Hoe vul je een bestelling in QuickBooks 2015 in - dummies

QuickBooks 2015 maakt snel werk van bestellingen. Misschien heb je weinig ervaring met gadgets of doohickeys of een ander item in je itemlijst en ben je klaar om deze dingen opnieuw te ordenen, wat ze ook zijn. Volg deze stappen om een ​​bestelling in te vullen:

1. Leveranciers kiezen → Bestelling creëren.

   U kunt ook klikken op het pictogram Inkooporders in het startscherm of op het gebied Nieuwe transacties van het Leverancierscentrum en vervolgens Inkooporders selecteren. U ziet het venster Aankooporders creëren. Merk op dat de precieze details van dit venster afhangen van hoe u uw PO-formulier aanpast.

2. Kies een leverancier uit de vervolgkeuzelijst Leverancier.

   Klik op de pijl-omlaag om een ​​lijst met uw leveranciers te bekijken. Klik op een leverancier om de naam en het adres in het vak Vendor te zien. Als u de naam van de leverancier niet kunt vinden in uw lijst, klikt u op Nieuwe toevoegen in de lijst en vult u vervolgens de informatie over de leverancier in het resulterende dialoogvenster Nieuwe leverancier in. Klik op OK als u klaar bent met het dialoogvenster.

   

3. Als u uw voorraad per klas bijhoudt, selecteert u een klas in de vervolgkeuzelijst Klasse.

   Het venster Aankooporders creëren heeft mogelijk geen vervolgkeuzelijst Klasse. Als dit niet het geval is en u wilt er een hebben, dan moet u QuickBooks instellen om de uitgaven per klasse bij te houden.

   Open hiervoor het QuickBooks-bestand in de modus voor één gebruiker als beheerder. Kies vervolgens Bewerken → Voorkeuren en klik op het pictogram Accounting in de lijst aan de linkerkant. Schakel tot slot het selectievakje Class-tracking gebruiken in en klik vervolgens op OK.

4. (Optioneel) Selecteer een Rep, een verwachte datum en een FOB als u deze op uw bestelling gebruikt.

   Mogelijk moet u andere velden invullen voordat u de beschrijvingen per item onderaan kunt bekijken. Nogmaals, deze velden worden mogelijk niet weergegeven als u niet hebt aangegeven dat u ze op uw formulier wilt hebben.

5. Ga naar de kolom Item en begin met het invoeren van de items die u bestelt.

   Het invoeren van de items is het belangrijkste onderdeel van het maken van een bestelling. Wanneer u naar de kolom Artikel gaat, verandert dit in een vervolgkeuzelijst. Klik op de pijl-omlaag om de lijst met items te zien. Mogelijk moet u naar het item bladeren dat u wilt invoeren.

   Een snelle manier om naar het item te bladeren, is door de eerste paar letters van de itemnaam in te typen. Als u de naam van een item typt dat niet in de lijst Item staat, vraagt ​​QuickBooks of u dit item wilt instellen. Als dat het geval is, klikt u op Instellen en vult u het dialoogvenster Nieuw item in.

   Voer zoveel items in als u wilt in de kolom Item. QuickBooks vult een itembeschrijving voor je in, maar je kunt, als dat nodig is, alles bewerken wat het in de kolom Beschrijving plaatst.Geef in de kolom Aantal aan hoeveel van elk item u nodig heeft.

   Als u de artikelkosten wijzigt, geeft QuickBooks het dialoogvenster Kosten van artikelen weer, waarin wordt gevraagd of u de artikelinformatie voor de nieuwe kosten wilt bijwerken en ook of de standaardprijs van het artikel hoger of lager moet worden aangepast. Selecteer Ja en Nee en klik vervolgens op de knop OK om uw beslissing te nemen.

6. Vul desgevallend het veld Leveranciersbericht in, maar vul zeker het veld Memo in.

   In het veld Leveranciersbericht plaatst u een bericht aan de partij die uw bestelling ontvangt. Je zou kunnen schrijven: "Haal me dit spul voor de deur! "

   Vergeet niet het veld Memo in te vullen, wat u ook doet. Wat u in dit veld schrijft, wordt weergegeven in het dialoogvenster Openstaande inkooporders. Deze informatie is de beste manier om aan te geven waarvoor deze PO is bedoeld. Schrijf iets zinnigs dat u twee weken, drie weken of een maand kunt begrijpen als u betaalt voor de artikelen die u bestelt.

   Aan de bovenkant van het venster Bestellingen creëren staat het selectievakje Later afdrukken, waarin staat of u deze bestelling wilt afdrukken. Als u de PO wilt afdrukken, zorg dan dat dit selectievakje is ingeschakeld. Nadat u de PO hebt afgedrukt, verdwijnt het vinkje uit het vak.

7. Klik op Afdrukken om de PO af te drukken.

   Als deze bestelling een van de vele is die u heeft ingevuld en als u meerdere tegelijk wilt afdrukken, klikt u op de pijl onder de knop Afdrukken en selecteert u Batch in de vervolgkeuzelijst. Voordat u de PO gaat afdrukken, kunt u echter op de pijl-omlaag onder de knop Afdrukken klikken en Preview selecteren om te zien hoe de bestelling er uit zal zien wanneer u deze afdrukt.

   U gebruikt de knop Geschiedenis nadat u de items heeft ontvangen die u zo zorgvuldig hebt genoteerd op de bestelling. Nadat u de items hebt ontvangen en hun ontvangst hebt geregistreerd, geeft u met deze knop aan QuickBooks de volledige geschiedenis van een item te zien - wanneer u het hebt besteld en wanneer u het hebt ontvangen.

8. Klik op Save & New of Save & Close om de PO op te nemen.

   QuickBooks slaat de PO op en geeft een nieuw, leeg PO-venster weer waarin u een andere bestelling kunt invoeren.