Hoe u een klant in QuickBooks 2013 kunt factureren - dummies

Als u een klant in QuickBooks 2013 wilt factureren, gebruikt u het venster Facturen maken om de klant te identificeren en het bedrag op te geven dat de klant verschuldigd is. U kunt meer dan één type factuurformulier gebruiken of een formulier dat u hebt aangepast.

1Om het venster Facturen maken weer te geven, kiest u de opdracht Klanten → Facturen maken.

QuickBooks geeft een venster Facturen maken weer.

2Identificeer de klant en, indien van toepassing, de taak.

Selecteer hiervoor de klant- of klant- en taakcombinatie van de klant: vervolgkeuzelijst Opdracht. Maak je geen zorgen over deze 'baan'? zaken doen als u er niet bekend mee bent.

U moet echter begrijpen hoe klanten werken. U moet de specifieke klant identificeren die u factureert. U doet dit door de klant van de klant te selecteren: takenlijst. Als de klant een nieuwe klant is die u nog niet hebt gefactureerd of beschreven in de klantenlijst, geeft u een korte naam op voor de klant, zoals een afkorting van de bedrijfsnaam van de klant, in de lijst met klanten: takenlijst.

QuickBooks geeft vervolgens aan dat de klant nog niet bestaat in de klantenlijst en vraagt ​​of u de klant wilt toevoegen; geef aan dat je dat doet. Geef desgevraagd de klantinformatie die QuickBooks vraagt.

3 Bevestig of verstrek nieuwe factuurkopinformatie.

Nadat u de klant hebt geïdentificeerd, vult QuickBooks de velden Datum, Factuur, Aanrekening en mogelijk de velden Verzenden naar in. U hoeft deze informatie waarschijnlijk niet te wijzigen. Bekijk de informatie in deze vakken om te controleren of deze correct is.

U zou bijvoorbeeld niet iemand factureren tenzij u het product al hebt verzonden of als de service al is geleverd. Daarom moet u waarschijnlijk bevestigen dat de factuurdatum volgt op de datum van verzending van het product of de datum van de servicebeurt. U kunt ook bijvoorbeeld bevestigen dat het verzendadres juist is.

4Bevestig of wis de veldinformatie van de factuur.

Facturen bevatten veldinformatie die items registreert zoals bestelnummers, betalingsvoorwaarden, verzenddatum en verzendmethode. Zorg ervoor dat de QuickBooks in deze veldvakken correct zijn. Als een klant u bijvoorbeeld een inkoopordernummer heeft gegeven, voert u dat inkoopordernummer in het vakje P. O.-nummer in.

Bevestig dat de betalingsvoorwaarden in het vak Voorwaarden correct zijn. Controleer of de datum in het veld Verzenden juist is. Niet al deze velden moeten voor elke factuur worden ingevuld, maar u wilt alle informatie opgeven die het voor een klant gemakkelijker maakt om een ​​factuur te betalen, een factuur aan zijn of haar inkooprecords te koppelen en uit te zoeken hoe en wanneer een artikel wordt wordt verzonden.

5Beschrijving van de verkochte items.

Hoe het kolommengebied van uw factuur eruitziet, hangt er echt van af of u producten of services verkoopt. Het kolommengebied voor een service lijkt eenvoudiger omdat u niet veel informatie verstrekt bij het beschrijven van service-items. In het kolomgebied wilt u elk item - elk product of elke service - beschrijven waarvoor een factuur wordt gefactureerd.

Hiervoor gebruikt u één rij voor elk item. Het eerste item dat u wilt factureren, gaat dan naar rij 1 van het kolommengebied. Voor elk artikel geeft u de bestelde hoeveelheid op, de code voor het artikel en een prijs of tarief.

QuickBooks haalt een artikelbeschrijving op uit uw itemlijst en plaatst deze gegevens in de kolom Beschrijving. QuickBooks berekent ook het gefactureerde bedrag voor het artikel door de hoeveelheid te vermenigvuldigen met de prijs of koers. U kunt echter zowel de velden Beschrijving als Bedrag bewerken. Als u het veld Bedrag bewerkt, herberekent QuickBooks het veld Prijs elk door het bedrag te delen door de hoeveelheid.

6Gebruik het venster Klantboodschap onder aan het venster Facturen maken om een ​​klantbericht in te voeren dat onder aan de factuur wordt weergegeven.

Als u een aangepaste formuliersjabloon hebt gemaakt met andere voettekstinformatie, worden deze voettekstvakken ook weergegeven onder aan het venster Facturen maken. U kunt ze gebruiken om aanvullende voetregelinformatie te verzamelen en over te dragen.

7Klik op de knop Opslaan en sluiten of de knop Opslaan & Nieuw om uw factuur op te slaan.

Klik op de knop Opslaan en sluiten als u de factuur wilt opslaan en het venster Facturen maken wilt sluiten. U gebruikt de knop Opslaan en nieuw als u de factuur wilt opslaan en vervolgens een andere factuur wilt invoeren in de lege versie van het venster Facturen maken.