Hoe u een bestelling invoert in QuickBooks Online - dummies

Bedrijven die veel van leveranciers bestellen, gebruiken vaak inkooporders om de artikelen op volgorde bij te houden. Inkooporders in QuickBooks Online (QBO) hebben geen invloed op uw accounts; in plaats daarvan helpen ze u eenvoudig bij te houden wat u bestelt. En wanneer de bestelling arriveert, kunt u de goederen die in de deur binnenkomen, vergelijken met de goederen die op de bestelling staan ​​vermeld om ervoor te zorgen dat ze overeenkomen.

Als u van plan bent om bestellingen te gebruiken, gebeurt uw bestelproces meestal op de volgende manier:

• U plaatst een bestelling bij een leverancier en u voert een inkooporder in QBO in die overeenkomt met de door u geplaatste order.

• U ontvangt de artikelen die u hebt besteld, meestal samen met een factuur voor de artikelen; u koppelt vervolgens de items die u ontvangt aan de bestelling en voert een factuur voor de artikelen in. Merk op dat u soms de rekening ontvangt zonder de artikelen of de artikelen zonder de rekening.

• U betaalt de factuur van de leverancier.

U voert een inkooporder in via het transactieoverzicht van de Inkooporder; u kunt dit venster openen via de pagina Kostenoverzicht of vanuit het menu Maken (het plusteken). Een standaard bestelling lijkt op de hier getoonde en u zult zien dat het venster sterk lijkt op het venster Controleren.

het venster Inkooporder.

Terwijl u het venster Inkoopordertransactie invult, kent QBO de status Open toe aan de bestelling; de status verschijnt net onder de naam van de verkoper in de linkerbovenhoek van het transactievenster.

Wanneer u de goederen, de factuur van de leverancier of beide ontvangt, registreert u een factuur, een cheque, een onkostenverrichting of een creditcardbetaling, waaruit blijkt wat u hebt betaald (of wat u verschuldigd bent) aan de leverancier.

Wanneer u een leverancier selecteert die open inkooporders voor een van deze soorten transacties heeft, verschijnt er een venster aan de rechterkant van het venster met de beschikbare inkooporders. U voegt een inkooporder aan de transactie toe op dezelfde manier waarop u een factuur aan een transactie Cheque hebt toegevoegd: door op de knop Toevoegen te klikken. Hier is een chequetransactie geopend en is een leverancier met open inkooporders geselecteerd.

Het venster Controleren, waarbij een leverancier heeft geselecteerd wie open inkooporders heeft.

Wanneer u klikt op Toevoegen om de bestelling aan de transactie toe te voegen, voegt QBO de inkooporderregels toe aan de eerste beschikbare regel in het artikel Details van de transactie Verifiëren. QBO geeft ook aan, onder de naam van de leverancier, dat de transactie Verifiëren één gekoppelde transactie heeft.

Een transactie controleren nadat u een bestelling hebt toegevoegd.

Als u de transactie Cheque opslaat en de bestelling vervolgens opnieuw opent, heeft QBO de status van de inkooporders gewijzigd van open naar gesloten, zodat u de bestelling niet per ongeluk aan een andere transactie toevoegt.

Als u de verkeerde bestelling toevoegt aan een transactie, kunt u de regel voor de inkooporder verwijderen in het artikelgegevensgedeelte door op het prullenbakpictogram aan de rechterrand van de regel te klikken.

QBO kan niet slechts een deel van een bestelling aan een transactie toevoegen. Dus als u slechts een deel van een bestelling ontvangt, voegt u de bestelling aan uw transactie toe en neemt u vervolgens een betaling op voor het gedeelte van de bestelling dat u hebt ontvangen door lijnen te verwijderen uit de controle op artikelen die u niet hebt ontvangen. Als u het openstaande gedeelte van de bestelling wilt blijven volgen, kunt u de oorspronkelijke inkooporder handmatig sluiten en een nieuwe bestelling maken die de resterende openstaande posten bevat; wanneer u de tweede bestelling creëert - in wezen een nabestelling - probeert u er een nummer aan toe te wijzen dat u helpt bij het volgen van de oorspronkelijke bestelling.

U kunt uw eigen aangepaste bestelnummers gebruiken als u Uitrusting → Bedrijfsinstellingen → Uitgaven kiest. Klik vervolgens op het potlood naast Inkooporders om de instellingen voor inkooporders te bewerken, selecteer het selectievakje Aangepaste mutaties en klik op Opslaan.

Gebruik het rapport Open inkooporderlijst wanneer u openstaande inkooporders wilt identificeren.