Inhoudsopgave:
Video: Is There Software for Cash Flow Planning? 2024
Als je een paar grootbeelditems begrijpt - wat boekhouden doet en wat boekhoudsystemen doen - vanaf het allereerste begin, jij ' Ik vind dat het installatieproces van QuickBooks veel logischer is.
Welke accounting doet
Denk na over wat accounting is. Mensen kunnen ruzie maken over de kleine details, maar de meesten zijn het erover eens dat de boekhouding de volgende vier belangrijke dingen doet:
-
Meet winsten en verliezen
-
Rapporten over de financiële situatie van een bedrijf (zijn activa, passiva en vermogenssaldo)
-
Geeft een gedetailleerde beschrijving van de activa, passiva en eigen-vermogensrekeningen
-
Levert financiële informatie aan stakeholders, in het bijzonder voor management
Welke boekhoudsystemen doen
Bekijk nu eens wat boekhoudsystemen, of in elk geval bij welke boekhoudsystemen voor kleine bedrijven, gewoonlijk doen:
-
Produceer jaarrekeningen, inclusief winst-en-verliesrekeningen, balansen en andere boekhoudrapporten.
-
Genereer zakelijke formulieren, zoals cheques, loonstrookjes, facturen, klantafschriften, enzovoort.
-
Houd gedetailleerde records bij van hoofdrekeningen, waaronder contant geld, debiteuren (bedragen die klanten aan een bedrijf verschuldigd zijn), crediteuren (bedragen die een bedrijf zijn verkopers verschuldigd is), voorraadartikelen, vaste activa, enzovoort.
-
Voer gespecialiseerde informatiebeheerfuncties uit. In de uitgeverij betalen auteurs van boeken bijvoorbeeld vaak auteursrechten. Dus royalty-accounting is een taak die de boekhoudsystemen van boekuitgevers doorgaans moeten doen.
Wat QuickBooks doet
Oké, nadat u begrijpt wat accounting is en wat boekhoudsystemen doorgaans doen, kunt u met enig perspectief zien wat QuickBooks doet:
-
Produceert financiële overzichten
-
Genereert veel algemene bedrijfsformulieren, inclusief cheques, loonstrookjes, klantenfacturen, klantafschriften, creditnota's en inkooporders
-
Houdt gedetailleerde gegevens bij van een handvol belangrijke accounts: contant geld, debiteuren, crediteuren en inventaris in eenvoudige instellingen
QuickBooks doet drie van de vier dingen die u van een boekhoudsysteem zou verwachten. QuickBooks levert echter niet de gespecialiseerde boekhoudkundige dingen. QuickBooks doet bijvoorbeeld geen royalty-administratie.
En nu voor het slechte nieuws
Dus QuickBooks doet drie van de vier dingen die boekhoudsystemen doen, maar het doet niet alles. QuickBooks is vaak een onvolledige boekhoudoplossing. Wees dus voorzichtig met het stellen van je verwachtingen. Meestal moet u ook oplossingen vinden voor enkele van uw speciale vereisten voor de boekhouding.
QuickBooks geeft gebruikers en bedrijven veel flexibiliteit. Dus, terugkerend naar het vorige voorbeeld, een uitgever van boeken kan veel van wat het moet doen voor royalty-administratie doen in QuickBooks. Dit boekwerk met royalty's vereist eenvoudigweg een beetje gedoe terwijl het bedrijf QuickBooks opzet.
QuickBooks (of in ieder geval de meest populaire versies van QuickBooks) heeft echter een aantal belangrijke zwakke punten:
-
QuickBooks Pro biedt geen goede manier om met de productie van voorraad om te gaan. QuickBooks Premier en QuickBooks Enterprise Solutions ondersteunen echter eenvoudige fabricagerekening.
En QuickBooks Enterprise Solutions biedt wat extra mogelijkheden voor voorraadbeheer (meerdere voorraadlocaties, tracking van lotnummers en serienummers en FIFO-kosten) als onderdeel van zijn functie Advance Inventory. (Deze versies van QuickBooks helpen u rekening te houden met het proces van het omzetten van grondstoffen in afgewerkte producten en het omgaan met een aantal echte inventariscomplexiteiten.)
-
Alleen QuickBooks Enterprise Solutions handelt de situatie van opslag van voorraad op meerdere locaties af. Met andere woorden, QuickBooks Pro en QuickBooks Premier laten eenvoudig zien dat je bijvoorbeeld 3, 000 widgets hebt. Het laat je niet bijhouden dat je 1, 000 widgets in het magazijn hebt, 500 widgets in winkel A en 1, 500 widgets in store B.
Ondanks het feit dat QuickBooks een onvolledige oplossing en kan de inventaris niet verwerken zoals u dat wilt of nodig heeft, QuickBooks is nog steeds een zeer goede oplossing. Nee, wacht, dat is niet echt sterk genoeg. Wat QuickBooks doet, het doet het heel goed.
Het is veel waarschijnlijker dat een boekhoudsoftware met bijvoorbeeld 600 gebruikers wordt stopgezet in plaats van een product als QuickBooks, dat 4 miljoen klanten heeft.