Een back-up van uw QuickBooks 2011-gegevensbestand maken - dummies

Een uiterst belangrijke taak die u of een collega moet voltooien, is een back-up maken van het QuickBooks-gegevensbestand. Weinig items die op de harde schijf van uw computer zijn opgeslagen, verdienen net zoveel aandacht als het QuickBooks-gegevensbestand. Letterlijk, het QuickBooks-gegevensbestand beschrijft de financiële zaken van uw bedrijf. U wilt absoluut het gegevensbestand niet verliezen.

Gelukkig is het maken van back-ups van het QuickBooks-gegevensbestand vrij eenvoudig. U hoeft slechts drie stappen te voltooien:

1. Kies Bestand → Kopiëren maken.

   QuickBooks toont het dialoogvenster Save Copy or Backup, dat drie opties biedt:

   • Een back-up van uw QuickBooks-bestand opslaan

   • Maak een draagbaar bedrijfsbestand

   • Maak een accountantskopie

2. U wilt sla een back-upkopie op, dus klik op de keuzeknop Back-upkopie en klik op Volgende.

   U kunt een volledig back-upbestand of een draagbaar bedrijfsbestand maken wanneer u het QuickBooks-bestand kopieert. Een draagbaar bedrijfsbestand is kleiner dan een back-upbestand, dus het is handiger om te verplaatsen. U kunt bijvoorbeeld gemakkelijker een draagbaar bedrijfsdossier e-mailen. Het wrijven met draagbare bedrijfsdossiers is dit: QuickBooks moet hard werken om het draagbare bedrijfsdossier naar een klein formaat te scrunchen. QuickBooks moet ook meer werk doen om het bestand later uit te schakelen wanneer u ermee wilt werken.

   Nadat u op Volgende hebt geklikt, wordt het dialoogvenster Save Copy of Backup weergegeven.

   

3. Geef aan of u uw QuickBooks-back-upbestand op uw lokale bedrijfsserver of op een off-road datacenter van QuickBooks wilt opslaan.

   Klik op Lokale back-up om aan te geven dat u de back-up van uw bestand op de harde schijf van uw computer wilt opslaan.

4. Klik op de knop Opties om een ​​back-uplocatie te kiezen.

   

5. Geef op naar welke map of schijflocatie het bestand van het bedrijf moet worden geback-upt.

6. (Optioneel) Selecteer uw back-upopties.

   U kunt ook het dialoogvenster Back-upopties gebruiken om op te geven wanneer QuickBooks u eraan moet herinneren een back-up te maken en hoe QuickBooks een back-up moet maken:

   • Tijdstempels: De datum en tijd van de back-upbewerking toevoegen aan de back-up bestandsnaam, selecteer het selectievakje Datum en tijd van de back-up toevoegen aan de bestandsnaam.

   • Back-upkopieën beperken: Om QuickBooks te vertellen, moet het oude back-upkopieën kwijtraken, selecteert u het selectievakje Het aantal back-upkopieën in deze map beperken en specificeert u hoeveel back-upkopieën u wilt behouden door gebruik te maken van de aangrenzende tekstvak.

   • Back-upherinneringen: Schakel het selectievakje Herinner mij een back-up maken wanneer ik mijn bedrijfsbestand sluit in en het aangrenzende tekstvak om aan te geven dat u eraan herinnerd wilt worden om elke keer, om de andere tijd, een back-up van het QuickBooks-bestand te maken, elke derde keer, enzovoort, dat u QuickBooks sluit.

   • Gegevensverificatie: Gebruik de verificatie-knoppen om QuickBooks te laten weten dat het moet controleren op gegevensintegriteit wanneer het een back-up van uw gegevens maakt.

7. Klik op Volgende wanneer u klaar bent met het opgeven van de back-uplocatie en -opties.

   QuickBooks geeft een dialoogvenster weer waarin wordt gevraagd wanneer u een back-up wilt maken.

8. Bepaal wanneer u een back-up wilt maken.

   Normaal gesproken wilt u een back-up maken wanneer u de opdracht Opslaan kopiëren of Backup kiest. En in dit geval, wanneer QuickBooks het dialoogvenster Save Copy of Backup toont waarin de vraag 'when' wordt gesteld, klikt u op de Nu opslaan-knop. U kunt QuickBooks echter ook vertellen om regelmatig back-ups te plannen volgens een slim schema door de knoppen Nu opslaan en Toekomstige back-ups plannen te kiezen of door de knop Alleen toekomstige back-ups plannen te kiezen.

9. Klik op Voltooien om het dialoogvenster Save Copy or Backup te sluiten.

   Nadat u hebt opgegeven hoe de back-upbewerking zou moeten werken, klikt u op Voltooien. QuickBooks maakt een back-up van het huidige QuickBooks-bedrijfsbestand en bewaart die nieuwe bestandskopie op de back-uplocatie.