Hoe een bestelling creëren in QuickBooks 2010 - dummies

U kunt QuickBooks gebruiken om een ​​bestelling voor uw bedrijf te maken. Een bestelling geeft een leverancier aan dat u een artikel wilt kopen. In feite is een bestelling een koopcontract.

1Kopers kiezen → Aankooporders maken.

QuickBooks geeft het venster Aankooporders creëren weer.

2 Selecteer in de vervolgkeuzelijst Verkoper de leverancier van wie u het artikel wilt kopen.

De vervolgkeuzelijst Verkoper bevat elk van de leveranciers in uw leverancierslijst.

3 (Optioneel) Sorteer de aankoop met behulp van de vervolgkeuzelijst Klasse.

U kunt klassen gebruiken om op te geven voor welk deel van uw bedrijf de aankoop van toepassing is.

4 (Optioneel) Wijzig het adres door een naam te selecteren in de vervolgkeuzelijst Verzenden naar.

In de vervolgkeuzelijst Verzenden naar wordt een lijst met al uw klanten, leveranciers en werknemers weergegeven. Nadat u een item uit de lijst Verzenden naar hebt geselecteerd, vult QuickBooks het vak Aan adres in met de juiste informatie.

5 Bevestig de datum van de bestelling.

In eerste instantie plaatst QuickBooks de huidige systeemdatum in het vak Datum. U moet echter bevestigen dat de datum QuickBooks wordt ingevoerd als de datum van de inkooporder correct is.

6 Bevestig het bestelnummer.

De inkooporder of het unieke nummer van P. O. identificeert het inkooporderdocument op unieke wijze. QuickBooks rangschikt opeenvolgende inkooporders voor u en plaatst het juiste nummer in het vakje P. O. Nr. De gok die QuickBooks maakt over het juiste bestelnummer is meestal correct. Als dit niet klopt, kunt u een vervangend nummer invoeren.

7 Bevestig de leverancier en verzend hem naar informatie.

Het leveranciersblok en het verzend-blok identificeren de leverancier van wie u het artikel koopt en het adres waarnaar u wilt dat de leverancier de verzending verzendt. Als de informatie niet klopt, repareer deze dan natuurlijk. U kunt adresblokinformatie bewerken door de onjuiste informatie te selecteren en vervolgens opnieuw te typen wat moet worden weergegeven.

8In de kolom Artikel noteert u het unieke artikelnummer voor het artikel dat u wilt kopen.

Houd er rekening mee dat items moeten worden ingevoerd of beschreven in de itemlijst. Het belangrijkste dat u moet weten over de Itemlijst is dat alles dat u op de factuur wilt weergeven - of, wat dat betreft, op een bestelling - in het artikelbestand moet worden beschreven.

9Voer in de kolom Omschrijving een aantal details in over het item dat u selecteert.

U kunt ook het veld Beschrijving bewerken, zodat dit logisch is voor klanten of verkopers.

10 Specificeer de hoeveelheid van het item dat u wilt in de kolom Aantal.

Uiteraard voert u het nummer in van dat specifieke item dat u zoekt.

11Voer in de kolom Tarief de prijs per eenheid of koers per eenheid voor het artikel in.

QuickBooks gebruikt verschillende labels voor deze kolom, afhankelijk van het type bedrijf dat u heeft ingesteld.

12Voer de naam van de klant in de kolom Klant in.

In dit formulier is de klant de persoon voor wie het artikel wordt gekocht.

13 (Optioneel) Pas in de kolom Bedrag het totale besteedingsbedrag voor het artikel aan.

QuickBooks berekent de waarde Bedrag voor u door de hoeveelheid te vermenigvuldigen met de koers (of prijs). Als u dit totaal aanpast, past QuickBooks de koers (of prijs) aan, zodat de hoeveelheidstijden altijd gelijk is aan de hoeveelheid.

14Zoek inkooporderitems in de kolom Klasse op artikelniveau, in plaats van op inkooporderniveau.

U geeft een beschrijving op van elk artikel dat op de bestelling moet worden vermeld. Als u bijvoorbeeld zes items van een leverancier wilt bestellen, moet uw bestelling zes regels bevatten.

15Klik op de knop Afdrukken om de bestelling af te drukken.

U kunt inkooporders later ook in een batch afdrukken; om dit te doen, slaat u alle inkooporders op die u wilt maken en kiest u vervolgens Bestand → Formulieren afdrukken → Inkooporders.

16Klik op de knop Opslaan en sluiten of de knop Opslaan en nieuw.

Als u op de knop Opslaan & Nieuw klikt, slaat QuickBooks die bestelling op en geeft een lege versie van het venster Inkooporders opnieuw weer, zodat u een andere bestelling kunt opnemen.