Omgaan met Payroll met QuickBooks 2003 - dummies

Als u QuickBooks wilt gebruiken voor loonadministratie omdat u geld wilt besparen, niet bang bent voor een beetje papierwerk, of misschien de extra flexibiliteit wilt die het kost om het zelf te doen, moet u zich aanmelden voor een van de QuickBooks-payrolldiensten: Basic Payroll Service of Deluxe Payroll Service.

Als u zich wilt aanmelden voor een van deze services, maakt u zich klaar om te springen op internet. Volg deze stappen:

1. Kies de opdracht Medewerkers -> Payroll instellen.

Of Selecteer Medewerkers in de lijst Navigators en klik vervolgens op het pictogram Payroll instellen.

QuickBooks maakt verbinding met internet en geeft de eerste pagina weer van een webformulier met meerdere pagina's waarmee u de Basic Payroll Service of de Deluxe Payroll Service kunt instellen.

2. Volg de instructies op het scherm.

Hoe is dat voor perfect, pijnloos eenvoudig?

Belastingheffing

U hebt een aantal dingen nodig als u de loonlijst op de juiste manier wilt betalen: een identificatienummer van de werkgever, een identificatienummer van de werkgever van de overheid als u de inkomstenbelastingen van de staat, een identificatienummer voor de werkloosheidsbelasting en sommige W -4 belastingformulieren.

Een werkgevers-ID krijgen

Om een ​​werkgevers-ID-nummer te krijgen, moet u een SS-4-formulier of een aanvraagformulier voor een werkgeversidentificatienummer indienen bij de Internal Revenue Service (IRS). dat je een werkgever-identificatienummer kunt krijgen. U kunt dit formulier verkrijgen bij de IRS of door de IRS te bellen en er om te vragen.

U kunt ook een werkgeversidentificatienummer per telefoon aanvragen en ontvangen. U moet echter nog steeds het SS-4-formulier invullen, zodat u de vragen kunt beantwoorden die de IRS tijdens het korte telefoonaanvraagproces vraagt. (U moet het formulier ook naar de IRS mailen of faxen nadat u uw kleine telefoongesprek hebt gevoerd.)

Medewerkers hun deel laten doen

U moet ook iets anders doen voordat u weet hoe u met al die belastingen moet omgaan - u moet elk van uw werknemers een W-4-formulier laten invullen om u te vertellen welke bestandsstatus zij zullen gebruiken en hoeveel persoonlijke vrijstellingen zij zullen claimen. Raad eens waar je blanco W-4's krijgt? Van uw vriendelijke IRS-agent of de IRS-website.

Uw werknemers betalen

Nadat u zich hebt geabonneerd op de QuickBooks Payroll Service, uw payroll-accounts hebt ingesteld en een werkgever-identificatienummer hebt ontvangen, bent u klaar om iemand te betalen. Dit gedeelte gaat je opfrissen, vooral als je de loonlijst handmatig hebt gedaan. Het proces maakt je hele beslissing om QuickBooks te gebruiken om je payroll de moeite waard te maken. Dit is hoe:

1. Start het payroll-proces door te kiezen voor Medewerkers -> Medewerkers betalen.

Of selecteer Medewerkers in de lijst Navigators en klik op het pictogram Betalende medewerkers. Het venster Select Employees to Pay verschijnt. Als u in deze lijst geen naam ziet waarnaar u op zoek bent, heeft u de werknemer nooit aan uw werknemerslijst toegevoegd.

2. Wijzig alle instellingen die u wilt.

Het is niet nodig om een ​​van de vakjes en knoppen van de Select Employees to Pay-vensters te gebruiken om de manier te wijzigen waarop QuickBooks werkt. Maar u kunt een aantal wijzigingen aanbrengen:

• Als u geen cheques gaat afdrukken - misschien schrijft u ze in of gebruikt u QuickBooks om de boeken te bewaren - laat u het selectievakje Te printen worden geselecteerd.

• Bevestig de bankrekening waarvan de werknemers zijn betaald in de vervolgkeuzelijst Bankrekeningen.

• Normaal gesproken wilt u de optie Enter Hours en Preview Check laten staan ​​voordat u de optie Create geselecteerd heeft, voor het geval dat. Als deze optie is geselecteerd, geeft QuickBooks een overzichtsvoorbeeld weer voor elk salaris dat u maakt. Als u de andere optie selecteert, Check maken zonder voorbeeld met de onderstaande en laatste hoeveelheden maakt, kunt u met QuickBooks niet eerst het werk controleren - QuickBooks maakt alleen de controles.

• Stel de datums voor Check Date en Pay Period Ends juist in.

3. Selecteer de werknemers die u betaalt en klik op de knop Maken.

Als u alle vermelde werknemers betaalt, klikt u op de knop Alles markeren aan de rechterkant van het scherm Selecteer werknemers om te betalen. Als u de werknemers afzonderlijk wilt markeren, klikt u op naast elk in de linkerkolom - de kolom met het vinkje in de kop. Klik vervolgens op de knop Maken om QuickBooks 'conceptversies' te laten maken van elk van de looncontroles die u voor werknemers nodig hebt. QuickBooks geeft vervolgens het venster Voorbeeldbetaling weer als u bij stap 2 hebt aangegeven dat u salariscontroles wilt bekijken. Het venster toont ook de loonbelasting en de bronbedragen die QuickBooks voor u heeft berekend.

4. Vul de payroll-informatie in, indien nodig.

Vul in het vak Inkomsten het aantal uren in dat de persoon heeft gewerkt en pas deze uren zo nodig toe op een klant of een baan. Voer in het vak Overige loonadministratiecommissies provisies, toevoegingen (zoals fooien, bonussen en onkostenvergoedingen), aftrekkingen (zoals vakbondscontributies en 401 (k) -bijdragen) en bedrijfsbijdragen (zoals verzekeringsvoordelen of 401 (k)) in overeenkomende bedragen). U kunt ook het loonartikel of de koers wijzigen of een ander loonartikel toevoegen, als dat nodig is.

Bekijk dit. QuickBooks berekent de bedrijfs- en werknemersbelastingen en het bedrag van de nettocontrole. Als bepaalde informatie niet juist is, klikt u op het bedrag en wijzigt u het door het te verwijderen of door het te vervangen door de juiste informatie.

U kunt ook opmerken dat QuickBooks de totalen zowel voor de huidige cheque als voor het jaar tot heden bewaart.

5. Klik op de knop Maken om de transactie met de cheque vast te leggen.

Nadat u alle loonstrookjes van medewerkers hebt gecontroleerd, keert QuickBooks terug naar het dialoogvenster Selecteer werknemers om te betalen.

6. Druk de cheques af.

U kunt cheques afdrukken vanuit het venster Selecteer werknemers om te betalen door op de knop Betalingstegoeden te klikken.QuickBooks drukt loonstrookjes af, net zoals het regelmatig controleert.