Toe te voegen hoe gebruikers in QuickBooks Enterprise Solutions - dummies

Als meer dan één persoon QuickBooks gebruikt, wilt u extra gebruikers instellen. Ga als volgt te werk om gebruikers toe te voegen aan QuickBooks Enterprise Solutions:

1. Kies het Bedrijf → Gebruikers → Gebruikers en rollen instellen.

   QuickBooks geeft het dialoogvenster Gebruiker en Rollen weer. In het dialoogvenster Gebruikers en rollen worden gebruikers geïdentificeerd voor wie de QuickBooks-toegang is ingesteld en welke rollen QuickBooks kunnen hebben bij het gebruik van QuickBooks. De lijst Gebruikers, die wordt weergegeven op het tabblad Gebruikerslijst van het dialoogvenster, geeft ook aan wie op dit moment bij het systeem is aangemeld.

2. Vertel QuickBooks dat u een gebruiker wilt toevoegen door op de knop Nieuw te klikken.

   Wanneer u op deze knop klikt, geeft QuickBooks het dialoogvenster Nieuwe gebruiker weer.

3. Identificeer de gebruiker en geef een wachtwoord op.

   U moet elke gebruiker opgeven voor wie u een gebruikersnaam instelt. Dit doet u door een korte naam in te voeren - misschien de voornaam van de gebruiker - in het vak Gebruikersnaam. Nadat u de gebruiker hebt geïdentificeerd, voert u het wachtwoord van de gebruiker in zowel het tekstvak Wachtwoord als het tekstvak Wachtwoord bevestigen in.

4. Identificeer de rol (len) van de gebruiker.

   Gebruik de keuzelijst Beschikbare rollen om de rollen (of taken) te selecteren die de gebruiker opvult. Voeg vervolgens de geselecteerde rol toe aan de lijst met toegewezen rollen van de gebruiker door op de knop Toevoegen te klikken. Als u een rol van een gebruiker wilt verwijderen, selecteert u de rol in de keuzelijst Toegewezen rollen en klikt u vervolgens op Verwijderen.

   In het vak Beschrijving onder aan het dialoogvenster Nieuwe gebruiker wordt de rol gedetailleerder beschreven, inclusief het type QuickBooks-gebruiker dat doorgaans de geselecteerde rol krijgt toegewezen.

5. (Optioneel) Pas de rollen indien nodig aan.

   U kunt de rollen die u (met de hulp van QuickBooks) toekent, nauwkeuriger instellen. Hiertoe selecteert u het tabblad Rollen van het dialoogvenster Gebruikers en rollen, klikt u op de rol die u wilt wijzigen en klikt u vervolgens op de knop Bewerken.

   Wanneer QuickBooks het dialoogvenster Rol bewerken weergeeft, selecteert u een boekhoudactiviteit of -gebied in de lijst Gebied en Activiteiten en gebruikt u vervolgens de knoppen Gebiedsniveauniveau om op te geven wat een gebruiker met de geselecteerde rol kan doen. U kunt aangeven dat de gebruiker geen toegang mag hebben door het keuzerondje Geen te selecteren.

   U kunt aangeven dat de gebruiker volledige toegang moet hebben door het keuzerondje Volledig te selecteren. Als de gebruiker gedeeltelijke toegang zou moeten hebben, selecteert u de knop Gedeeltelijk en vinkt u vervolgens (indien van toepassing) de vakjes Maken, Wijzigen, Wissen, Afdrukken en Beeldbalans aan. Klik op OK om eventuele wijzigingen in de rollen op te slaan en terug te keren naar het dialoogvenster Gebruikers en rollen.

   U kunt zien welke toegang een rol in eerste instantie heeft door een van de vermeldingen in de lijst Gebied en Activiteiten te selecteren. QuickBooks gebruikt de knoppen en vakjes van het gebiedstoegangsniveau om de huidige instellingen voor de rol te tonen.

   Als algemene regel, als het gaat om boekhoudcontroles, wilt u een minimale hoeveelheid toegang bieden. Als iemand voor het dagelijkse werk geen toegang tot het QuickBooks-gegevensbestand nodig heeft, moet u de knop Geen selecteren.

   Als iemand een beetje toegang nodig heeft - misschien om taakschattingen of facturen voor te bereiden - geeft u alleen die toegang en niets meer.

   Hoe meer mogelijkheden u werknemers of onderaannemers of accountants geeft om in uw boekhoudsysteem te werken, hoe groter het risico dat iemand onbedoeld of opzettelijk fouten in het systeem kan invoeren. En hoe groter de rechten en toegang die u geeft, hoe gemakkelijker u het voor iemand maakt om van u te stelen.

6. (Optioneel) Controleer uw gebruikersrechten.

   Nadat u een gebruiker heeft ingesteld, moet u (voorzichtig) de rechten bekijken die u de gebruiker heeft gegeven. Hiertoe klikt u op het tabblad Gebruikerslijst van het dialoogvenster Gebruikers en rollen, selecteert u de gebruiker en klikt u vervolgens op de knop Machtigingen bekijken.

   Wanneer QuickBooks het dialoogvenster Machtigingen weergeven weergeeft, selecteert u de gebruiker en klikt u vervolgens op de knop Weergeven om het venster Machtigingen bekijken weer te geven, waarin een zeer gedetailleerde lijst wordt weergegeven met wat de gebruiker wel en niet kan doen.

7. (Optioneel) Controleer uw rolaanpassingen.

   Als u wijzigingen in de rechten van een rol aanbrengt, wilt u waarschijnlijk ook die wijzigingen bekijken. Klik hiervoor op het tabblad Rollenlijst van het dialoogvenster Gebruikers en rollen, selecteer de rol en klik vervolgens op de knop Machtigingen bekijken. QuickBooks geeft een andere versie weer van het dialoogvenster Machtigingen bekijken waarin een lijst wordt weergegeven met de rollen die u en QuickBooks hebben ingesteld.

   Selecteer de rol die u wilt beoordelen en klik vervolgens op de knop Machtigingen bekijken. QuickBooks geeft een andere versie van het venster Rechten weergeven weer, met een gedetailleerde lijst van wat iemand met de rol wel en niet kan doen.

8. Nadat u de gebruikers- en rolmachtigingen hebt gecontroleerd, klikt u op Sluiten om geopende vensters te sluiten en klikt u vervolgens op de knop Annuleren of Sluiten om geopende dialoogvensters te sluiten.

   Vanaf dit punt kan de nieuwe gebruiker QuickBooks gebruiken; zijn of haar rechten zijn echter beperkt tot wat u hebt opgegeven.

   Accountants willen vaak de rechten zien die bepaalde gebruikers hebben. Dit is met name het geval als u wordt gecontroleerd door uw CPA als onderdeel van jaarlijkse afsluitingen. (U kunt worden gecontroleerd als de bank bijvoorbeeld gecontroleerde jaarrekeningen wil).

   Het venster Machtigingen weergeven van QuickBooks is een handige manier om deze gegevens online te bekijken en als u een kopie van de machtigingsinformatie wilt afdrukken, heeft u alleen maar nodig Om dit te doen, klik je op de knop Afdrukken van het venster.