Hoe QuickBooks-bureaubladlijsten converteren naar QuickBooks Online - dummies

Wanneer u werkt met een aantal werkbladen van Desktop QuickBooks, converteren sommige velden naar QuickBooks Online (QBO) maar anderen niet. Dit gedeelte wordt georganiseerd door de QuickBooks-lijst met bureaublad. Er is ook informatie toegevoegd over hoe inventaris werkt in QBO.

Klant en takenlijst

Als het gaat om conversie, vallen de velden in de klant: takenlijst van het QuickBooks-product onder drie categorieën:

• Velden die geconverteerd zijn, zijn klant, bedrijfsnaam, heer / mevrouw. /?, Voornaam, Middelste voornaam, Achternaam, Telefoon, FAX, Alternatieve telefoon, E-mail, Doorverkoopnr., Voorwaarden en Belastingplichtig selectievakje.

• Velden die geconverteerd zijn met uitzonderingen omvatten Bill to Address (behalve Note), Ship To Address (behalve Note), Preferred Payment Method (behalve van QuickBooks 2003 of later), Creditcardinformatie (behalve van QuickBooks 2003 of later), en Opmerking (maximaal 4000 tekens).

• Velden die niet geconverteerd zijn, omvatten Contact, Alt. Contactpersoon, type klant, vertegenwoordiger, prijsniveau, btw-artikel, aangepaste velden, rekening en kredietlimiet. Merk ook op dat inactieve statusklanten als actief worden geconverteerd.

Na de conversie kunt u klanten bewerken om ze inactief te maken.

Bovendien zetten deze Pro Only-velden niet om: taakstatus, begindatum, geprojecteerd einde, einddatum, taakomschrijving en jobtype.

Itemlijst

Bij transacties verschijnen subtotaalitems op afzonderlijke regels met tekst in het veld Memo die aangeeft dat ze een subtotaal zijn.

Groepsitems worden niet geconverteerd; in plaats daarvan wordt elk item in de groep weergegeven op een detailregel en verschijnen regels met nul bedragen aan het begin en aan het einde van de groep om de items te identificeren die deel uitmaakten van de groep. De bovenste regel toont de groepsnaam en de onderste regel toont de groepsbeschrijving.

Omzetbelastinggroepitems worden niet geconverteerd, maar u kunt gecombineerde btw-artikelen instellen in QBO. QBO ondersteunt geen belastingcodes van drie tekens die aan items zijn gekoppeld.

Medewerkerslijst

De informatie in de desktop QuickBooks editie Medewerkerslijst converteert naar QuickBooks Online, maar QBO behoudt alleen de volgende informatie:

• Mr. /Mevrouw.

• Voornaam

• Middenletter

• Achternaam

• Adres

• Afdrukken als

• Telefoon

• Socialezekerheidsnummer

• E-mailadres

• Huurdatum

• Publicatiedatum < Leverancierslijst

De volgende leverancierslijstvelden converteren niet:

Contact

• Alternatieve contactpersoon

• Opmerking

• Inactief

• Leverancier

• Kredietlimiet

• BTW-nummer < 1099 status

• Aangepaste velden

• Voorraad

• QBO ondersteunt basisbehoeften voor inventaris; Als u een servicebedrijf leidt of eindproducten verkoopt, moet QBO in staat zijn om uw voorraadbehoeften te ondersteunen.Voorraadartikelen worden geconverteerd als tweezijdige artikelen in QBO met prijzen en kosten maar zonder hoeveelheden. Zo converteert QuickBooks Online voorraadartikelen en transacties:

QBO maakt nieuwe subartikelen aan, genaamd Voorraadventer en COGS voor elk voorraaditem dat voor een transactie wordt gebruikt. Hoewel de namen van deze subitems impliceren dat ze accounts zijn, zijn ze dat niet. Deze items bevatten dezelfde beschrijving als hun bovenliggende artikel, maar hebben respectievelijk de voorraadactiva-rekening en het COGS-account die aan hen zijn gekoppeld. Conversie gebruikt deze om ervoor te zorgen dat rapporten na de conversie correct zijn.

Na elke voorraadregel op geconverteerde facturen, kassabonnen, creditnota's en op sommige rekeningen, cheques en creditcardtransacties die inventarisitems bevatten, maakt QBO twee nieuwe detailregels met de nieuwe subitems die het voorraadactiva vertegenwoordigen en COGS bedragen.

• Voor onbetaalde of gedeeltelijk betaalde transacties die voorraaditems bevatten, zullen kasbasisrapporten met een COGS-bedrag in QBO verschillen van kasbasisrapporten met een COGS-bedrag in desktop QuickBooks. Kasbasisrapporten voor volledig betaalde voorraadtransacties of niet-voorraadtransacties zullen hetzelfde zijn in QBO en desktop QuickBooks.

• Nadat u de inventaris van een QuickBooks-desktopbedrijf naar QBO hebt geconverteerd, kunt u niet beginnen met het gebruiken van voorraad in QBO. U moet een opschoningsproces doorlopen. U vindt uitstekende informatie over het opschoningsproces in de video 'Problemen met het omzetten van postconversie in QBO oplossen'.

Over het algemeen maakt de conversie de nieuwe subitems tijdelijk, met als enige doel ervoor te zorgen dat uw rapporten correct zijn. Na de conversie vindt u in het Rekeningschema een voorraadrekening geconverteerd vanuit uw QuickBooks-desktopbedrijf. Wanneer u vervolgens de inventaris en het bijhouden van hoeveelheden bij de hand in QBO inschakelt, maakt QBO

een ander

voorraadbeheer aan - die u verder gebruikt terwijl u in QBO werkt. Om de juiste voorraadwaarde van de dollar te bepalen in de voorraadrekening aangemaakt door QBO en om uw voorraaditems de juiste voorraadvoorraad in de toekomst te laten bijwerken - de voorraad die door QBO is gemaakt - moet u elk voorraaditem bewerken (en niet de sub -items gemaakt tijdens conversie) en vul de juiste hoeveelheid bij de hand. Dit proces resulteert in een verdubbeling van uw voorraadwaarde door deze weer te geven in zowel het inventarisatierekeningbestand dat is aangemaakt vanuit uw QuickBooks-desktopbedrijf tijdens de conversie en in het voorraadbeheer dat QBO maakt. Om de te hoge waarde te corrigeren, gebruikt u een journaalboeking die de dollars uit het Desktop Inventory-account van QuickBooks verwijdert.

Maar voordat u de voorraadwaarde corrigeert en nadat u elk item hebt bewerkt, kunt u de subitems die tijdens de conversie zijn gemaakt, verwijderen en verwijderen.

Omdat u het opschoningsproces per item moet uitvoeren, als u honderden voorraaditems heeft, vindt u dit misschien allemaal overweldigend. Als alternatief kunt u ervoor kiezen om de inventaris niet te converteren en in plaats daarvan de instructies in de video te volgen.De video suggereert dat u de itemlijst importeert, maar niet de details voor elk item. Stel in plaats daarvan de details van elk item in QBO in. Voor honderden items zal het importeren van alleen de lijstinformatie waarschijnlijk sneller en schoner zijn.

Er is slechts één nadeel aan het importeren van alleen lijstgegevens: u verliest de historische gegevens die aan uw voorraaditems zijn gekoppeld. Niets weerhoudt u er echter van om uw QBO-desktopbedrijf te behouden voor de momenten dat u die geschiedenis misschien nodig heeft.