Te condenseren Hoe uw QuickBooks 2013-gegevensbestand te condenseren - dummies

De Quickdowns 2013 Condense-opdracht maakt een permanente kopie, een archiefkopie , van het QuickBooks-gegevensbestand. Een archiveringsexemplaar van het bedrijfsbestand komt neer op een momentopname van het bedrijfsbestand zoals het op een bepaald moment bestaat.

Als iemand later een vraag heeft - misschien uw accountant of een federale of staatsaccountant - kunt u de archiefkopie van het gegevensbestand gebruiken om te laten zien hoe het bedrijfsdossier er op een bepaald moment uitzag.

Nadat je begrijpt waar archivering over gaat, is het vrij eenvoudig. Om het QuickBooks-bedrijfsbestand te condenseren, volgt u deze stappen:

1. Kies de opdracht Bestand → Hulpprogramma's → Condensatiegegevens.

   QuickBooks geeft het eerste dialoogvenster Condensatiegegevens weer, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

   

2. Selecteer het keuzerondje Transacties voor een specifieke datum.

   Deze optie vertelt QuickBooks dat je twee dingen wilt doen: maak een archiveringsexemplaar van het QuickBooks-gegevensbestand en werk naar beneden bij het formaat van het werkende bedrijfsbestand zodat het niet zo groot is. QuickBooks verkleint de werkversie van het bedrijfsgegevensbestand door oude, gesloten transacties te verwijderen als u in stap 3 kiest om transacties te verwijderen.

3. Geef de datum Transacties vóór verwijderen op.

   Om de datum op te geven waarvoor gesloten transacties moeten worden verwijderd, voert u de datum in het verstrekte datumvak in. Als u het bestand wilt condenseren door transacties te verwijderen op of vóór 31 december 2010, voert u bijvoorbeeld 1/1/2011 in het datumvak in.

   Houd er echter rekening mee dat u zich niet gedwongen hoeft te voelen om een ​​aantal gesloten transacties te verwijderen. U verwijdert gesloten transacties alleen als uw QuickBooks-bedrijfsbestand te groot wordt. U kunt eenvoudig werken met een QuickBooks bedrijfsdossier dat 25MB, 50MB of zelfs 100MB (megabytes) is.

   Klik op Volgende wanneer u klaar bent met opgeven welke transacties QuickBooks moet verwijderen. QuickBooks geeft het tweede dialoogvenster Condensatiegegevens weer, zoals getoond in de volgende illustratie.

   

4. Geef op hoe voorraadtransacties moeten worden gecondenseerd.

   Als uw QuickBooks-bestand voorraadtransacties bevat, raadt QuickBooks u aan oude voorraadtransacties te verwijderen. Wanneer QuickBooks het tweede dialoogvenster Condensatiegegevens weergeeft, kunt u QuickBooks hiertoe vertellen door de keuzeknop Voorraadtransacties verwijderen te selecteren. (Als u geen oude transacties wilt verwijderen, selecteert u de knop Voorraad-mutaties behouden.) Klik op Volgende om door te gaan naar het derde dialoogvenster Condense-gegevens (niet getoond), waarin wordt gevraagd welke transacties als gesloten moeten worden beschouwd.

5. Geef aan welke transacties als gesloten moeten worden beschouwd.

   Wanneer u op Volgende klikt, vraagt ​​QuickBooks om wat meer informatie over wat precies een gesloten of oude transactie is die moet worden verwijderd. U schakelt selectievakjes in om aan te geven of transacties vóór de verwijderingsdatum moeten worden verwijderd, zelfs als ze niet zijn gewist, gemarkeerd als Te worden afgedrukt, gemarkeerd als Te verzenden, enzovoort. En dan klikt u op Volgende om verder te gaan naar het vierde dialoogvenster Condensatiegegevens.

   

6. Geef op welke lijst moet worden opgeschoond.

   Gebruik het vierde dialoogvenster Condensatiegegevens om QuickBooks te laten weten dat het ook enkele van de lijsten moet opruimen. U kunt bijvoorbeeld selectievakjes in het dialoogvenster Condensatiegegevens selecteren.

   Door uw lijst op te ruimen door ongebruikte lijstitems te verwijderen, verkleint u niet alleen de grootte van het bedrijfsbestand, maar wordt het ook eenvoudiger voor mensen om met de lijst te werken.

7. Klik op Volgende.

   QuickBooks geeft de vijfde pagina van het dialoogvenster Condensatiegegevens weer, zoals in de volgende illustratie wordt getoond.

   

8. Bevestig uw condensatie- en archiveringsbewerking.

   Nadat u hebt beschreven hoe u wilt dat QuickBooks het bedrijfsdossier archiveert en condenseert, geeft QuickBooks het vijfde dialoogvenster Condensatiegegevens weer. In dit dialoogvenster wordt u gevraagd om uw beslissing om het gegevensbestand te archiveren en te condensen te bevestigen. Gebruik dit dialoogvenster om te bevestigen dat u de gegevens wilt archiveren en condenseren.

9. Klik op Begin Condense.

   QuickBooks begint het proces van condensatie van het gegevensbestand.

10. Maak een back-up van het gegevensbestand wanneer daarom wordt gevraagd.

    Aan het begin van het condenseproces vraagt ​​QuickBooks u een back-up te maken van het bedrijfsbestand van QuickBooks. Het maken van een back-up van het bedrijfsbestand van QuickBooks als onderdeel van een condenseerbewerking werkt hetzelfde als het maken van een back-up van het bedrijfsbestand van QuickBooks op een ander moment.

    Nadat u een back-up hebt gemaakt van het bedrijfsbestand van QuickBooks, slaat QuickBooks een archiefkopie van het bedrijfsbestand op en ruimt dan de werkende versie van het bedrijfsbestand op aan de hand van uw instructies. Nogmaals, zoals opgemerkt in de eerdere stappen, kan het opruimproces slechts enkele minuten duren of kan het enkele uren duren als uw bestand erg groot is.