Hoe een bestelling creëren in QuickBooks 2013 - dummies

Een bestelling heeft een eenvoudig doel: het vertelt een verkoper dat u een artikel wilt kopen. In feite is een inkooporder een koopcontract. Volg deze stappen om QuickBooks 2013 te gebruiken om bestellingen te maken:

1. Vertel QuickBooks dat u een bestelling wilt creëren door Leveranciers te kiezen → Bestellingen aanmaken.

   

   Als het leveranciersmenu geen opdracht Bestelopdrachten levert, weet QuickBooks niet dat u inkooporders wilt creëren.

2. Gebruik de vervolgkeuzelijst Verkopersmenu om de leverancier te identificeren van wie u het artikel wilt kopen.

   De vervolgkeuzelijst Verkoper geeft een overzicht van alle leveranciers in uw leverancierslijst.

3. (Optioneel) Sorteer de aankoop met behulp van de vervolgkeuzelijst Klasse.

4. (Optioneel) Geef een ander verzendadres op in de vervolgkeuzelijst Verzenden naar in de rechterbovenhoek van de bestelling.

   In de vervolgkeuzelijst Verzenden naar wordt een lijst met al uw klanten, leveranciers en werknemers weergegeven. U selecteert het verzendadres door een van deze andere namen te selecteren. Nadat u een item uit de lijst Verzenden naar hebt geselecteerd, vult QuickBooks het vak Aan adres in met de juiste informatie.

   De tabbladen Hoofd, Formatteren en Rapport van het venster Inkooporders bieden een aantal standaard en vertrouwde knoppen en vakken: Vorige, Volgende, Afdrukken, Zoeken, Spelling, Geschiedenis en Sjabloon.

5. Bevestig de datum van de bestelling.

   In eerste instantie plaatst QuickBooks de huidige systeemdatum in het vak Datum. U moet echter bevestigen dat de datum die QuickBooks invoert als de datum van de bestelling correct is. Dit is de contractdatum van . Vaak stelt de datum contractuele voorwaarden in, zoals het aantal dagen waarbinnen het artikel moet worden verzonden.

6. Bevestig het bestelnummer.

   Het bestelnummer of P. O.-nummer, identificeert het inkooporderdocument op unieke wijze. QuickBooks rangschikt opeenvolgende inkooporders voor u en plaatst het juiste nummer in het vakje P. O. Nr. De gok die QuickBooks maakt over het juiste bestelnummer is meestal correct. Als dit niet klopt, kunt u een vervangend nummer invoeren.

7. Bevestig de leverancier en verzendinformatie.

   Het leveranciersblok en het verzend-blok identificeren de leverancier van wie u het artikel koopt en het adres waarnaar u wilt dat de leverancier de verzending verzendt. Deze informatie moet correct zijn als uw leverancierslijst up-to-date is en u de vervolgkeuzelijst Verzenden naar correct hebt gebruikt om, indien nodig, een alternatief verzendadres te identificeren.

   Controleer echter of de informatie in deze twee adresblokken correct is. Als de informatie niet klopt, repareer deze dan natuurlijk. U kunt adresblokinformatie bewerken door de onjuiste informatie te selecteren en vervolgens opnieuw te typen wat moet worden weergegeven.

8. Beschrijf elk item dat u wilt bestellen.

   U gebruikt de kolommen van het venster Inkooporders maken om elk artikel dat u als onderdeel van de aankoop wilt bestellen, gedetailleerd te beschrijven. Elk item gaat op zijn eigen rij. Als u een artikel wilt beschrijven dat u bij de leverancier wilt kopen, geeft u de volgende informatie op:

   • Artikel: In de kolom Artikel slaat u het unieke artikelnummer op voor het artikel dat u wilt kopen. Vergeet niet dat items moeten worden ingevoerd of beschreven in de itemlijst. Het belangrijkste dat u moet weten over de itemlijst is dat alles dat u op de factuur wilt weergeven - of, wat dat betreft, op een bestelling - in het artikelbestand moet worden beschreven.

   • Beschrijving: In de kolom Beschrijving beschrijft u het item dat u selecteert. U kunt ook het veld Beschrijving bewerken, zodat dit logisch is voor klanten of verkopers.

   • Aantal: De kolom Aantal geeft de hoeveelheid van het gewenste item aan. Uiteraard kunt u in dit veld het aantal items invoeren dat u wilt.

   • Tarief: De kolom Tarief geeft de prijs per eenheid of koers per eenheid voor het artikel aan. Merk op dat QuickBooks verschillende labels voor deze kolom gebruikt, afhankelijk van het type bedrijf dat u hebt ingesteld.

   • Klant: De kolom Klant identificeert de klant voor wie het artikel wordt gekocht.

   • Bedrag: De kolom Bedrag geeft het totale verbruik van het artikel weer. QuickBooks berekent het bedrag voor u door de hoeveelheid te vermenigvuldigen met de koers (of prijs). U kunt ook het kolombedrag bewerken. In dit geval past QuickBooks de koers (of prijs) aan, zodat de hoeveelheidstijden altijd gelijk is aan de hoeveelheid.

   • Klasse: In de kolom Class classificeert u inkooporderitems op artikelniveau in plaats van op inkooporderniveau.

   U geeft een beschrijving op van elk artikel dat op de bestelling moet worden vermeld. Dit betekent bijvoorbeeld dat als u zes items van een leverancier wilt bestellen, uw bestelling zes regels moet bevatten.

9. Druk de bestelling af.

   Het doel van het opnemen van een bestelling in QuickBooks is om een ​​officieel record van een aankoop te maken. U wilt deze inkooporder bijna altijd naar de leverancier verzenden. De bestelling geeft de verkoper precies aan wat u wilt kopen en de prijs die u bereid bent te betalen. Om de bestelling af te drukken, klikt u op de knop Afdrukken.

   U kunt inkoopopdrachten later ook in een batch afdrukken als u de knop Later afdrukken (beschikbaar op het tabblad Hoofdgroep) selecteert wanneer u inkooporders maakt, alle inkooporders die u wilt maken opslaat en vervolgens de Bestand-> Formulieren afdrukken> opdracht Bestellingen.

10. Bewaar de bestelling.

    Om uw bestelling op te slaan, klikt u op de knop Opslaan en sluiten of de knop Opslaan & Nieuw.Als u op de knop Opslaan & Nieuw klikt, slaat QuickBooks die bestelling op en geeft een lege versie van het venster Inkooporders opnieuw weer, zodat u een andere bestelling kunt opnemen.