Toe te voegen hoe gebruikers in QuickBooks Pro en Premier kunnen worden toegevoegd - dummies

U bent niet beperkt tot het gebruik van slechts één wachtwoord om de toegang tot uw QuickBooks-gegevensbestand te beheren. Met QuickBooks kunt u verschillende wachtwoorden instellen voor het QuickBooks-gegevensbestand. Ga als volgt te werk om extra gebruikers in QuickBooks Pro en QuickBooks Premier in te stellen:

1. Kies Bedrijf> Gebruikers en wachtwoorden instellen → Gebruikers instellen.

   QuickBooks geeft het dialoogvenster Gebruikerslijst weer (niet weergegeven), waarmee gebruikers worden geïdentificeerd waarvoor QuickBooks-toegang is ingesteld en die momenteel bij het systeem zijn aangemeld.

2. Vertel QuickBooks dat u een gebruiker wilt toevoegen door op de knop Gebruiker toevoegen te klikken.

   QuickBooks geeft het eerste dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen weer.

3. Identificeer de gebruiker en geef een wachtwoord op.

   Geef elke gebruiker waarvoor u een wachtwoord opstelt een gebruikersnaam door een korte naam in te voeren - misschien de voornaam van de gebruiker - in het vak Gebruikersnaam. Nadat u de gebruiker hebt geïdentificeerd, voert u het wachtwoord van de gebruiker in zowel het tekstvak Wachtwoord als het tekstvak Wachtwoord bevestigen in.

4. Klik op Volgende om verder te gaan en geef vervolgens aan of u de toegang voor de nieuwe gebruiker wilt beperken.

   Wanneer QuickBooks het tweede dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen toont, geeft u aan of u de toegang en de rechten van de gebruiker wilt beperken. Als u de toegang en rechten wilt beperken ( rechten zijn gewoon de dingen die de gebruiker kan doen), selecteert u het keuzevak Geselecteerde gebieden van QuickBooks. Als u wilt dat de gebruiker iets kan doen, selecteert u het keuzerondje Alle gebieden van QuickBooks. Als u aangeeft dat de nieuwe gebruiker toegang moet hebben tot alle delen van QuickBooks, bent u klaar met het instellen van het gebruikerswachtwoord. U kunt de resterende stappen overslaan.

5. Klik op Volgende om door te gaan en beschrijf vervolgens de toegang tot verkoop- en debiteureninformatie en -taken.

   Nadat u stap 4 hebt voltooid, geeft QuickBooks het derde dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen weer. Dit is de eerste van een reeks dialoogvensters die u door een interview leiden en gedetailleerde vragen stellen over wat voor soort toegang elke gebruiker moet hebben tot een bepaald gebied.

   Wat betreft verkoopactiviteiten, vraagt ​​QuickBooks naar de toegang tot transacties (zoals facturen, creditnota's en debiteureninformatie). U kunt aangeven dat de gebruiker geen toegang mag hebben door het keuzerondje Geen toegang te selecteren. U kunt aangeven dat de gebruiker volledige toegang moet hebben door het keuzerondje Volledige toegang te selecteren. Als de gebruiker gedeeltelijke toegang zou moeten hebben, selecteert u het keuzerondje Selectieve toegang en selecteert u vervolgens een van de selectieknoppen Selectieve toegang: Alleen transacties maken, Transacties maken en afdrukken of Transacties maken en Verslagen maken.

6. Klik op Volgende en beschrijf vervolgens de rechten voor aankopen en crediteuren.

   Nadat u stap 5 hebt voltooid door op Volgende te klikken, geeft QuickBooks het vierde dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen weer. Hiermee kunt u opgeven welke toegang deze nieuwe gebruiker heeft in de gebieden voor aankopen en accounts. U kunt het keuzerondje Geen toegang selecteren. U kunt het keuzerondje Full Access selecteren. Of u kunt een middelpunt selecteren door het keuzerondje Selectieve toegang en een van de hulpknoppen van Selective Access te selecteren. Dezelfde regels voor het instellen van rechten en toegang die van toepassing zijn op het gebied voor aankopen en crediteuren zijn van toepassing op het verkoop- en debiteurengebied.

7. Klik op Volgende en beschrijf vervolgens de resterende gebruikersrechten en toegang.

   Wanneer u op de knop Volgende klikt onder aan elke versie van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen, geeft QuickBooks verschillende andere versies weer van het dialoogvenster dat wordt gebruikt om u te vragen over gebruikersrechten en toegang. Nadat u bijvoorbeeld hebt beschreven welke rechten geschikt zijn voor de gebruiker in het gebied voor aankopen en betalen, vraagt ​​QuickBooks u naar het gedeelte met de betaal- en creditcardgegevens. Vervolgens vraagt ​​hij naar het voorraadgebied. Vervolgens vraagt ​​hij naar de salarisadministratie. Vervolgens vraagt ​​hij naar algemene, gevoelige boekhoudactiviteiten. Tot slot vraagt ​​QuickBooks naar de toegang tot financiële rapportagemogelijkheden.

   U beperkt de rechten in elk van deze andere gebieden op dezelfde manier als voor de verkoop- en debiteurenadministratie en voor de gebieden voor aankopen en accounts. Wees voorzichtig als u door de schermen gaat en het vermogen van de gebruiker beperkt. U wilt dat gebruikers over de nodige rechten beschikken om hun werk te doen, maar u wilt hen geen rechten meer geven dan ze nodig hebben.

8. Geef op of de gebruiker transacties kan wijzigen of verwijderen.

   Nadat u ongeveer zes verschillende versies van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen hebt geopend met vragen over specifieke boekhoudgebieden, geeft QuickBooks de pagina Transacties wijzigen of verwijderen van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen weer doos. Op de pagina Transacties wijzigen of verwijderen kunt u aangeven dat een gebruiker transacties die vóór de sluitingsdatum zijn geregistreerd wel of niet kan wijzigen. Over het algemeen wilt u de mogelijkheden van een gebruiker om transacties te wijzigen of verwijderen te beperken.

9. Klik op Volgende en bekijk uw beslissingen over rechten.

   Wanneer u op Volgende klikt, geeft QuickBooks de definitieve versie weer van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen, dat de gebruikersrechten identificeert die u hebt toegewezen of toegestaan. U kunt dit dialoogvenster gebruiken om de rechten te bekijken die iemand heeft. Als u zich realiseert dat u ten onrechte rechten hebt toegewezen, klikt u op de knop Vorige om terug door de dialoogvensters te gaan naar de map waarin u een fout hebt gemaakt. Wijzig de toewijzing van rechten en klik op de knop Volgende om terug te keren naar het laatste venster van het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen.

10. Klik op Voltooien wanneer u klaar bent met het beoordelen van gebruikersrechten en toegang.

    Vanaf dit punt kan de nieuwe gebruiker QuickBooks gebruiken; zijn of haar rechten zijn echter beperkt tot wat u hebt opgegeven.

    Accountants willen vaak de rechten zien die bepaalde gebruikers hebben. Dit is met name het geval als u wordt gecontroleerd door uw CPA als onderdeel van jaarlijkse afsluitingen. (U kunt worden gecontroleerd als de bank bijvoorbeeld gecontroleerde financiële overzichten wenst.) QuickBooks biedt u geen manier om de informatie af te drukken die wordt weergegeven in het dialoogvenster Gebruikerswachtwoord en toegang instellen. Windows stelt u echter in staat om de toets Print Screen te gebruiken om een ​​schermafbeelding van het QuickBooks-programmavenster en het dialoogvenster Set User Password en Access te maken.

    Druk op Alt + Print Scrn om een ​​schermafbeelding van het dialoogvenster te maken. Hiermee kopieert u een afbeelding van uw scherm naar het Windows Klembord. Open vervolgens Paint door Start → Programma's → Bureau-accessoires → Verf te kiezen. Plak de afbeelding in Paint door op Ctrl + V te drukken. U ziet mogelijk een foutmelding met de tekst: De afbeelding op het klembord is groter dan de bitmap. Wilt u de bitmap vergroten? Klik op Ja. Sla de schermafbeelding op door Bestand → Opslaan als te kiezen. Misschien wilt u op deze manier een schermafbeelding maken om de gebruikerstoegang en rechten voor werknemers vast te leggen.