GoldMine 8 For Dummies Cheat Sheet - dummies

By Joel Scott

GoldMine-bedrijfssoftware helpt u bij het organiseren van contacten, het bijhouden van activiteiten, het plannen van afspraken, het maken van rapporten en meer. CRM-vaardigheden (klantrelatiebeheer) versterken door GoldMine 8 te beheersen: weet hoe u tabbladen naar uw behoeften kunt verplaatsen, vind contacten (records) in een flits en koppel uw records om relaties tussen uw contacten te bekijken.

Tabbladen verplaatsen in GoldMine

GoldMine 8 CRM-software wordt geleverd met 18 gedefinieerde tabbladen en u zult er meer dan andere gebruiken. Herschik GoldMine-tabbladen door ze omhoog of omlaag te verplaatsen, in volgorde van voorkeur, belang of gebruiksfrequentie.

Voordat u begint met het verplaatsen van uw GoldMine-tabbladen, moet u er echter rekening mee houden dat u ze niet allemaal tegelijkertijd kunt bekijken, tenzij u op de pijl-omlaag links van de weergegeven tabbladen klikt. Vervolgens ziet u een vervolgkeuzelijst met alle beschikbare tabbladen en kunt u zelfs naar elk van deze gebieden navigeren door op een item in de vervolgkeuzelijst te klikken.

Hier zijn twee voorbeelden van tabbladen van Goldmine om kandidaten voor degradatie van het eerste niveau naar het tweede te beschouwen: tabblad

• Samenvatting. Overweeg het verlagen van dit tabblad naar het tweede niveau en vervang het door het tabblad Koppelingen. Het tabblad Koppelingen helpt u bij het bijhouden van alle documenten en bestanden die aan elke record zijn gekoppeld. Waarschijnlijk zult u het tabblad Koppelingen vaker gebruiken dan de standaardtabbladen die standaard worden weergegeven.

• tabblad Verwijzingen. Hoewel u het tabblad Verwijzingen gebruikt, zult u het waarschijnlijk niet zo vaak gebruiken.

Volg deze stappen om een ​​tabblad te degraderen en tegelijkertijd een ander tabblad te promoten.

1. Klik op de pijl-omlaag links van de tabbladen.

   Er verschijnt een vervolgkeuzelijst.

2. Klik op Aanpassen onder aan de lijst.

   Het scherm Display Tabs verschijnt.

3. Markeer het tabblad dat u wilt promoten of degraderen.

   U hoeft het selectievakje links van de tabbeschrijving niet aan te raken. Selecteer de naam van het tabblad en klik vervolgens zo vaak als u wilt op de knop Omhoog of Omlaag. U kunt zien dat het geselecteerde tabblad omhoog of omlaag beweegt terwijl u klikt.

4. Klik op OK als u klaar bent met het herschikken van al uw tabbladen.

   GoldMine brengt u terug naar het hoofdwerkgebied. Uw wijzigingen zijn doorgevoerd.

Deze wijzigingen zijn alleen van toepassing op de huidige aangemelde gebruiker en hebben geen invloed op anderen. Er is hier geen wereldwijde of bedrijfsbrede setting voor.

Als een van de tabbladen u zo erg irriteert dat u ze gewoon wilt verwijderen, kunt u dit doen vanuit het scherm Opties door het selectievakje uit te schakelen naast het tabblad dat u wilt verwijderen.Als u van gedachten verandert, klikt u op de knop Opnieuw instellen om alle oorspronkelijke, standaardinstellingen te herstellen.

2 manieren om records te vinden in een GoldMine-database

Wanneer u GoldMine 8 CRM-software gebruikt, kan het vinden van een record de meest voorkomende taak zijn die u uitvoert. U kunt elke record vinden - ongeacht hoeveel in uw GoldMine-database zijn - met behulp van een eenvoudige zoekopdracht of een gedetailleerdere zoekopdracht.

Met slechts een beetje oefening bespaart u tijd en bouwt u klantrelaties op terwijl u GoldMine aan het werk zet. U moet bijvoorbeeld records opzoeken voor het plannen van activiteiten, het schrijven van notities of het controleren van de geschiedenis van een klant. En elke keer dat de telefoon overgaat, wilt u misschien snel het record van de beller controleren.

De semi-geheime en snelle manier om een ​​GoldMine-record te vinden

Als je elke dag veel telefoongesprekken afhandelt, zijn sommigen misschien van mensen die duidelijk weten wie ze zijn, maar je kunt je niet herinneren wie hij of zij is. Het laatste dat u de mysterieuze verkoper-klant-beller wilt laten weten, is dat u hem of haar niet meer kent. Met GoldMine kunt u snel en stil een klantrecord vinden terwijl u hallo zegt en een praatje maakt.

In de meeste velden op het hoofdscherm kunt u uw muis op een label richten en dubbelklikken, waardoor een bladervenster wordt geopend. Als u bijvoorbeeld dubbelklikt op het label Laatste, verschijnt er een bladervenster, zoals hieronder weergegeven. Dit bladervenster wordt eigenlijk het Zoekcentrum genoemd.

In dit voorbeeldvenster voor browsen ziet u dat de letter "g" in het zoekveld staat, dus vermeldt GoldMine alle accounts met een primaire contactpersoon waarvan de achternaam begint met die letter:

het bladervenster (Search Center) verschijnt, zorg ervoor dat u dubbelklikt op het veld label - niet op het tekstvak waarin u gegevens invoert.

De gedetailleerde manier om in GoldMine te zoeken

Met het zoekcentrum GoldMine 8 kunt u complexe zoekopdrachten uitvoeren, zoals zoeken op meerdere velden tegelijk. U kunt bijvoorbeeld alle accounts in Californië met faxnummers zoeken. U kunt uw zoekopdracht uitbreiden van een eenvoudige zoekopdracht met één veld naar meerdere velden door op de knop Zoeken in de linkerbovenhoek van het GoldMine-scherm te klikken.

Selecteer in het zoekcentrumvenster welke velden moeten worden weergegeven door op de knop Kolommen in de rechterbovenhoek van het zoekcentrum te klikken. Als u dat doet, wordt het onderstaande scherm weergegeven:

De velden afstemmen die u in het Zoekcentrum ziet.

U kunt velden (kolommen) toevoegen aan of verwijderen uit het Zoekcentrum-display door het betreffende veld te markeren en de linker- of rechterpijl in het midden van het scherm te selecteren om de kolom toe te voegen of te verwijderen.

Records koppelen met behulp van het tabblad GoldMine-verwijzingen

Via het tabblad Verwijzingen op het hoofdscherm van GoldMine 8 kunt u de ene record koppelen aan een andere of een record aan vele anderen. Het tabblad Verwijzingen van GoldMine is relationeel, , wat betekent dat een stuk gegevens naar meerdere delen van andere gegevens linkt.

Door een record aan een ander te koppelen, kunt u snel zien wat de relatie tussen twee of meer records kan zijn.Stel bijvoorbeeld dat uw accountant 17 andere klanten naar u heeft doorverwezen. Je bedankt haar en noteert alle verwijzingen in het GoldMine-record van je accountant. Zorgt ervoor dat haar er veel belangrijker uitziet, nietwaar?

Een belangrijke opmerking is dat het tabblad Verwijzingen bidirectioneel is, dus nadat u A hebt gekoppeld aan B, wordt B gekoppeld aan A. De relatie werkt als een tuimelschakelaar. Door te dubbelklikken op een verwijzingslijst wordt het record weergegeven waaraan de verwijzing is gekoppeld. U kunt teruggaan naar het oorspronkelijke record door nogmaals te dubbelklikken op de verwijzingslijst.

In deze afbeelding ziet u twee records die aan elkaar zijn gekoppeld op het tabblad Verwijzingen:

Zelfs als u geen leads hoeft te volgen die u aan dealers hebt gegeven, wilt u misschien het tabblad Verwijzingen gebruiken voor een soort gerelateerde activiteit. Werken met een account dat een consultant (of een accountant of een advocaat) gebruikt, biedt de mogelijkheid om het tabblad Verwijzingen te gebruiken. Een verwijzing is met name handig als deze consultant in andere accounts van u opduikt, en het is ook relevant als u deel uitmaakt van een distributiesysteem op meerdere niveaus.

Ga als volgt te werk om een ​​verwijzingskoppeling te maken:

1. Klik in het hoofdscherm van GoldMine op het tabblad Verwijzingen.

2. Klik met de rechtermuisknop in het gebied onder het tabblad en kies Nieuw in het snelmenu.

   Er verschijnt een venster met alle records in uw database.

3. Dubbelklik op het record waarnaar u een koppeling wilt maken.

   Het dialoogvenster Verwijzings-eigenschappen verschijnt, zodat u de verwijzingsinformatie kunt invoeren. Aan de linkerzijde van het dialoogvenster ziet u de originele record en een leeg referentieveld eronder. Aan de rechterkant van het dialoogvenster staat de vermelding voor de record waarnaar de verwijzing wordt geplaatst. U gebruikt de twee referentievelden (één voor elke record) om aan te geven wat de relatie tussen de twee records is.

Elk van deze twee referentievelden kan een opzoeklijst hebben. Als u van plan bent om uitgebreid gebruik te maken van verwijzingen, moet u deze opzoeklijsten instellen om te zorgen voor enige consistentie in de relaties die u gebruikt.