Hoe Bill te berekenen voor tijd met QuickBooks 2011 - dummies

Als u QuickBooks 2011 met een servicebedrijf gebruikt, verkoopt u mogelijk meer tijdseenheden dan materiële items. Een advocaat kan bijvoorbeeld uren of gedeeltelijke uren juridisch advies verkopen. QuickBooks biedt twee methoden om de bestede tijd te volgen die als een item op een factuur wordt gefactureerd. U kunt de wekelijkse urenstaat gebruiken, of u kunt tijd opnemen of afzonderlijke activiteiten registreren wanneer u factureert met QuickBooks.

Een wekelijkse urenregistratie gebruiken

Als u de wekelijkse urenregistratiemethode wilt gebruiken, kiest u Klanten → Tijd invoeren → Wekelijkse urenstaat gebruiken. Als u het venster Wekelijkse urenstaat wilt gebruiken, selecteert u de medewerker of leverancier of andere persoon die de service uitvoert in het vak Naam.

Als u de naam van een persoon niet kunt selecteren in het vak Naam, voert u de naam van de persoon in het vak in en geeft u QuickBooks aan wanneer deze wordt gevraagd (lijst van werknemers, leveranciers of andere namen). Nadat u de naam van de persoon die het werk uitvoert hebt toegevoegd, gebruikt u de kolommen van het venster Wekelijkse urenstaat om de klant of taak te beschrijven waarvoor het werk is uitgevoerd.

Timing afzonderlijke activiteiten

Als u serviceactiviteiten wilt opnemen wanneer ze zich voordoen, kiest u Klanten → Tijd invoeren → Tijd / Voer afzonderlijke activiteit in. QuickBooks geeft het venster Tijd / Enter enkele activiteit weer. Vul de gewenste informatie in of selecteer deze:

• Noteer de activiteitsdatum in het vak Datum om een ​​activiteit te timen of te registreren.

• Gebruik het vak Naam om de persoon die de service uitvoert te identificeren.

• Identificeer in de Klant: opdrachtbox de klant of de taak waarvoor de service wordt uitgevoerd.

• Selecteer het juiste service-item in de vervolgkeuzelijst Service-item.

• Selecteer het juiste loonitem in de vervolgkeuzelijst Payroll Item.

• Als u trackingklassen gebruikt, gebruikt u de vervolgkeuzelijst Class om de activiteit te classificeren.

Controleer of het selectievakje Factureerbaar is geselecteerd. Het keuzevakje Factureren wordt weergegeven in de rechterbovenhoek van het venster Tijd / Enter enkele activiteit. Door het Factureerbare vak te selecteren, vertelt u QuickBooks dat het deze record van een factureerbare activiteit moet bewaren voor latere opname op een factuur.

Nadat u deze algemene informatie over de service hebt beschreven of verstrekt, hebt u twee manieren om de tijd die aan de service wordt besteed vast te leggen:

• Handmatig tijd registreren: U kunt de tijd die aan een activiteit wordt besteed handmatig opslaan door de Duurvak om de tijd in te voeren.

• Laat QuickBooks de tijd noteren: U kunt ook QuickBooks hebben om de tijd vast te leggen die u aan de activiteit besteedde. Klik gewoon op de knop Start in het vak Duur wanneer u de activiteit start en klik op de knop Stoppen wanneer u de activiteit stopt.

Nadat u de activiteit die u uitvoert in het venster Tijd / Enter enkele activiteit beschrijft, klikt u op de knop Opslaan en nieuw of op de knop Opslaan en sluiten om de activiteitsinformatie op te slaan.

Inclusief factureerbare tijd op een factuur

Om factureerbare tijd en kosten aan een factuur toe te voegen, maakt u de factuur op de gebruikelijke manier. Nadat u de klant heeft geïdentificeerd en u de tijd of kosten voor de klant heeft bijgehouden, zal QuickBooks u vragen of u een rekening wilt maken voor een van de tijd of kosten. Als u 'Ja' aangeeft, geeft QuickBooks het dialoogvenster Kiesbare facturen en kosten kiezen weer. Het tabblad Tijd van het dialoogvenster Kies factureerbare tijd en kosten geeft elk van de tijden weer die u voor een klant hebt geregistreerd.