Hoe u goede boekhoudcontroles onderhoudt met QuickBooks - dummies

QuickBooks staat meerdere gebruikers toe. Veel bedrijven moeten, nadat ze een bepaalde omvang hebben bereikt, meerdere gebruikers ondersteunen met toegang tot boekhoudinformatie en in sommige gevallen de mogelijkheid om boekhoudtransacties te maken. Helaas creëren meerdere gebruikers van het boekhoudsysteem een ​​risico voor de ondernemer.

Door toegang te hebben tot het boekhoudsysteem kunnen gebruikers onbedoeld fouten in het boekhoudsysteem invoeren of een bedrijf opzettelijk bedriegen. Om deze redenen is hier een lijst met enkele QuickBooks-controletechnieken die een bedrijfseigenaar of bedrijfsmanager kan gebruiken om onbedoelde fouten te minimaliseren en de kans op diefstal tot een minimum te beperken.

• Vergelijk de fysieke voorraadtellingen regelmatig met inventarisatierekeningen. Voorraad krimpt helaas. Mensen - soms werknemers, maar vaak pseudocustomers zoals winkeldieven - stelen inventaris. Daarom moet u één ding dat u moet doen, zowel om uw voorraadverliezen te minimaliseren als om nauwkeurige boekhoudgegevens bij te houden, regelmatig de fysieke tellingen van uw voorraad vergelijken met wat uw boekhoudgegevens laten zien.

  Deze benadering om vaak de meest waardevolle en gemakkelijkst te stelen artikelen te tellen, brengt twee dingen tot stand:

  • Voorraadkrimp wordt snel herkend.

  • De bedrijfseigenaar kan voorraadkrimp minimaliseren door het type voorraad te identificeren dat het vaakst wordt gestolen of zelfs wanneer de voorraad meestal wordt gestolen.

• Bankrekeningen verzoenen. Een ding dat ondernemers moeten doen is het verzoenen van hun eigen bankrekeningen. Dikwijls vindt diefstal door medewerkers plaats door medewerkers die erachter komen hoe ze cheques op de bankrekening van het bedrijf moeten schrijven die de eigenaar niet ziet. Een zekere manier om een ​​fictieve en frauduleuze transactie te vinden, is door de eigenaar het bankafschrift te laten afstemmen.

  Als de eigenaar het bankafschrift reconcilieert, kan ze de boekhouding van de bank voor het account vergelijken met de administratie van de QuickBooks van het bedrijf. Alle voor de hand liggende verschillen kunnen worden opgelost, wat betekent dat de boekhouding van QuickBooks nauwkeuriger is. Bovendien worden verdachte transacties meestal duidelijk wanneer de bedrijfseigenaar goed naar controles kijkt.

• Registreer waar mogelijk gescheiden van fysieke bewaring. In een klein bedrijf is het moeilijk om de boekhouding voor een bepaalde activiteit altijd te scheiden van de fysieke bewaarneming of fysieke verantwoordelijkheid voor die activiteit.Het is bijvoorbeeld moeilijk om de voorraadadministratie te scheiden van fysieke bewaring of toegang tot die inventaris.

• Train medewerkers in het gebruik van QuickBooks. U moet werknemers trainen om QuickBooks te gebruiken als u zaken van elk formaat hebt, en dit om twee basisredenen:

  • Iemand die QuickBooks weet te gebruiken, heeft minder kans om onbedoelde fouten te maken.

  • Slordige boekhouding camoufleert diefstal van medewerkers.

• Sluit uw QuickBooks-bestand. Als u een boekhoudprincipe volgt, ontdekt u dat afsluiten een reeks boekhoudprocedures is die iemand uitvoert om omzet- en onkostendeclaraties op nul te zetten, zodat inkomsten en uitgaven eenvoudig vanaf het nieuwe jaar kunnen worden berekend. In QuickBooks betekent sluiten iets anders.

  Maar u wilt het QuickBooks-bestand nog steeds sluiten om de integriteit van uw gegevens te behouden. Ga als volgt te werk: Kies de opdracht Bewerken → Voorkeuren, selecteer Accountadministratie, selecteer het tabblad Bedrijfsvoorkeuren en klik vervolgens op de knop Datum / wachtwoord sluiten. Wanneer QuickBooks u daarom vraagt, geeft u een sluitingsdatum en wachtwoord op.

  Nadat u deze informatie hebt verstrekt, verbiedt of beperkt QuickBooks gebruikers om transacties te wijzigen of in te voeren die dateren van vóór de sluitingsdatum. (Alleen mensen met het wachtwoord kunnen wijzigingen aanbrengen in of transacties invoeren met datums die eerder zijn dan de sluitingsdatum.)

• Beheer uw QuickBooks-boekhoudsysteem. Veel bedrijfseigenaren beschouwen het boekhoudsysteem niet als een hulpmiddel om facturen, loonstaten en informatie te produceren die nodig zijn voor de jaarlijkse belastingaangifte. Helaas betekent die verre relatie met het boekhoudsysteem dat ondernemers vaak niet echt de behoefte voelen om actief te beheren wat er met het boekhoudsysteem gebeurt.

  Een boekhoudsysteem moet een hulpmiddel zijn dat u gebruikt om uw bedrijf beter te beheren. En dat kan het zijn. Maar als het een hulpmiddel wordt voor een beter beheer van uw bedrijf, moet u het systeem beheren.

  Je kunt er vrij gemakkelijk voor zorgen dat mensen de dingen doen die ze zouden moeten doen door enkele eenvoudige checklists te maken.

Een voorbeeld van een maandelijkse taak voor takenlijsten

Taak	voltooid? Gegevens waarvan een back-up is gemaakt en die buiten de site is verplaatst
Bankrekeningen zijn afgestemd
Alle facturen, creditnota's en uitbetalingen
Alle tussenrekeningen zijn opgeschoond
Afgegeven financiële rekening
Uitzonderingen gemeld (bijvoorbeeld achterstallige betalingen) facturen, rekeningen,
inkooporders, voorraadvoorraad items) Een lijst van jaarlijkse boekhoudingen to do do

Taak

voltooid?	Proefbalans aanpassen
Cd branden met eindejaarsnummers voor permanente registratie
Overweeg het opschonen van gegevensbestanden als deze groot zijn
Sluit het jaar wanneer u echt klaar bent