Hoe u goede boekhoudcontroles onderhoudt met QuickBooks 2011 - dummies

brengen. Veel bedrijven moeten, nadat ze een bepaalde omvang hebben bereikt, meerdere QuickBooks-gebruikers ondersteunen met toegang tot boekhoudinformatie en de mogelijkheid, in sommige gevallen om boekhoudtransacties aan te maken. Helaas creëert het hebben van meerdere accountsysteemgebruikers een risico voor de bedrijfseigenaar.

Door toegang te krijgen tot QuickBooks kunnen gebruikers onbedoeld fouten in het boekhoudsysteem invoeren of een bedrijf opzettelijk bedriegen. Hier is een lijst met een aantal QuickBooks-controletechnieken die een bedrijfseigenaar of bedrijfsmanager kan gebruiken om onbedoelde fouten en de kans op diefstal tot een minimum te beperken:

• Vergelijk de fysieke voorraadtellingen regelmatig met inventarisatierekeningen. Met deze benadering worden twee dingen bereikt:

  • Voorraadkrimp wordt snel geïdentificeerd.

  • De bedrijfseigenaar kan voorraadkrimp minimaliseren door het type voorraad te identificeren dat het vaakst wordt gestolen of zelfs wanneer de voorraad meestal wordt gestolen.

• Bankrekeningen verzoenen. Een ding dat bedrijfseigenaren zouden moeten doen is hun eigen bankrekeningen verzoenen. Dikwijls vindt diefstal door medewerkers plaats door medewerkers die erachter komen hoe ze cheques op de bankrekening van het bedrijf moeten schrijven die de eigenaar niet ziet. Als de eigenaar het bankafschrift reconcilieert, kan ze de boekhouding van de bank voor het account vergelijken met de administratie van de QuickBooks van het bedrijf.

• Segregate accounting van fysieke bewaring waar mogelijk. In een klein bedrijf is het moeilijk om de accounting voor een activiteit altijd te scheiden van de fysieke bewaarneming of fysieke verantwoordelijkheid voor die activiteit. Waar u fysieke bewaring kunt scheiden van de boekhouding, er treedt een ingebouwde foutcontrole op. De persoon die de boekhouding uitvoert, controleert indirect de bewaring van het activum door de fysieke bewaarnemers. U kunt uw CPA om hulp vragen bij het ontwikkelen van manieren om fysieke bewaring van activa te scheiden van boekhoudkundige en boekhoudkundige taken.

• Train werknemers om QuickBooks te gebruiken. U moet werknemers trainen om QuickBooks te gebruiken als u zaken van elk formaat hebt, en wel om twee basisredenen:

  • Iemand die QuickBooks weet te gebruiken, heeft minder kans om onbedoelde fouten te maken.

  • Slordige boekhouding camoufleert diefstal van medewerkers. Training betekent niet alleen meer accurate boekhoudgegevens, maar ook dat u minder snel een omgeving heeft die bevorderlijk is voor diefstal of verduistering.

• Beheer uw QuickBooks-boekhoudsysteem. Een boekhoudsysteem moet een hulpmiddel zijn dat u gebruikt om uw bedrijf beter te beheren. Om het systeem te laten werken, moet u dat systeem beheren. Je kunt er vrij gemakkelijk voor zorgen dat mensen de dingen doen die ze zouden moeten doen door enkele eenvoudige checklists te maken. U kunt deze gebruiken als startpunt voor het samenstellen van uw eigen lijst met dingen die de administratief medewerker of officemanager elke maand of aan het einde van elk jaar moet doen.

Een voorbeeld Maandelijkse accountadministratie Takenlijst

• Gegevens waarvan een back-up is gemaakt en verplaatst

• Bankrekeningen verzoend

• Alle facturen, creditnota's, verklaringen uit

• Alle tussenrekeningen schoongemaakt

• Financiële overzichten afgeleverd

• Uitzonderingen gerapporteerd (bijvoorbeeld achterstallige facturen, facturen, inkooporders, voorraadartikelen onder de voorraden)

Een lijst met taken voor jaarlijkse taken van proefpersonen

• Pas proefperiode aan

• Cd branden aan het einde van het jaar nummers voor permanente registratie

• Overweeg het opschonen van gegevensbestanden als deze groot zijn

• Sluit het jaar wanneer u echt klaar bent