie.
-
-
Overweeg de oude records die u mogelijk in de toekomst nodig heeft om een artikel voor uw belastingaangifte te berekenen. Deze moeten worden behouden. Als u bijvoorbeeld 30 jaar geleden een fabriek hebt gekocht, bewaart u die aankooprecords tot 3 (of 6) jaar nadat u de fabriek hebt verkocht.
-
Bedenk dat er in sommige sectoren andere bewaarregels of voorschriften voor het bewaren van documenten bestaan. Als u bijvoorbeeld een arts bent, bewaart u uw oude patiëntendossiers - en dit kan ook patiëntboekhoudingsinformatie bevatten - langer dan slechts drie jaar. Deze andere bewaarregels voor documenten verschillen per branche. Ontdek wat de regels zijn voor uw branche.
Hoe vat je deze vage suggesties op? Verzin een ruwe schatting van hoe lang je denkt dat je moet vasthouden aan dingen.
U wilt misschien nog een keer nadenken over het eenvoudig weggooien van financiële gegevens. Misschien wilt u eerst de documenten versnipperen. By the way, sommige groot-box office supply-winkels bieden shredding in-store-diensten voor redelijke prijzen.
