Hoe leveranciers toevoegen aan uw QuickBooks Leverancierslijst 2015 - dummies

Leveranciers toevoegen aan uw QuickBooks 2015 Leverancierslijst werkt op dezelfde basis als het toevoegen van klanten aan uw klantenlijst. Volg deze eenvoudige stappen om de klus te klaren:

Kies Leveranciers → Leverancierscentrum of klik op het pictogram Leveranciers bovenaan het scherm.

QuickBooks geeft het venster Leverancierscentrum weer. Naast het vermelden van uw leveranciers worden ook de btw-agentschappen vermeld die u hebt geïdentificeerd als onderdeel van het instellen van btw-artikelen.
Klik op de knop Nieuwe leverancier en kies vervolgens de opdracht Nieuwe leverancier in het menu dat verschijnt.

QuickBooks geeft het tabblad Adresinformatie van het venster Nieuwe leverancier weer. U gebruikt dit venster om de verkopers en al hun kleine eigenaardigheden te beschrijven.

Als u op de knop Nieuwe leverancier klikt en de opdracht Meerdere leveranciers toevoegen kiest, geeft QuickBooks een werkblad weer dat u kunt gebruiken om meerdere leveranciers tegelijkertijd te beschrijven.
Voer de naam van de leverancier in.

De cursor staat al in het tekstvak Vendor Name. Het enige dat u hoeft te doen, is de naam van de leverancier in te typen zoals u hem in de Leverancierslijst wilt laten verschijnen. Als u uw leveranciers wilt weergeven op bedrijfsnaam, voert u de bedrijfsnaam in. Als u ze wilt weergeven aan de voor- of achternaam van de verkoper, voert u een van deze namen in.

De lijst zal alfabetisch of numeriek sorteren op basis van de informatie die u in dit veld invoert, niet op basis van de onderstaande informatie.
(Optioneel) Voer de naam van uw contactpersoon in.

Vul de tekstvakken Volledige naam in met de voornaam, middelste begin- en achternaam van het klantcontact. U kunt ook een titel voor de contactpersoon opgeven.
(Optioneel) Voer het telefoon- en e-mailadres van de verkoper in en, indien beschikbaar, het faxnummer en de webadressen.

U kunt de gebruikte labels voor de telefoonnummervakken wijzigen door een andere beschrijving uit hun vervolgkeuzelijst te kiezen. En houd er rekening mee dat het venster ook een Ander 1 tekstvak bevat, zodat je een ander bit van tangentiële informatie kunt opnemen. Misschien het gewicht van het contact.
Voer het adres in waarnaar u cheques zou moeten verzenden.

U kunt de adresgegevens gebruiken die zijn gefactureerd uit en verzonden vanuit de tekstvakken om de adresgegevens van de leverancier op te geven. QuickBooks kopieert de namen van het bedrijf en de contactpersoon naar de eerste regel van het adres, dus u hoeft alleen het straatadres, de stad, de staat en de postcode in te voeren. Druk op Enter om van het einde van de ene regel naar het begin van de volgende regel te gaan.
(Optioneel) Controleer de informatie van het tabblad 'Betalingsinstellingen'.

Klik op het tabblad Betalingsinstellingen om een set met vakken te openen waarmee u het rekeningnummer van de leverancier, de betalingsvoorwaarden van de leverancier, de juiste naam om op de cheque af te drukken en de kredietlimiet kunt vastleggen.

Een accountnummer is vereist als u de online factuurbetaalfunctie van QuickBooks wilt gebruiken om de leverancier te betalen. QuickBooks draagt het rekeningnummer over naar het memoveld van de betalingscontrole.
(Optioneel) Controleer de standaard belastinginstellingen.

U kunt op het tabblad Belastinginstellingen klikken om naar een set met vakken te gaan waarmee u het btw-identificatienummer van de leverancier kunt vastleggen en aan te geven of de verkoper aan het eind van het jaar een belastingaangifte van 1099 informatie van u moet ontvangen.
(Optioneel) Geef de standaardaccounts op die u bij een leverancier kunt gebruiken.

U kunt op het tabblad Accountinstellingen klikken om een korte lijst met accounts weer te geven die QuickBooks zal gebruiken om accountnummervelden in te vullen wanneer u een factuur van de leverancier invoert.
(Optioneel) Klik op het tabblad Aanvullende informatie en categoriseer de leverancier.

Het tabblad Aanvullende informatie biedt aanvankelijk slechts een vervolgkeuzelijst met leverancierstypes die u kunt gebruiken om de leverancier te categoriseren als consultant, serviceprovider, leverancier of belastingkantoor. U kunt echter aangepaste velden toevoegen aan het tabblad door de knop Velden definiëren te gebruiken.
Typ 0 (nul) in het tekstvak Beginbalans.

U wilt meestal niet het bedrag invoeren dat u de leverancier verschuldigd bent; dat doe je later, wanneer je je rekeningen betaalt. Als u echter accrual-base accounting gebruikt voor uw uitgaven (wat alleen betekent dat uw boekhoudsysteem facturen als uitgaven beschouwt wanneer u de rekening ontvangt en niet wanneer u de rekening betaalt), moet u aangeven QuickBooks welke bedragen u leveranciers verschuldigd bent op de conversiedatum.

U kunt dit het gemakkelijkst doen door beginsaldi voor leveranciers in het vak Beginbalans in te voeren terwijl u een leverancier in de leverancierslijst instelt.
Voer de conversiedatum in het veld Datum van in.

Wat u hier trouwens doet, is dat u de datum opgeeft waarop de waarde in het tekstvak Beginbalans correct is.

QuickBooks biedt een tabblad Account Prefill in het venster Nieuwe leverancier. Gebruik dit tabblad om een set onkostennota's op te geven die QuickBooks zal voorstellen op elk moment dat u aangeeft dat u een cheque aan het schrijven bent, een factuur invoert of een creditcardbetaling invoert voor de leverancier.
Sla de leveranciersinformatie op door op OK te klikken.

Met deze stap wordt de leverancier aan de lijst toegevoegd en keert u terug naar het venster Vendor Center.

Als u tegelijkertijd een groot aantal leveranciers aan de leverancierslijst wilt toevoegen, opent u het venster Leverancierscentrum, klikt u op de knop Nieuwe leverancier en kiest u de optie Meerdere leveranciers toevoegen. QuickBooks toont het werkblad Meerdere lijsten toevoegen / bewerken, waarmee u dezelfde informatie kunt verzamelen en bewerken als de vensters van de reguliere leveranciers.

U kunt, als u geneigd bent, dit venster gebruiken om leveranciersinformatie te kopiëren en in een Microsoft Excel-werkmap te plakken.