Hoe je een klant factureert in QuickBooks 2014 - dummies

Als u een klant in QuickBooks wilt factureren, gebruikt u het venster Facturen maken om de klant te identificeren en het bedrag op te geven dat de klant verschuldigd is.

1Om het venster Facturen maken weer te geven, kiest u de opdracht Klanten → Facturen maken.

Wanneer u dit doet, geeft QuickBooks het venster Facturen maken weer. Houd er echter rekening mee dat het venster Create Invoices dat u ziet er misschien niet precies hetzelfde uitziet als het getoonde. U kunt meer dan één type factuurformulier gebruiken. U kunt er ook voor kiezen om een ​​factuurformulier zo aan te passen dat het perfect aansluit bij uw zakelijke vereisten.

2Identificeer de klant en, indien van toepassing, de taak.

Selecteer hiervoor de klant- of klant- en taakcombinatie van de klant: vervolgkeuzelijst Opdracht. Maak je geen zorgen over deze 'baan'? zaken doen als u er niet bekend mee bent.

U moet de specifieke klant die u factureert identificeren door die klant te selecteren bij de klant: takenlijst. Als de klant een nieuwe klant is die u nog niet hebt gefactureerd of beschreven in de klantenlijst, geeft u een korte naam op voor de klant, zoals een afkorting van de bedrijfsnaam van de klant, in de klant: takenlijst.

QuickBooks geeft vervolgens aan dat de klant nog niet bestaat in de klantenlijst en vraagt ​​of u de klant wilt toevoegen; geef aan dat je dat doet. Geef desgevraagd de klantinformatie die QuickBooks vraagt.

U kunt een factuur ook classificeren als passend in een bepaalde categorie met behulp van de vervolgkeuzelijst Klasse. Maak je op dit moment geen zorgen over het gebruik van klassetracking.

3 Bevestig of verstrek nieuwe factuurkopinformatie.

Nadat u de klant hebt geïdentificeerd, vult QuickBooks de velden Datum, Factuur, Aanrekening en mogelijk de velden Verzenden naar in. U hoeft deze informatie waarschijnlijk niet te wijzigen. Bekijk de informatie in deze vakken om te controleren of deze correct is.

U zou bijvoorbeeld meestal niet iemand factureren, tenzij u het product al hebt verzonden of de service hebt geleverd. Daarom moet u waarschijnlijk bevestigen dat de factuurdatum volgt op de datum van verzending van het product of de datum van de servicebeurt. U kunt ook bijvoorbeeld bevestigen dat het verzendadres juist is.

4 Geef de factuurveldinformatie op of bevestig deze.

Facturen bevatten veldinformatie die items registreert zoals bestelnummers, betalingsvoorwaarden, verzenddatum en verzendmethode. Zorg ervoor dat de QuickBooks in deze tekstvakken correct zijn.

Als een klant u een inkoopordernummer heeft gegeven, voert u bijvoorbeeld dat inkoopordernummer in het vakje P.O. nummer in. Bevestig dat de betalingsvoorwaarden in het vak Voorwaarden correct zijn.Controleer of de datum in het veld Verzenden juist is.

Niet alle velden hoeven voor elke factuur te worden ingevuld, maar u wilt alle informatie opgeven die het voor een klant gemakkelijker maakt om een ​​factuur te betalen, een factuur te koppelen aan zijn of haar inkooprecords en uit te zoeken hoe en wanneer een item wordt verzonden.

5Beschrijving van de verkochte items.

Hoe het kolommengebied van uw factuur eruitziet, hangt er echt van af of u producten of services verkoopt. De afbeelding toont het kolomgebied voor producten. Het kolommengebied voor een service lijkt eenvoudiger omdat u niet veel informatie verstrekt bij het beschrijven van service-items.

In het kolomgebied wilt u elk artikel beschrijven - elk product of elke service - waarvoor een factuur wordt gefactureerd. Om dit te doen, gebruikt u een enkele rij voor elk item. Het eerste item dat u wilt factureren, gaat dan in rij 1 van het kolommengebied.

Voor elk artikel geeft u de bestelde hoeveelheid op, de code voor het artikel en een prijs of tarief. QuickBooks haalt een itembeschrijving op uit uw itemlijst en plaatst deze in de kolom Omschrijving. QuickBooks berekent ook het gefactureerde bedrag voor het artikel door de hoeveelheid te vermenigvuldigen met de prijs of koers.

U kunt echter zowel de velden Beschrijving als Bedrag bewerken. Als u het veld Bedrag bewerkt, herberekent QuickBooks het veld Prijs elk door het bedrag te delen door de hoeveelheid.

Voer extra rijen in om extra items op de factuur in te voeren. Elk artikel waarvoor u een factuur wilt maken - elk artikel dat als een afzonderlijke afschrijving op de factuur moet verschijnen - wordt weergegeven als een rij in het kolommengebied. Als u een klant voor een bepaald product wilt factureren, wordt één regel in het kolommengebied van de factuur voor dat product gebruikt.

Als u een klant kosten in rekening wilt brengen voor vracht, beschrijft één regel van het factuurgebied dat vrachttarief. Als u een klant wilt factureren voor omzetbelasting, wordt in één regel of rij van het kolomgebied de btw weergegeven.

6Gebruik het venster Klantboodschap onder aan het venster Facturen maken om een ​​klantbericht in te voeren dat onder aan de factuur wordt weergegeven.

Als u een aangepaste formuliersjabloon hebt gemaakt met andere voettekstinformatie, worden deze voettekstvakken ook weergegeven onder aan het venster Facturen maken. U kunt ze gebruiken om aanvullende voetregelinformatie te verzamelen en over te dragen.

7Klik op de knop Opslaan en sluiten of de knop Opslaan & Nieuw om uw factuur op te slaan.

Klik op de knop Opslaan en sluiten als u de factuur wilt opslaan en het venster Facturen maken wilt sluiten. Klik op de knop Opslaan en nieuw als u de factuur wilt opslaan en voer vervolgens een andere factuur in de lege versie van het venster Facturen maken in.

Klik op het tabblad Verzenden / verzenden en vervolgens op de knop FedEx of UPS om het QuickBooks Shipping Manager-venster te starten. Hiermee kunt u enkele stappen in verzendpakketten automatiseren met Federal Express of United Parcel Service (UPS). De eerste keer dat u Shipping Manager start, moet u een beetje instellen.

Als u door facturen wilt bladeren die u al hebt gemaakt, klikt u op de knoppen Vorige en Volgende.Of klik op de knop Zoeken en gebruik het dialoogvenster Facturen zoeken om de factuur te beschrijven die u wilt lokaliseren.