Een Word 2010-samenvoegingsbrief maken en afdrukken - dummies

In Word 2010 betekent voor het samenvoegen van e-mail het openen van een enkel Word-document, roeren in een lijst met namen en andere informatie en vervolgens combineren (samenvoegen) van alles. Het meest voorkomende aan mail-merge is de standaard, irritante standaardbrief die u vervolgens kunt afdrukken en verzenden.

1Start een nieuw, leeg document.

U kunt de sneltoets Ctrl + N gebruiken.

2Klik op het tabblad Mailings in de groep Start Mail Merge en kies Start Afdruk samenvoegen → Letters.

Typ de letter. U typt alleen de gemeenschappelijke delen van de letter, de tekst die niet verandert voor elke kopie die u afdrukt.

3Typ de velden die u nodig hebt in HOOFDLETTERS.

U hoeft deze info niet in HOOFDLETTERS te typen, maar hiermee kunt u gemakkelijk de tekst vinden die moet worden vervangen of aangepast in uw document. Gebruik korte, beschrijvende termen.

4 Sla het hoofddocument op.

U kunt opslaan met de sneltoets Ctrl + S.

5Op het tabblad Verzendingen selecteert u in de groep Afdruk samenvoegen Selecteer geadresseerden → Nieuwe lijst typen.

Als deze optie niet beschikbaar is, hebt u het hoofddocument niet correct gemaakt. Anders ziet u het dialoogvenster Nieuwe adreslijst.

Word gaat ervan uit dat je een tiental velden nodig hebt voor je mail merge, wat onzinnig is maar een nummer waarmee je te maken hebt. Dus de volgende stappen verwijderen de velden die u niet nodig hebt in uw document en vervangen deze door de velden die uw document nodig heeft.

6Klik op de knop Kolommen aanpassen.

Het dialoogvenster Adreslijst aanpassen wordt weergegeven, met de velden die u van Word verwacht. Zo'n dwaasheid kan niet worden getolereerd.

7Selecteer een veld dat u niet nodig hebt en klik op de knop Verwijderen.

Er verschijnt een bevestigingsvenster.

8Klik op Ja in het bevestigingsdialoogvenster.

Het dialoogvenster wordt gesloten en het onnodige veld verdwijnt.

9Herhaal de stappen 8 en 9 voor elk veld dat u niet nodig hebt.

Na het verwijderen van de overtollige velden, is de volgende stap om de velden toe te voegen die u nodig hebt - indien aanwezig.

10Klik op de knop Toevoegen om een ​​veld toe te voegen dat nodig is in uw document.

Het dialoogvenster Voeg veld toe komt in beeld.

11Typ de veldnaam en klik op de knop OK.

Geef het veld een naam om de soort informatie erin weer te geven; bijvoorbeeld Shark Bite Location.

12 Herhaal stap 11 en 12 voor elk nieuw veld dat u nodig hebt in uw hoofddocument.

Bekijk de lijst als u klaar bent. Het moet overeenkomen met de lijst met ALL CAPS-velden in uw document (als u ervoor kiest om ze te maken). Maakt u zich geen zorgen als dit niet het geval is. U kunt later velden toevoegen, maar het kost meer tijd.

13Klik op OK.

U ziet nu aangepaste velden verschijnen als kolomkoppen in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst.

Nu bent u klaar om de lijst met ontvangers in te vullen.

14Typ de gegevens van de record.

Typ de informatie die geschikt is voor elk veld: een naam, een titel, een favoriete sushi-plek of de planeet van herkomst, bijvoorbeeld.

15Druk op Tab om naar het volgende veld te gaan.

Nadat u het laatste veld hebt ingevuld, wilt u waarschijnlijk nog een record toevoegen.

16Als u een nieuwe record wilt toevoegen, drukt u op de Tab-toets na het invoeren van het laatste veld.

Wanneer u op de tabtoets drukt in het laatste veld van een record, wordt automatisch een nieuw record gemaakt en toegevoegd op de volgende regel.

17Herhaal stap 15 tot en met 17 totdat u alle gewenste records hebt ingevoerd.

Blijf gegevens invullen!

18Bekijk uw werk als u klaar bent.

U kunt elk veld in een record bewerken door het met de muis te selecteren.

19Klik op OK.

Er verschijnt een speciaal dialoogvenster Opslaan als waarin u de lijst met ontvangers kunt opslaan.

20Typ een naam voor de adreslijst.

Beschrijvende namen zijn het beste. Je zou immers dezelfde lijst met ontvangers opnieuw kunnen gebruiken.

21Klik op de knop Opslaan.

U keert terug naar uw document. De volgende stap in uw e-mail samenvoegen is het roeren van de velden van de ontvangerslijst in het hoofddocument.

22Selecteer een veldplaatsaanduiding in het hoofddocument.

Als u tijdelijke aanduidingen voor AL CAPS hebt gebruikt om velden in uw document in te voegen, moet u ze gemakkelijk kunnen vinden.

23Klik op de opdrachtknop Veld samenvoegveld invoegen.

Het menu Veld samenvoegveld invoegen wordt weergegeven, waarbij velden worden weergegeven op basis van de ontvangerslijst die is gekoppeld aan het hoofddocument.

24Kies het juiste veld dat u in uw tekst wilt invoegen.

Als u bijvoorbeeld de tekst EERST in uw document vervangt door een Eerste veld, kiest u het veld Eerste in het menu Samenvoegveld invoegen. Het veld wordt ingevoegd in uw document en vervangt de tekst ALL CAPS.

25Ga voort met het toevoegen van velden totdat het document compleet is.

Herhaal de stappen 23 tot en met 25 om alle velden in uw document te plakken.

26 Sla het hoofddocument op.

De meest gebruikte bestemming voor samengevoegde documenten is de printer. Het afdrukproces is vrij eenvoudig.

27Kies Voltooien en samenvoegen → Documenten afdrukken.

Het dialoogvenster Samenvoegen tot printer verschijnt, van waaruit u de af te drukken records kunt kiezen.

28Kies Alles om uw volledige document af te drukken.

U kunt ook opgeven welke records moeten worden afgedrukt.

29Klik op OK.

Het dialoogvenster Traditioneel afdrukken wordt weergegeven.

30Klik op de knop OK.

Uw documenten worden afgedrukt.

31 Sla uw document op en sluit het.

Phew! Uw mail merge-reis is voltooid.