Hoe u een rekening invoert in QuickBooks 2011 - dummies

Als u tijdens het configuratieproces aan QuickBooks heeft verteld dat u onbetaalde rekeningen wilt traceren, ook wel crediteurenadministratie genoemd, kunt u rekeningen invoeren terwijl u ze ontvangt. Terwijl u dit doet, houdt QuickBooks de onbetaalde facturen bij.

Goed en nauwkeurig archiveren van onbetaalde facturen is essentieel als u een goede boekhouding op transactiebasis wilt maken. Accrual-basis accounting produceert meer accurate financiële overzichten dan andere methoden.

Als u nog geen itemontvangst hebt vastgelegd

Om een ​​factuur in te voeren, volgt u een van de volgende twee stappen. Als u een factuur invoert waarvoor u nog geen artikelontvangst hebt geregistreerd, voert u de volgende stappen uit:

1. Kies Leveranciers → Facturen invoeren.

   QuickBooks geeft het venster Rekeningen invoeren weer. U gebruikt dit venster om de rekeningen te beschrijven die u later moet betalen.

   

2. Gebruik de vervolgkeuzelijst Verkoper om de leverancier te identificeren.

3. Gebruik de velden Datum, Bedrag en Factuur om de factuurdatum, de vervaldatum van de factuur en het factuurbedrag te beschrijven.

   Gebruik optioneel de vervolgkeuzelijst Termen om de betalingsvoorwaarden en de Ref. Nr. Box om het referentienummer van de leverancier te identificeren.

4. Identificeer de gefactureerde kosten.

   Gebruik het tabblad Kosten in het venster Rekeningen invoeren om de kosten te identificeren die de factuur vertegenwoordigt.

5. Identificeer de items die op het tabblad Items zijn gefactureerd.

   Gebruik het tabblad Items van het venster Rekeningen invoeren om alle artikelen te beschrijven waarvoor de leverancier u factureert.

Als u eerder een artikelontvangst hebt vastgelegd

Om een ​​factuur in te voeren wanneer u de ontvangst van het artikel waarvoor de factuur u factureert al geregistreerd heeft, volgt u deze stappen:

1. Kies leveranciers → Voer factuur voor ontvangen in items.

   QuickBooks geeft het dialoogvenster Select Item Receipt weer.

   

2. Om de artikelontvangst te identificeren waarvan u nu een factuur opneemt, selecteert u de leverancier in de vervolgkeuzelijst Leverancier.

   QuickBooks geeft een lijst weer van artikelontvangsten voor de leverancier.

3. Klik op de artikelontvangst die overeenkomt met uw factuur en klik op OK.

   QuickBooks geeft het venster Rekeningen invoeren voor het artikel weer. QuickBooks vult een groot deel van het venster Rekeningen invoeren uit met behulp van de informatie uit de artikelontvangst.

   

   U kunt stap 4, 5 en 6 overslaan als de informatie over uw artikelontvangst correct en volledig het venster Rekeningen invoeren vult.

4. Gebruik de velden Datum, Bedrag en Factuur om de factuurdatum, de vervaldatum van de factuur en het factuurbedrag te beschrijven.

5. Gebruik het tabblad Kosten in het venster Rekeningen invoeren om de kosten te identificeren die de factuur vertegenwoordigt.

6. Gebruik het tabblad Items van het venster Rekeningen invoeren om alle artikelen te beschrijven waarvoor de leverancier u factureert.