Nadat u een accountantsversie van het QuickBooks-gegevensbestand hebt gebruikt om transacties te corrigeren of nieuwe transacties in te voeren, kunt u de wijzigingen exporteren zodat ze later kunnen worden uitgevoerd worden geïmporteerd in het gegevensbestand van de client. Kies hiervoor Bestand → Accountant kopiëren → Wijzigingen weergeven / exporteren voor client.
QuickBooks geeft eerst een venster weer met de wijzigingen die u in de kopie van de accountant hebt aangebracht. Merk op dat u deze lijst kunt afdrukken of een kunt maken. pdf-bestand ervan door op de knop Afdrukken of Opslaan als PDF te klikken.
Als u op de knop Create Change File for Client klikt, geeft QuickBooks het dialoogvenster Exporteren naar account opslaan weer. Dit dialoogvenster werkt als een standaard Windows-dialoogvenster voor het opslaan van een bestand of document. U gebruikt de vervolgkeuzelijst Opslaan in om de locatie van het wijzigingenbestand te identificeren. Gebruik vervolgens het vak Bestandsnaam om het bestand een unieke naam te geven.
Wanneer u op Opslaan klikt, slaat QuickBooks de wijzigingen op die u in een bestand hebt aangebracht. Later importeert u dit bestand of laat u de client dit bestand importeren in het QuickBooks-gegevensbestand.
Als u op de knop Wijzigingen verzenden naar client klikt, geeft QuickBooks het dialoogvenster Wijzigingen van accountant opslaan weer. Dit dialoogvenster verzamelt de informatie die nodig is om de klant een e-mail te sturen met instructies over het importeren van de accountantwijzigingen en een koppeling die de client kan gebruiken om de wijzigingen van de feitelijke accountant op te halen. Een goed ding over deze optie is dat QuickBooks de accountant vertelt wanneer de klant de wijzigingen aanneemt.
U bewaart niet de kopie van het gegevensbestand van uw accountant. Met andere woorden, het exemplaar van de accountant is slechts een tijdelijke kopie van het gegevensbestand dat u gebruikt om een reeks wijzigingen te identificeren en aan te maken die nodig zijn om de records van de klant bij te werken of te corrigeren. Nadat u de wijzigingen hebt aangebracht, exporteert u de wijzigingen naar een bestand met wijzigingen. Vervolgens importeert de klant die wijzigingen.
Als u in de nabije toekomst opnieuw wijzigingen aanbrengt, kunt u een nieuwe - een gloednieuw - accountantskopie maken.
Om te bepalen wanneer u met een exemplaar van een accountant werkt, geeft QuickBooks de tekst tussen haakjes (Accountant's Copy) weer bovenaan het QuickBooks-programmavenster. QuickBooks identificeert ook normale QuickBooks-gegevensbestanden waarvoor accountantkopieën zijn gemaakt door de toevoeging tussen haakjes (Accountant's Copy Exists).
Deze zin verschijnt alleen in de titelbalk van het QuickBooks-programmavenster vanaf het moment dat de client de kopie van de accountant maakt tot het punt waarop de client wijzigingen in de kopie van de accountant invoert.
