Hoe u een aangepast factuurformulier kunt maken in QuickBooks 2010 - dummies

Hoewel u een vooraf gedefinieerde factuursjabloon voor uw facturen kunt kiezen, geeft QuickBooks 2010 u meer flexibiliteit dan dat. U kunt ook aangepaste sjablonen voor facturen maken om een ​​factuur te ontwerpen die er precies uitziet zoals u dat wilt.

1Kies klanten → Facturen maken.

Het venster Facturen creëren verschijnt.

2Klik op de knop Aanpassen.

QuickBooks geeft het venster QuickBooks aanpassen weer.

3Klik op de knop Gegevensindeling aanpassen.

Als u op de knop Gegevensindeling aanpassen klikt, zou QuickBooks het dialoogvenster Basisaanpassing moeten weergeven.

U kunt ook op de knop Nieuw ontwerp maken klikken om naar een website te gaan die u doorloopt voor een volledig grafische ontwerpsessie voor het factuurformulier. Volg gewoon de instructies van de website, die op de webpagina's verschijnen.

4Klik op de knop Sjablonen beheren.

Het dialoogvenster Sjablonen beheren verschijnt.

5Selecteer de factureringssjabloon die u wilt aanpassen.

QuickBooks levert in eerste instantie een aangepaste factureringssjabloon en een financiële inkoopsjabloon die u kunt aanpassen.

U kunt ook een van de bestaande sjablonen selecteren en vervolgens op Kopiëren klikken om een ​​van deze sjablonen te maken en vervolgens aan te passen met behoud van het origineel.

6Klik op OK.

QuickBooks sluit het dialoogvenster Sjablonen beheren en keert terug naar het dialoogvenster Basisaanpassing.

7Klik om het logo te gebruiken op uw facturen op het selectievakje Logo gebruiken.

QuickBooks geeft het dialoogvenster Afbeelding selecteren weer.

8Selecteer het grafische afbeeldingsbestand dat uw logo toont in het dialoogvenster Afbeelding selecteren.

Het dialoogvenster Afbeelding selecteren werkt als een standaard Windows-dialoogvenster voor openen van bestanden.

9Als u kleur wilt toevoegen aan uw facturen, selecteert u het kleurenschema dat u wilt gebruiken in de vervolgkeuzelijst Kleurenschema selecteren en klikt u vervolgens op de knop Kleurenschema toepassen.

Voeg alleen kleur toe als u een kleurenprinter heeft en het maakt u niet uit als u een klein fortuin uitgeven aan gekleurde inkt.

10Als u het lettertype wilt wijzigen, selecteert u het gewenste stukje tekst in de keuzelijst Lettertype wijzigen in en klikt u op de knop Lettertype wijzigen.

QuickBooks geeft het dialoogvenster Voorbeeld weer.

11Gebruik de opties Lettertype, Tekenstijl en Grootte van het dialoogvenster Voorbeeld om aan te geven hoe het geselecteerde tekstitem eruit zou moeten zien.

Het dialoogvenster Voorbeeld bevat een Voorbeeldvak dat laat zien hoe uw lettertype verandert.

12Klik op OK als u uw specificatie van het lettertype hebt voltooid.

Het dialoogvenster Voorbeeld wordt gesloten.

13Selecteer in het gedeelte Bedrijf en transactie-informatie van het dialoogvenster Basisaanpassing de selectievakjes die overeenkomen met de informatie die u wilt opnemen.

Als u wilt dat de bedrijfsnaam op het factuurformulier verschijnt - dit betekent dat u geen briefhoofden of voorgedrukte factuurformulieren gebruikt - schakelt u het selectievakje Bedrijfsnaam in.

14 (Optioneel) Klik op de knop Aanvullende aanpassingen.

Als de knop Aanvullende aanpassing niet wordt weergegeven onder aan het dialoogvenster Basisaanpassing - en in sommige versies van QuickBooks niet - klik dan op de knop Annuleren.

QuickBooks geeft het dialoogvenster Aanvullende aanpassing weer. U kunt het dialoogvenster Aanvullende aanpassing niet gebruiken als u met een van de standaardfactuursjablonen werkt - alleen als u met een kopie werkt. Daarom kan QuickBooks u vragen een kopie van een factuurtemplate te maken.

15Kop het tabblad Koptekst de informatie op die u wilt weergeven in het bovenste gedeelte van het venster Facturen maken en in het bovenste gedeelte van een werkelijk afgedrukt factuurformulier.

Deze informatie bevat het factuurnummer, de factuurdatum en de factuur- en verzendinformatie.

16Gebruik de selectievakjes Standaard titel om op te geven of de formuliertitel moet worden weergegeven op de schermversie van de factuur en op de gedrukte versie van de factuur.

De schermversie wordt weergegeven in het venster Facturen maken.

17Voer in het tekstvak Standaardtitel de formuliertitel in.

Typ de beschrijvende tekst die u boven aan uw facturen wilt weergeven.

18Gebruik de selectievakjes Datum om op te geven of de datum op het scherm moet verschijnen en druk versies van de factuur af.

Vermeld ook welk label moet worden gebruikt om de factuurdatum te beschrijven.

19Klik op het tabblad Kolommen van het dialoogvenster Aanvullende aanpassing.

Het tabblad Kolommen wordt geopend.

20Specificeer welke kolommen u wilt weergeven door selectievakjes in te schakelen en beschrijvende labels in te voeren in de titeltekstkaders.

Gebruik de selectievakjes Schermen en Afdrukken om aan te geven of een bepaald stuk kolomniveau-informatie moet worden weergegeven als een kolom in het venster Facturen maken of op de werkelijk gemaakte factuur.

21Plaats de kolommen in de gewenste volgorde door waarden in te voeren in de tekstvakken Itembestelling.

Als het itemnummer of de code bijvoorbeeld in de eerste kolom aan de linkerkant staat, voert u de waarde 1 in het tekstvak Itembestelling in.

22 (Optioneel) Klik op het tabblad Prog Cols.

Op dit tabblad kunt u informatie toevoegen en verwijderen, zoals het bestelde bedrag, het eerder gefactureerde bedrag en eventuele nabestellingen.

23Klik op het tabblad Voettekst.

Op dit tabblad kunt u opgeven welke informatie wordt weergegeven op het venster Facturen maken onder het kolommengebied en op de daadwerkelijk afgedrukte factuur onder het kolommengebied.

24Als u een klein beetje voettekstinformatie wilt weergeven, schakelt u het selectievakje Scherm en het selectievakje Afdrukken in; om het stukje tekst dat QuickBooks gebruikt te wijzigen, bewerkt u de inhoud van het titeltekstvak.

De voettekstinformatie omvat een klantboodschap, het factuurtotaal, betalingen en kredietinformatie, een balansveld en (optioneel) een langer tekstvak.

25Klik op het tabblad Afdrukken.

Op dit tabblad kunt u bepalen hoe QuickBooks facturen afdrukt die de sjabloon gebruiken die u hebt aangepast.

26 Selecteer een keuzerondje boven aan het tabblad.

Met de keuzerondjes boven aan het tabblad kunt u opgeven dat QuickBooks bij het afdrukken van deze specifieke facturenjabloon de standaardinstellingen voor oude factuurprinten of andere speciale afdrukinstellingen moet gebruiken.

27Klik op OK.

QuickBooks slaat uw wijzigingen op en sluit het dialoogvenster Aanvullende aanpassing.