Hoe je een klant factureert met QuickBooks 2010 - dummies

Als u een klant wilt factureren met behulp van QuickBooks 2010, moet u de klant identificeren en het bedrag opgeven dat de klant verschuldigd is in het venster Facturen maken.

1Kies de klanten → Facturen maken.

QuickBooks geeft een venster Facturen maken weer. In dit cijfer is de lijst Open Window gesloten om meer ruimte te bieden voor het venster Create Invoices. U kunt uw Open Window-lijst sluiten door op het bijbehorende selectievakje te klikken (het kleine vakje gemarkeerd met een X dat in de rechterbovenhoek van de lijst wordt weergegeven). Als u de Open Window-lijst opnieuw wilt weergeven nadat u deze hebt gesloten, kiest u Beeld → Vensterlijst openen.

2Selecteer de klant of klant- en taakcombinatie van de klant: vervolgkeuzelijst Job.

Als de klant een nieuwe klant is die u nog niet hebt gefactureerd of beschreven in de klantenlijst, geeft u een korte naam op voor de klant in de klant: takenlijst. QuickBooks geeft vervolgens aan dat de klant nog niet bestaat in de klantenlijst en vraagt ​​of u de klant wilt toevoegen; geef aan dat je dat doet. Geef desgevraagd de klantinformatie die QuickBooks vraagt.

3 (Optioneel) Classificeer een factuur als passend in een bepaalde categorie met behulp van de vervolgkeuzelijst Klasse.

U kunt klassen gebruiken om een ​​betere greep te krijgen op de financiën van uw bedrijf.

4 Bevestig of verstrek nieuwe factuurkopinformatie.

Nadat u de klant hebt geïdentificeerd, vult QuickBooks de velden Datum, Factuur, Facturering en eventueel Verzenden in in. U hoeft deze informatie waarschijnlijk niet te wijzigen. Bekijk de informatie in deze vakken om te controleren of deze correct is.

5Breng de veldinformatie van de factuur op of bevestig deze.

Facturen bevatten veldinformatie die items registreert zoals bestelnummers, betalingsvoorwaarden, verzenddatum en verzendmethode. Zorg ervoor dat de QuickBooks in deze veldvakken correct is.

6Bij elk gebied - elk product of elke service - in het kolommengebied, waarvoor een factuur wordt gefactureerd.

Gebruik een enkele rij voor elk item. Het eerste item dat u wilt factureren, gaat dan naar rij 1 van het kolommengebied. Voor elk artikel geeft u de bestelde hoeveelheid op, de code voor het artikel en een prijs of tarief. QuickBooks haalt een artikelbeschrijving uit uw itemlijst en plaatst deze in de kolom Beschrijving.

QuickBooks berekent ook het gefactureerde bedrag voor het artikel door de hoeveelheid te vermenigvuldigen met de prijs of de koers. U kunt echter zowel de velden Beschrijving als Bedrag bewerken. Als u het veld Bedrag bewerkt, herberekent QuickBooks het veld Prijs elk door het bedrag te delen door de hoeveelheid.

7Toevoegen aanvullende items op de factuur door extra rijen in te voeren.

Elk artikel waarvoor u een factuur wilt ontvangen - elk artikel dat als een afzonderlijke afschrijving op de factuur moet verschijnen - wordt weergegeven als een rij in het kolommengebied.

8Voer in het tekstvak Klantbericht onder aan het venster Facturen toevoegen een klantbericht in dat onder aan de factuur verschijnt.

Als u een aangepaste formuliersjabloon hebt gemaakt met andere voettekstinformatie, worden deze voettekstvakken ook weergegeven onder aan het venster Facturen maken. U kunt ze gebruiken om aanvullende voetregelinformatie te verzamelen en over te dragen.

9 (Optioneel) Controleer uw spelling door op de knop Spelling te klikken.

QuickBooks controleert de spelling van de woorden die u op de factuur hebt gebruikt. Als QuickBooks geen spelfouten vindt, verschijnt er een bericht waarin staat dat de spellingcontrole is voltooid. Als QuickBooks een spelfout vindt (afkortingen voor productcodes leveren vaak spelfouten op in QuickBooks) wordt in QuickBooks het dialoogvenster Controleer spelling op form weergegeven.

10Klik op de knop Opslaan en sluiten of de knop Opslaan & Nieuw om uw factuur op te slaan.

Klik op de knop Opslaan en sluiten als u de factuur wilt opslaan en het venster Facturen maken wilt sluiten. U gebruikt de knop Opslaan en nieuw als u de factuur wilt opslaan en vervolgens een andere factuur wilt invoeren in de lege versie van het venster Facturen maken.