Fouten corrigeren met QuickBooks 2005 - dummies

U gebruikt het factuurformulier van QuickBooks om klanten te factureren voor de goederen die u verkoopt. Niemand is perfect, dus je hoeft je niet druk te maken over fouten die je maakt bij het invoeren van informatie op facturen. Als u dit echter wel doet, zijn hier enkele manieren om veelvoorkomende fouten op te lossen.

Als de factuur nog steeds wordt weergegeven op het scherm

Als de factuur nog steeds wordt weergegeven op het scherm, kunt u de cursor verplaatsen naar het vak of de knop die verkeerd is en vervolgens de fout verhelpen. Omdat de meeste stukjes informatie die u invoert in het venster Facturen maken kort en krachtig zijn, kunt u eenvoudig de inhoud van sommige velden vervangen door te typen over wat er al is. Om helemaal opnieuw te beginnen, klikt u gewoon op de knop Wissen. Als u de factuur wilt opslaan nadat u uw wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op Opslaan en nieuw.

Als u een regel in het midden van de factuur wilt invoegen, klikt u met de rechtermuisknop om een ​​snelkoppelingsmenu weer te geven en kiest u Lijn invoegen of Lijn verwijderen in het snelmenu dat verschijnt.

Als de factuur niet wordt weergegeven op het scherm

Als de factuur niet op het scherm wordt weergegeven maar nog niet is afgedrukt, kunt u de knoppen Volgende en Vorige gebruiken om door de facturen te bladeren. Wanneer u de foutmelding krijgt, repareert u de fout eenvoudig zoals beschreven in het vorige gedeelte. Als u een fout maakt bij het vaststellen van de factuur, kunt u op de knop Terugzetten klikken om terug te gaan naar de opgeslagen factuur. De knop Terugzetten vervangt de knop Wissen wanneer u een bestaande factuur bekijkt, dat wil zeggen een factuur die u al hebt opgeslagen.

Als u de factuur hebt afgedrukt, kunt u ook het soort wijziging uitvoeren dat in de voorgaande paragrafen wordt beschreven. U kunt bijvoorbeeld door de facturen bladeren totdat u de ene vindt (nu afgedrukt) die de fout bevat. En u kunt de fout wijzigen en de factuur opnieuw afdrukken. Mogelijk wilt u deze route echter niet gebruiken als u de factuur al hebt verzonden. U kunt overwegen om de factuur te fixeren door een creditnota af te geven (als de originele factuur is overladen) of een andere factuur (als de originele factuur onvoldoende is belast). De reden dat u misschien een creditnota of een andere factuur wilt uitgeven, is dat het leven erg rommelig wordt als u of uw klant meerdere exemplaren van dezelfde factuur rondzweven en verwarring veroorzaken.

Een factuur verwijderen

U kunt ook facturen verwijderen. Procedureel is het eenvoudig om een ​​factuur te verwijderen. U geeft gewoon de factuur weer in het venster Facturen maken en kiest Bewerken -> Factuur verwijderen. Wanneer QuickBooks u vraagt ​​uw verwijdering te bevestigen, klikt u op Ja. Maar lees eerst de volgende paragraaf.U wilt misschien niet de factuur verwijderen …

Hoewel het gemakkelijk is om facturen te verwijderen, is het niet iets dat u nonchalant of voor uw plezier moet doen. Het verwijderen van een factuur is goed als je hem net hebt gemaakt; alleen jij hebt het gezien en je hebt het nog niet afgedrukt. In dit geval hoeft niemand te weten dat u een fout hebt gemaakt. Het is jouw geheim. Maar de rest van de tijd - zelfs als u een factuur hebt gemaakt die u later niet meer nodig hebt - moet u een kopie van de factuur bewaren in het QuickBooks-systeem. Door dit te doen, hebt u een record dat de factuur bestond, waardoor het meestal gemakkelijker is om vragen later te beantwoorden.

"Maar hoe verbeter ik mijn boeken als ik de valse factuur verlaat? " je vraagt. Goede vraag. Als u uw financiële administratie wilt corrigeren voor de factuur die u niet meer wilt tellen, annuleert u eenvoudig de factuur . De factuur blijft in het QuickBooks-systeem, maar QuickBooks telt het niet omdat het de hoeveelheid en hoeveelheid informatie verliest. Goed nieuws - een factuur annuleren is net zo eenvoudig als het verwijderen van een factuur. Geef gewoon de factuur weer in het venster Facturen maken en kies vervolgens Bewerken -> Factuur ongeldig.