Regels instellen in QuickBooks Online om transacties te accepteren - dummies

QuickBooks Online probeert uw gewoonten te leren terwijl u gedownloade transacties beoordeelt; u kunt het proces helpen door regels voor QBO op te stellen. Wanneer u regels instelt, versnelt u het beoordelingsproces, omdat u effectief QBO vooraf vertelt hoe bepaalde soorten transacties moeten worden behandeld.

Hoe regels werken

Stel bijvoorbeeld dat u gas koopt voor auto's voor zakelijk gebruik van Shell-benzinestations en dat u altijd betaalt met een creditcard die u hebt aangesloten bij een financiële instelling in QBO. In feite wilt u alle transacties op Shell-stations onderbrengen in uw Fuel-onkostenrekening.

U kunt de categorie handmatig aan een van deze transacties toewijzen en wachten tot QBO uw voorkeur "leert", of u kunt een regel voor QBO instellen om te volgen. Wanneer u een regel vaststelt, geeft u informatie op zoals de rekeningen en de soorten transacties (geld erin of weggooien) waarop de regel van toepassing zou moeten zijn.

U kunt een regel maken die van invloed is op alle accounts of een regel die van invloed is op specifieke accounts.

Vervolgens identificeert u criteria waaraan afzonderlijke transacties moeten voldoen voordat QBO op de transacties reageert. Ten slotte bepaalt u welke informatie QBO moet toewijzen aan transacties die aan de criteria voldoen. U kunt bijvoorbeeld een transactietype en een categorie opgeven.

De regels die u instelt, kunnen op twee manieren werken:

• QBO kan uw regel gebruiken om wijzigingen voor te stellen voor gedownloade transacties die u vervolgens beoordeelt en goedkeurt. Of
• U kunt ervoor kiezen om QBO de regel automatisch toe te passen op alle transacties die worden bepaald aan de voorwaarden van de regel en deze transacties aan QBO toe te voegen.

Wanneer u de eerste benadering gebruikt, identificeert QBO op het tabblad Voorcontrole van de pagina Bank- en creditcards transacties waarvoor het een regel vindt en verwacht te zullen toepassen. U kunt deze transacties identificeren omdat ze in de kolom Categorie of Overeenkomst een regelpictogram weergeven.

QBO gebruikt verschillende pictogrammen om transacties te identificeren die zijn gekoppeld aan regels maar die nog niet aan uw bedrijf zijn toegevoegd en transacties die automatisch door regels zijn toegevoegd.

De tweede benadering lijkt misschien riskant, maar dat is het echt niet. Hoewel QBO de regel automatisch toepast, kunt u nog steeds wijzigingen aanbrengen in transacties die QBO automatisch accepteert.

Een regel maken

U stelt elk type regel in - het exemplaar dat wijzigingen aanbeveelt en u moet ze herzien, en degene die automatisch transacties toevoegt op basis van een regel - met dezelfde stappen.Er is maar één stap waar je de dingen anders doet.

1. Transacties kiezen → Bankieren.

   De pagina Bank- en creditcards wordt weergegeven.

2. Klik aan de rechterkant van de pagina op de pijl-omlaag naast de knop Bijwerken en kies Regels beheren.

   QBO geeft de pagina Regels weer.

3. Klik op de knop Nieuwe regel in de rechterbovenhoek van de pagina Regels.

   QBO geeft het dialoogvenster Regel weer.

   

4. Ken de regel toe aan een naam - een naam die voor u betekenisvol is.
5. Bepaal of de regel van toepassing is op geld dat binnenkomt in de QBO of geld dat uit QuickBooks stroomt en selecteer de accounts waarop u de regel wilt toepassen.
6. Gebruik de sectie 'Wanneer een transactie voldoet' om criteria in te stellen die QBO moet gebruiken bij het onderzoeken van gedownloade transacties om te bepalen of de regel daarop moet worden toegepast.

   U kunt meerdere criteria instellen met de knop Regel toevoegen en u kunt opgeven dat een transactie aan alle of aan een van de criteria moet voldoen. Het specificeren van "alles" is strenger en QBO is selectiever over het toepassen van de regel.

   Met de eerste keuzelijst in de sectie kunt u opgeven of QBO de transactiebeschrijving, de banktekst of het transactiebedrag moet vergelijken met een voorwaarde die u hebt ingesteld. Voor degenen die er onderzoek naar doen, verwijst beschrijving (de transactiebeschrijving) naar de tekst die wordt weergegeven in de kolom Beschrijving van de pagina Bank- en creditcards. De optie Banktekst verwijst naar de bankdetailbeschrijving die de bank downloadt; U kunt de Bank Detail-beschrijving bekijken als u op een gedownloade transactie klikt. De Bank Detail-beschrijving verschijnt linksonder van de mutaties die worden bewerkt.

7. Stel onder aan het dialoogvenster Regel de informatie in die u wilt dat QBO wordt toegepast op transacties die voldoen aan de criteria van de regel. U kunt een of meer van de volgende opties selecteren:
   • Selecteer het transactietype dat QBO moet toewijzen aan de transactie.
   • Selecteer de begunstigde en een of meer categorieën die moeten worden toegepast op transacties die voldoen aan de voorwaarden van de regel.
   • Voeg desgewenst een notitie toe aan elke transactie die voldoet aan de voorwaarden van de regel.
   • Schakel het selectievakje Automatisch toevoegen aan mijn boeken in als u wilt dat QBO automatisch transacties toevoegt die voldoen aan de voorwaarden van de regel voor uw bedrijf.

     Dit is de stap "Anders" dan die u vindt in de inleiding van deze stappen. Als u dit selectievakje inschakelt, hoeft u geen transacties goed te keuren waarop QBO deze regel toepast. Maar u kunt altijd wijzigingen aanbrengen in automatisch toegevoegde transacties.

8. Klik op Opslaan.

Nadat u een regel hebt gemaakt, kunt u de kolom Acties van de pagina Regels gebruiken om de regel te kopiëren (zodat u niet vanaf het begin dezelfde regels hoeft te maken) en regels te verwijderen die u niet langer wilt. En als u een regel moet bewerken, klikt u op de knop Bewerken in de kolom Acties om het dialoogvenster Regels opnieuw te openen en wijzigingen aan te brengen.

Accountants, u kunt uw klanten helpen en wat tijd besparen als u regels exporteert en importeert tussen QBO-bedrijven.