Hoe u QuickBooks-bestanden opruimt en comprimeert - dummies

Het archiveringsproces in QuickBooks 2015 is vrij eenvoudig. Wanneer u uw systeem opruimt en archiveert, moet u bestanden condense- ren. Om het QuickBooks-bedrijfsbestand te condenseren, volgt u deze stappen:

1Kies de opdracht Bestand → Hulpprogramma's → Condensatiegegevens.

QuickBooks geeft het eerste dialoogvenster Condensatiegegevens weer.

2Selecteer het keuzerondje Transacties voor een specifieke datum.

Deze optie vertelt QuickBooks dat u twee dingen wilt doen: maak een archiveringsexemplaar van het QuickBooks-gegevensbestand en werk het werkbestand omlaag zodat het niet zo groot is. QuickBooks verkleint de werkversie van het bedrijfsgegevensbestand door oude, gesloten transacties te verwijderen als u in stap 3 kiest om transacties te verwijderen.

3Specificeer de Transactions verwijderen voor datum.

Voer de datum in het datumvak in om de datum op te geven waarvoor gesloten transacties moeten worden verwijderd. Als u het bestand wilt condenseren door transacties te verwijderen op of vóór 31 december 2012, voert u bijvoorbeeld 1/1/2013 in het datumvak in. Houd er echter rekening mee dat u zich niet gedwongen hoeft te voelen om een ​​aantal gesloten transacties te verwijderen.

U verwijdert gesloten transacties alleen als uw QuickBooks bedrijfsdossier te groot wordt. U kunt eenvoudig werken met een QuickBooks-bedrijfsbestand van 25 MB, 50 MB of zelfs 100 MB (megabytes).

Hoewel u doorgaans een QuickBooks-bestand condenseert door oude, gesloten transacties te verwijderen, maakt de opdracht Condense ook bestanden zonder transacties en bestanden met alleen een gespecificeerd gegevensbereik van transacties. Als u een bestand wilt maken met lijsten en voorkeuren maar geen transacties, klikt u op het keuzerondje Alle transacties. Overigens kunt u de optie Alle transacties gebruiken om een ​​bijna leeg bestand te maken dat u opnieuw kunt gebruiken (bijvoorbeeld voor training).

Als u een QuickBooks-bestand wilt maken met een bepaald aantal transacties, klikt u op het keuzerondje Transacties buiten het bereik en voert u vervolgens de datums in die het bereik boeken met de vakken Voor en Na.

4Klik op Volgende wanneer u klaar bent met opgeven welke transacties QuickBooks moet verwijderen.

QuickBooks geeft het tweede dialoogvenster Condensatiegegevens weer.

5Specificeer hoe transacties moeten worden samengevat.

Als u historische transacties wilt samenvatten, gebruikt QuickBooks een tweede dialoogvenster Condensatiegegevens om te vragen hoe het historische gegevens zou samenvatten: met een enkele overzichtsjournaalitem, met maandelijkse samenvatting van journaalboekingen of helemaal geen samenvatting.

Selecteer het keuzerondje dat overeenkomt met de gewenste samenvattingsmethode. (Meestal zou u waarschijnlijk de tweede optie gebruiken die wordt vermeld: QuickBooks maken van maandelijkse overzichtsjournaalboekingen, zodat u nog steeds zinvolle maandelijkse rapporten kunt genereren.

6Klik op Next wanneer u klaar bent met opgeven hoe QuickBooks transacties moet samenvatten.

QuickBooks geeft het derde dialoogvenster Condensatiegegevens weer.

7Geef op hoe voorraadtransacties moeten worden samengevat en klik op Volgende.

Als uw QuickBooks-bestand voorraadtransacties bevat, raadt QuickBooks u aan oude voorraadtransacties te verwijderen. Wanneer QuickBooks het derde dialoogvenster Condensatiegegevens weergeeft, kunt u QuickBooks hiertoe vertellen door de optieknop Vatoptiesoverzicht te selecteren. (Als u geen oude transacties wilt verwijderen, selecteert u de knop Voorraadgegevens voorraad houden.)

Wanneer u op Volgende klikt, gaat u verder naar het vierde dialoogvenster Condense Data (niet weergegeven), waarin u wordt gevraagd welke transacties als gesloten moeten worden beschouwd.

8Specificeer welke transacties moeten worden verwijderd en klik op Volgende.

QuickBooks vraagt ​​om een ​​beetje meer informatie over wat precies een gesloten of oude transactie is die moet worden verwijderd. U schakelt selectievakjes in om aan te geven of transacties vóór de verwijderingsdatum moeten worden verwijderd, zelfs als ze niet zijn gewist, gemarkeerd als Te worden afgedrukt, gemarkeerd als Te verzenden, enzovoort.

Wanneer u op Volgende klikt, gaat u verder met het vijfde dialoogvenster Condensatiegegevens.

9Specificeer elke opschoning van de lijst die moet plaatsvinden en klik op Volgende.

Gebruik het vijfde dialoogvenster Condensatiegegevens om QuickBooks te laten weten dat het naast het verwijderen van oude gesloten transacties ook enkele van de lijsten moet opschonen. U kunt selectievakjes in het dialoogvenster Condensatiegegevens selecteren om QuickBooks te laten ongebruikte accounts, ongebruikte klanten, ongebruikte verkopers, enzovoort verwijderen.

Door uw lijst op te ruimen door ongebruikte lijstitems te verwijderen, verkleint u niet alleen de grootte van het bedrijfsbestand, maar wordt het ook eenvoudiger voor mensen om met de lijst te werken.

Wanneer u op Volgende klikt, geeft QuickBooks de zesde pagina van het dialoogvenster Condensatiegegevens weer.

10 Bevestig uw condensatie- en archiveringsbewerking.

Nadat u hebt beschreven hoe u wilt dat QuickBooks het bedrijfsbestand archiveert en condenseert, geeft QuickBooks het zesde dialoogvenster Condensatiegegevens weer. Het dialoogvenster geeft aan dat het archiveringsproces begint met QuickBooks om een ​​kopie van het gegevensbestand te maken en dat de condensatiebewerking enkele minuten of zelfs meerdere uren in beslag kan nemen.

11Klik beginnen met condenseren.

QuickBooks begint het proces van condensatie van het gegevensbestand.

12Back-up van het gegevensbestand wanneer daarom wordt gevraagd.

Aan het begin van het condenseproces vraagt ​​QuickBooks u een back-up te maken van het bedrijfsbestand van QuickBooks. Het maken van een back-up van het bedrijfsbestand van QuickBooks als onderdeel van een condenseerbewerking werkt hetzelfde als het maken van een back-up van het bedrijfsbestand van QuickBooks op een ander moment.

Nadat u een back-up hebt gemaakt van het bedrijfsbestand van QuickBooks, slaat QuickBooks een archiefkopie van het bedrijfsbestand op en ruimt dan de werkende versie van het bedrijfsbestand op aan de hand van uw instructies. Het opruimproces kan slechts een paar minuten duren, of het kan enkele uren duren als uw bestand erg groot is.