Hoe maak je een QuickBooks 2014 Data File Copy - dummies

QuickBooks 2014 maakt het voor accountants gemakkelijker om met clientgegevensbestanden te werken. Overweeg dit scenario: u hebt een klant die hulp nodig heeft bij het afronden van de boekhoudperiode van het jaar.

Je hebt twee keuzes. Ten eerste kun je naar zijn winkel rijden, waarschijnlijk vast komen te zitten in het verkeer, en vraag je je af of je de klant $ 150 kunt factureren voor je reistijd. Ten tweede kunt u de klant de accountantskopiefunctie van QuickBooks laten gebruiken om u een kopie van het QuickBooks-gegevensbestand te sturen.

U kunt de kopie van het gegevensbestand van deze accountant bekijken, de fixes of wijzigingen aanbrengen die van toepassing zijn en vervolgens de wijzigingen doorsturen naar de klant. De klant kan deze wijzigingen gemakkelijk importeren in zijn bestaande QuickBooks-bestand en op zijn vrolijke manier vertrekken. Best leuk, toch?

Uw klant maakt het kopiebestand van de accountant van het QuickBooks-gegevensbestand door zijn versie van QuickBooks en het echte gegevensbestand te gebruiken en maakt vervolgens een bestand dat hij of zij naar u verzendt (bijvoorbeeld via de e-mail of via e-mail). mail) of dat Intuit, de maker van QuickBooks, je stuurt. Gelukkig is het proces hoe dan ook zeer eenvoudig.

Dit is wat uw klant moet doen als de client ervoor zorgt dat het bestand naar u wordt verzonden:

1. Kies Bestand → Accountant kopiëren → Clientactiviteiten → Bestand opslaan.

   

   QuickBooks geeft een bericht weer waarin de klant wordt gevraagd of hij

   • wil Een kopie van het account van een accountant

   • Een draagbare of een reservekopie van het bestand

   U kunt ook de kopie van een accountant maken door Bestand → Kopiëren maken te kiezen en vervolgens op de knop Kopie van accountant te klikken.

   Een draagbaar bestand is een echte, live kopie van het QuickBooks-gegevensbestand dat enigszins is ingeknipt, zodat het gemakkelijker is om te verplaatsen (bijvoorbeeld door het bestand per e-mail als een bijlage te verzenden). Een back-upbestand is een tweede kopie van het QuickBooks-bestand dat u (meestal) maakt, zodat u een kopie van het bestand hebt voor het geval er iets slechts gebeurt met het originele QuickBooks-gegevensbestand.

2. Selecteer Accountantskopie en klik vervolgens op Volgende om door te gaan.

3. Geef een scheidingsdatum op.

   Wanneer een klant op de knop Volgende klikt om verder te gaan met het maken van de kopie van een accountant, vraagt ​​QuickBooks hem om de scheidingsdatum. Transacties die vóór deze datum vallen, kunnen alleen binnen de kopie van de accountant worden bewerkt. Transacties die na deze datum vallen, kunnen zowel in het exemplaar van de accountant als in de kopie van de klant worden bewerkt.

4. Klik op Volgende om verder te gaan.

   Er verschijnt nog een bericht waarin de klant wordt verteld dat QuickBooks alle vensters moet sluiten om de kopie van een accountant te maken.QuickBooks kan de klant ook vertellen om een ​​schijf in te voegen.

5. Klik op OK en plaats de schijf (indien nodig).

   QuickBooks geeft het bijgewerkte dialoogvenster Kopie van een accoun- tant weer.

   

6. Geef de kopie van de accountant een naam.

   Gebruik het vak Bestandsnaam van het dialoogvenster Copy van de accountant opslaan om een ​​naam te geven aan de kopie van het accountbestand van de QuickBooks. Indien nodig kan de client ook de vervolgkeuzelijst Opslaan in gebruiken om aan te geven waar de kopie van het QuickBooks-gegevensbestand moet worden opgeslagen.

   De client moet onthouden waar de kopie van het account van de accountant wordt opgeslagen. Dit bestand wordt aan de accountant gegeven - via e-mail of per post, of op een schijf - zodat hij het kan gebruiken.

7. Maak het bestand.

   Nadat de client de kopie van het gegevensbestand van de accountant heeft genoemd en aangeeft waar de kopie van de accountant moet worden opgeslagen, klikt de klant op Opslaan. QuickBooks slaat een accountantskopie van het QuickBooks-gegevensbestand op.

   Vervolgens wordt dit gegevensbestand door de client aan de accountant overgedragen. Met andere woorden, de client moet het bestand snail-mailen of e-mailen.

   Uw e-mailprovider kan de grootte van bijlagen beperken (inclusief QuickBooks-bestanden) die u per e-mail kunt verzenden. Als het formaat iets u schaadt, kunt u het QuickBooks-bestand uploaden naar de Intuit-website door Bestand → Accountant kopiëren → Clientactiviteiten → Verzenden naar boekhouder te kiezen. Intuit stuurt de accountant een bericht met een klikbare link die ze kan gebruiken om het bestand te pakken.

   Accountant-kopieën gebruiken drie bestandstypen. Het accountantoverdrachtbestand (met de.qbx-bestandsextensie) is wat een client maakt en aan de accountant geeft. De eigenlijke Accountant's Copy (met de. Qba bestandsextensie) is waar de accountant mee werkt nadat hij of zij het Accountant Transfer-bestand heeft geopend. Ten slotte is er het exportbestand van de accountant (met de. Qby bestandsextensie), waarin de wijzigingen staan ​​die teruggaan naar de client.

Het is duidelijk dat het misschien niet uw klant is die deze stappen neemt; je moet misschien het vuile werk doen. In beide gevallen is dat echter hoe het proces werkt. Merk echter op dat de besparingen in real-time voor de accountant en de kostenbesparingen voor de klant zich voordoen wanneer u de client de opdracht kunt laten kiezen en met het dialoogvenster kunt werken.

Vervolgens kunt u factureerbare tijd in rekening brengen voor het feitelijk werken met QuickBooks-gegevens in plaats van dat u fiddle-faddelt met het bestand.