Comprimeert, hoe uw QuickBooks 2012-gegevensbestand - dummies

maakt de Condense-opdracht QuickBooks 2012 een permanente kopie, een archiverende kopie, van het QuickBooks-gegevensbestand. Een archiefkopie van het bedrijfsbestand komt neer op een momentopname van het bedrijfsdossier zoals deze op een bepaald moment bestaat.

Als iemand later een vraag heeft - misschien uw accountant of een federale of staatsaccountant - kunt u de archiefkopie van het gegevensbestand gebruiken om te laten zien hoe het bedrijfsdossier er op een bepaald moment

Nadat je begrijpt waar archivering over gaat, is het vrij eenvoudig. Ga als volgt te werk om het QuickBooks-bedrijfsbestand te condenderen:

Kies de opdracht Bestand → Hulpprogramma's → Condensatiegegevens.

QuickBooks geeft het eerste dialoogvenster Condensatiegegevens weer, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.
Selecteer het keuzerondje Transacties voor een specifieke datum.

Deze optie vertelt QuickBooks dat je twee dingen wilt doen: Maak een archiveringsexemplaar van het QuickBooks-gegevensbestand en skimaleer de grootte van het werkende bedrijfsbestand zodat het niet zo groot is. QuickBooks verkleint de werkversie van het bedrijfsgegevensbestand door oude, gesloten transacties te verwijderen als u in stap 3 kiest om transacties te verwijderen.
Geef de datum Transacties vóór verwijderen op.

Om de datum op te geven waarvoor gesloten transacties moeten worden verwijderd, voert u de datum in het verstrekte datumvak in. Als u het bestand bijvoorbeeld wilt condenseren door transacties te verwijderen op of vóór 31 december 2009, voert u 12/31/2009 in het vak voor de datum in.

Houd er echter rekening mee dat u zich niet gedwongen hoeft te voelen om een aantal gesloten transacties te verwijderen. U verwijdert gesloten transacties alleen als uw QuickBooks-bedrijfsbestand te groot wordt. U kunt eenvoudig werken met een QuickBooks-bedrijfsbestand dat 25, 50 of zelfs 100 MB (megabytes) groot is.

Klik op Volgende wanneer u klaar bent met opgeven welke transacties QuickBooks moet verwijderen. QuickBooks geeft het tweede dialoogvenster Condensatiegegevens weer, zoals getoond in de volgende illustratie.
Geef aan hoe en of QuickBooks de transacties moet samenvatten die het zal verwijderen.

Gebruik het tweede dialoogvenster Condensatiegegevens om aan te geven hoe QuickBooks de transacties moet samenvatten die worden verwijderd. U kunt QuickBooks transacties laten samenvatten met een enkele journaalboeking of een maandelijkse journaalboeking - een keuze die u maakt door de juiste keuzerondje te maken.

Of u kunt de keuzeknop Geen samenvatting samenstellen selecteren om aan te geven dat u niet wilt dat QuickBooks een overzichtsjournaalitem maakt om transacties die worden verwijderd, te vervangen.Klik op Volgende wanneer u klaar bent. QuickBooks geeft het derde dialoogvenster Condensatiegegevens weer (niet weergegeven), waarin wordt gevraagd hoe voorraadtransacties moeten worden gecondenseerd.
Geef aan hoe voorraadtransacties moeten worden gecondenseerd.

Als uw QuickBooks-bestand voorraadtransacties bevat, raadt QuickBooks u aan oude voorraadtransacties te verwijderen. Wanneer QuickBooks het derde dialoogvenster Condensatiegegevens weergeeft, kunt u QuickBooks hiertoe op de hoogte stellen door de optie Voorraadstransacties verwijderen te selecteren. Klik op Volgende om door te gaan naar het vierde dialoogvenster Condensatiegegevens (niet weergegeven), waarin wordt gevraagd welke transacties als gesloten moeten worden beschouwd.
Geef aan welke transacties als gesloten moeten worden beschouwd.

Wanneer u op Volgende klikt om voorbij het dialoogvenster Condensatiegegevens te gaan dat naar voorraadtransacties vraagt, vraagt QuickBooks om wat meer informatie over wat precies een "gesloten" of "oude" transactie is die moet worden verwijderd.

U vinkt de selectievakjes aan om aan te geven of transacties vóór de verwijderingsdatum moeten worden verwijderd, zelfs als ze niet zijn gewist, gemarkeerd als Te worden afgedrukt, gemarkeerd als Te verzenden, enzovoort. En klik vervolgens op Volgende om verder te gaan naar het vijfde dialoogvenster Condensatiegegevens.
Geef op welke lijst moet worden opgeschoond.

Gebruik het vierde dialoogvenster Condensatiegegevens om QuickBooks te vertellen dat het ook enkele van de lijsten moet opruimen. U kunt selectievakjes in het dialoogvenster Condensatiegegevens selecteren. Door uw lijst op te schonen door niet-gebruikte lijstitems te verwijderen, verkleint u niet alleen de grootte van het bedrijfsbestand, maar maakt u het ook eenvoudiger voor mensen om met de lijst te werken.
Klik op Volgende.

QuickBooks geeft de vijfde pagina van het dialoogvenster Condensatiegegevens weer, zoals getoond in de volgende afbeelding.
Bevestig uw condensatie- en archiveringsbewerking.

Nadat u hebt beschreven hoe u wilt dat QuickBooks het bedrijfsdossier archiveert en condenseert, geeft QuickBooks het vijfde dialoogvenster Condensatiegegevens weer. In dit dialoogvenster wordt u gevraagd om uw beslissing om het gegevensbestand te archiveren en te condensen te bevestigen. Gebruik dit dialoogvenster om te bevestigen dat u de gegevens wilt archiveren en condenseren.
Klik op Begin Condense.

QuickBooks begint het proces van condensatie van het gegevensbestand.
Maak een back-up van het gegevensbestand wanneer daarom wordt gevraagd.

Aan het begin van het condenseproces vraagt QuickBooks u een back-up te maken van het bedrijfsbestand van QuickBooks. Het maken van een back-up van het bedrijfsbestand van QuickBooks als onderdeel van een condenseerbewerking werkt hetzelfde als het maken van een back-up van het bedrijfsbestand van QuickBooks op een ander moment.

Nadat u een back-up hebt gemaakt van het bedrijfsbestand van QuickBooks, slaat QuickBooks een archiefkopie van het bedrijfsbestand op en ruimt dan de werkende versie van het bedrijfsbestand op aan de hand van uw instructies. Nogmaals, zoals opgemerkt in de eerdere stappen, kan het opruimproces slechts enkele minuten duren of kan het enkele uren duren als uw bestand erg groot is.